【イベントレポ】RPA勉強会!RPAの前に業務可視化・業務改善を学ぶ!
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【イベントレポ】RPA勉強会!RPAの前に業務可視化・業務改善を学ぶ!

2021年4月26日、ひさしぶりに元山さんと与田さんがRPA Communityの舞台に帰ってきました!!しかもテーマはRPAそのものではなく「業務可視化」と「業務改善」。どちらもRPA導入前には避けられない重要事項。注目も高く、参加者はなんと300人超え!!当日もZoomの参加者のカウントを追っていましたが300」人に迫る参加者で熱いイベントになりました。当日は電車に乗ってスマホで視聴したため場右側レポートにはなりませんでしたが、この度動画が公開されたのでセミナー部分をしっかりとレポートしたいと思います。



「業務可視化」のすすめかた:元山文菜さん

最初は株式会社リビカル、そして沢渡あまねさんとの共著「業務改善の問題地図」を昨年発刊した元山文菜さん。LTのルンバの話が印象的でした。


業務可視化の目的

1.オフィスワークの業務特製とテレワークの導入

・オフィスワークはパソコン上の仕事が多いので無駄やボトルネック見えにくい
・業務は見えるようにしないと、悪気はなくてもどんどん増えていくもの
・テレワークでさらに見えなくなる
・日々の業務があいまいだと正しい評価ができない

2.人材の多様化

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・人材獲得が難しく多様な方が多様な働き方をするようになった
・年功序列型のコミュニケーションでは対応しきれなくなった
・意識が違うので「景色合わせ」をしないと成果や品質に問題が出やすい。

3.労働時間の削減・生産性向上

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・働き方改革法案や労働人口の縮小で生産性をあげないといけなくなった
・見えてないのに効率化するのは不可能

4.業務のデジタル化推進

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・デジタル化するにも見えていないとどこに問題があるのかわからない


ビジネスプロセスとはIPOの集合体

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・業務は基本的にInput、Process、Outputの3つでできている
・IPOが重なり合ってビジネスプロセスができている

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これにGoal(目的)とステークホルダーを加えた5つの要素でビジネスプロセスは出来ている


可視化ツール

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・業務棚卸表と業務フローが基本


問題デザインのフレームワーク

1.ECRS

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・E(棄てる) やめてしまう
・C(結合) 作業を結合する
・R(入替・代替)手順や担当者を変える
・S(単純化) 機械化、ツール導入


2.業務改革の10原則

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業務棚卸表や業務フローを見ながら業務改革をすすめるためのフレームワーク



3.どう進めるか~プロジェクトを同体制を作って、実行していくのか?

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業務変革:システム導入、RPAを入れるなど
 家のリフォームにたとえると自分たちにとっての暮らしの理想を考える
業務改善:日常の小さな改善
 家のリフォームにたとえると日々の生活の中での不便なところを直す行為

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 ~この点の景色合わせをしないとプロジェクトは進まない

トップダウン(業務改革)とボトムアップ(業務改善)の両輪を回していくのが重要、
ツールの導入(業務改革)を決めたら現場に落としてぐるぐると業務改善をまわしていかないと定着しない

業務改善の進め方  KPTをつかった活動

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業務改革の成功確率を爆上げする行う可視化:与田明さん

後半は与田さん。現在はPLAY株式会社を創業し、業務可視化SaaSを提供しています。


業務可視化を行わなかった場合
手段から入ってしまい、改革するターゲットも不明確で効率化の成果も確認できない

業務可視化を行った場合
手段から入るのではなく、改革する対象業務やアプローチが明確になることで確実で大きな効果を上げることが出来る

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業務可視化のメリット

・業務のボトルネックがわかる
 目指すべきゴールと現状を可視化することでゴールが見える
 ボトルネックを正しくとらえることで対策が見える

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・業務改革の効果が出やすい業務を判断できる
 業務ボリュームを正しく把握して効果が高いものから取り組める

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・業務改革の効果を測定できる
 効果の確認による見直によって継続的な改善をおこないます

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業務可視化の全体像

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目的設定:ToBeのデザイン
業務可視化:AsIsの業務可視化 問題の発見
現状分析:なぜ問題が起きるのかの分析
施策計画:ツールの導入など施策を検討
施策実行:実施する
効果測定:効果測定して次のサイクルを回す

 ~最初の一周が業務改革、そのあとが業務改善


業務可視化のアウトプット
・組織図
・業務棚卸表
・業務量調査表

組織図
オフィスで行っている業務は人・組織に紐づいている
業務を見ていく上での土台

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業務棚卸表
対象部門の中でどのような業務が行われているかの一覧
大中小の三階層くらいで業務の階層や紐づき、目的を明らかにする

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業務量の調査
業務のボリュームを調査、時期で偏る業務も公平に見るため年間が単位

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アウトプットを作成する方法
・業務ヒアリング
・工数入力
・プロセスマイニング(タスクマイニング)


業務ヒアリング

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低コストで始められるが可視化の担当の負担が高いのと正確性にばらつきが出やすい

工数入力

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低コストで始められるが現場担当者の負担が大きい


プロセスマイニング・タスクマイニング

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データを元に業務可視化をするので正確。ヒアリングの負担を軽減できる。


RPAを最大限に生かす!?プロセスマイニング入門編:与田明さん


プロセスマイニングとは?

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・業務ログから業務可視化し業務改革を効果的に進めるための技術
・業務改革の中で業務可視化、現状分析、効果測定が守備範囲
・業務ヒアリングの工数や抜け漏れ問題を解消する
・オフィス業務の場合はパソコン上の業務が多く可視化できる

導入の流れ
①キックオフ
 目的、ターゲット、ゴール設定を明確にする
②ログ取得セットアップ
 ツールをPCや社内システムにセットする
③ログ紐づけ
 ログデータと業務の定義を紐づけしていくたいへんな作業
④可視化

プロセスマイニングの種類
・タスクマイニング :業務量を可視化する、
 誰がどの業務をどれくらいやっているのかを可視化
 AsIsを可視化
・プロセスマイニング :業務手順の可視化
 見えた課題に対して原因を分析していく



タスクマイニングのデモ(ARKプロセスマイニング)

https://www.ark-automation.com/

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Windowsのログを取得してアクティブになっているWindowタイトルから業務量を可視化する

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ダッシュボード:工数の構成比率の高い順に棚卸をしていく。その中から自動化などの施策する対象を考えていく


プロセスマイニング(Celonis)

Celonisが世界で最大手のプロセスマイニングツール。
SAPやSalesforceなどシステムのイベントログを取得する。

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ハッピーパス:プロセスの開始から終了まで最も多く流れているプロセスを業務量とともに表現

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例外パターンの洗い出し:

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さらに細かくすると・・・人のヒアリングでは限界がある領域


導入事例:ドイツが多い

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プロセスマイニングを学ぶ





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Q&A







RPACommunityの理念・目的・行動規範

自動化・RPA・業務改善・働き方改革に興味のあるメンバーで構成!RPA業界では初の完全な「ユーザー主体」「オフライン主体」コミュニティ。
特定企業・団体の主導/運営ではない、純粋な「ユーザーメインのコミュニティ」です。
※企業ではなく、ユーザーが主体となって運営。また、法人ではなく非営利の任意団体です。

RPAをベースに情報共有・学ぶ事が主な目的ですが、RPAツールだけに捕らわれず、全てのITツール・IT技術・ソフトウェア・ハードウェアを活用し、業務改善や働き方改革に繋がる事を意識した学びとリアルな交流の場を全国各地に提供しています。
様々な情報・技、課題・悩み、改善手法・対応方法等を皆で共有し、企業のためでも、特定の個人のためでもなく、全国各地・参加者の皆様全員にとって一番良い「働き方改革」その先にある「幸せ」に繋がる事を目標としています。

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情シスのおっさんです。おっさんのわりにいろんなコミュニティに参加しています。いちおうスクラムマスター/DevOpsマスターです。アジャイル、Salesforce、クラウド関係、プロジェクト管理、RPAからマーケや広報まで進出しています。オリンピックボランティアの記事もあります!