【Q＆Aテキスト化】RPA勉強会！RPAの前に業務可視化・業務改善を学ぶ！
今日はさきにレポート化した2021年4月26日に開催したRPACommunityのイベント「RPA勉強会！RPAの前に業務可視化・業務改善を学ぶ！」からQ＆Aの部分についてテキスト化します。
セミナー部分のレポートは以下を見てください
回答はYoutube文字起こしを使ったり試行錯誤しましたが、ちょっとわかりにくくなったので、回答は簡潔に箇条書きで書いています。
実際にはもっと優しく回答しています。細かいニュアンスは動画で確認をお願いします。
みっつさん、昨日お話してくれた超ITリテラシー無し企業さんからの事例、お話してくださいよ。みんなに聞いてもらいたい。
MItzさん補足）
Zoomや辞書登録についても知る機会のない中小企業の方などに対して。その目線に寄り添ってみる事が業務改善とか乗務可視化とかプロセスマイニングにつながる第一歩になるんじゃないかと思うのですが、与田さん元山さんこの事例どう思いますか？
与田さん）
・お客さんとの間でも調べてみるとメールチェックに時間がかかっていたりして、「ＲＰＡを導入」ではなく、「メールチェックのルール作りましょう」みたいな結構簡単な課題解決につながった例もある。
Mitzさん）
簡単な記録ツール（psr Windows標準のツール）でも素晴らしい可視化はできないが、ある程度記録されるので試してみてください。
業務改善を提案しても「売上にインパクトがないから」と実施に上が動こうとしません。これを動かすために現在改善をすると時間効率が上がり従業員の費用面のインパクトと時間ができることにより他の作業に時間を割き、売上にインパクトを出せる可能性が高まると伝えていますがなかなか伝わりません。なにか良い策があればご教示ください。
与田さん）
・売上を上げても、その中の利益率はそんなに高くないので、それと比較して業務改善によってコストを下げる事はそのまま利益率向上になる。
・今は他の企業と差別化して売上を伸ばしていくのは、なかなか難しい時代にもなってきている
・商品の訴求自体は他とそんなに変わらなくても業務オペレーションかとても優れているので他の企業よりも利益率がいいのも今後求められる事
・そのあたりを何回も何回も説得していくしかない
元山さん）
・「DX」などの社会の流れの話から持って行くのもひとつ。
・最初のステップですごく大事。
・「やらなければ損をする」とか「やることによって得がある」っていうアプローチの取り方もある。「競合他社が今ＤＸに取り組んでいる」とか「このままだとウチはやばいです」みたいな心を揺さぶるというか腹落ちさせることがポイント。
・コストを削減することが利益につなげるという話をする。ビジネスモデルってある程度同じなので、ビジネスプロセスというか業務改善をきちんとしてると利益率が違ってくる事例もある。
タスクマイニングで取得できるデータが非常に細かそうで、分析できる状態にするのがとても大変そう（ヒアリングや工数入力と変わらなそう）だという印象を受けたのですが、実際のところいかがなのでしょうか？
与田さん）
・ウチはそこに機械学習を使っている。
・ログを収集して、担当者にヒアリングすれば、先ほどレベルの分析は可能。一からヒアリングするよりはかなり工数は少ない。
元山さん）
・この問いに答えるツールなのかが選択のポイント
・自分たちが使うという意識で質問をして、きちんと答えてくれるところを選ぶ
改善は一時的なものではなく、継続的な活動が重要だと思っています。そう考えたとき、最も望ましいのは役割や部署に関わりなく「変化を恐れない」「試行錯誤を厭わない」という企業風土を作ることではないかという結論に至っているのですが、企業風土の変革に成功された事例はありますか。
与田さん）
・口で変えるよりも成功事例を見せるほうが良い。
・ゴリゴリ業務改革をするよりも、小さい業務改革から始めて社内通知をするアプローチ
元山さん）
・業務改革と聞いてやらない理由を挙げたり、他人を責めたりする状況から業務改革を進めていく鬱に考え方が変わっていく事例はある
Mitzさん）
・企業風土が変わった例はあまりない。
・元の企業理念は素晴らしいものが多いが、風土として浸透していないことが多い。
・トップが変わったからうまくいった事例しかないが、ツール導入、業務改善、可視化によって風土が変わるところに結びつく流れを期待
・試行錯誤をいとわないといった企業はまだ少ない
元山さん）
・正直、トップが変わることが一番
・トップとの意思疎通ができないプロジェクトはなかなかうまくいかない。
・プロジェクトに入るときはトップ層に必ず会う。
・兆しとしてハンコのように、トップダウンではない変化がみられてきた。
・声を上げ続ける事、コミュニティで励ましあう事が大事だと思っている
与田さん）
・トップが信頼している人を巻き込むのが効果的
psrの結果デモ
Mitzさん）
・画面とそれに対する操作が記録される
・Windows標準のツールで無料
業務改善に対する「やり方（ツールなど）」は色々あるものの、やり方を含めたプロセスを体系立てたものはあるでしょうか？ 改善するにあたり、プロセス（型みたいなもの）を探しているのですが、見つからず。
元山さん）
・製造業の「トヨタ改善方式」のような例はあるのですが、オフィス業務に関しては体系だったものはない。
・「業務の可視化」という領域では見つけられる
・１０人くらいの業務改善でいうと「KPT」などがある。
※KPTはふりかえり手法のひとつで最もポピュラーなものです（フクイ補足）
https://speakerdeck.com/viva_tweet_x/retrospective-catalog-59bd3a29-314c-45dd-911b-f8e5f1308333?slide=44
与田さん）
・本日のスライドを全体像として参照していただくと良い。
・業務棚卸フォーマット、ABC分析
・書籍（インターネットにはあまり出てこない）
・元山さんの本はかなり参考になる
現場担当者によっては、手順以外把握してない場合もあり、目的背景や、変更可否がわからないこともあります。 現状把握のヒアリングで、情報を引き出すために効果的な進め方があれば教えてください。（現状、アンケートシートへの必要情報事前記入を計画してます） また、改善意識の高い部門から始めて成功体験を積み重ねるか、改善余地が大きそうな改善意識の低い部門から手をつけるかでは、どちらが効果的でしょう？
元山さん）
・業務の目的や背景を理解していない場合は確かに多い
・管理職に大分類を聞いて、整理して、そこから落としていく
・最初がしんどいので、改革意識の高い部門から始める
・改善意識の高い部門のインフルエンサーが浸透させてくれる
与田さん）
・業務の棚卸表を三階層くらいに分ける。
・管理職に聞いたほうが早い。
・アウトプット（成果物）を最初に把握する。関係ない業務を洗い出せる。
・業務改革は「人」なので改革意識の高い部門から始められるのが良い
・RPGのように最初は弱いスライムから倒して・・・
＜RPACommunityの理念・目的・行動規範＞
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特定企業・団体の主導／運営ではない、純粋な「ユーザーメインのコミュニティ」です。
※企業ではなく、ユーザーが主体となって運営。また、法人ではなく非営利の任意団体です。
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