自分たちが出来ない仕事 どう対応する？
2024年度事業計画において、業務改善を任されました。
そうは言っても私はTHE専門職なので、実はデスクワークが得意なわけではありません。
特にエクセルでの改善やワードの体裁整えるとか正直苦手分野なんですよ
ね。 皆さんこのような仕事を抱えた時ってどのように対応していますか？
社内で得意な人を探して依頼する
自分で勉強してできるようにする
って、どちらかだと思いますが、私が行っている対応は社外にお願いするっていうことをしています。 私にとっての救世主。それが「CASTER BIZ」
Caster Bizにとりあえず任せてみる
あまり知らない人が多いと思いますが、「日常業務から専門領域まで
あらゆる仕事をサポート」してくれるサービスです。
契約するまでの所感
CASTER BIZさんを知ったのは、前回記事で書きました。
Caster Bizを知ったのは、前回の記事で紹介したとおりです。社内稟議を経て契約に至り、現在は7か月目です。契約までには以下の観点で社内調整が必要でした：
属人化からの脱出
苦手な分野を依頼して業務の円滑化
人材不足の解消手段の一つ
結果として、取締役の後押しもあり契約することになりました。本当にありがとうございます。
実際に契約して半年の感想
契約して半年が過ぎ、Caster Bizには大変感謝しています。
特にフロントで対応していただける担当者様、本当にありがとうございます。
元々育児休暇を結果を契約したものですが、社員の退職や休暇のリスクが無いため人員に関する悩みが減った
優秀なアシスタントに安心して仕事を依頼できる
議事録作成、マクロ含むエクセルの対応、リサーチ業務などの必要な時に必要な役割を依頼出来るのは本当に助かる。
アシスタントが素晴らしい方でコミュニケーションが気持ちよくて最高
第三者的視点が加わることで、社内では気づかなかった点にも気づけるようになった
「めんどくさい」って業務を依頼してみてラクチンになる
特に繰り返しタスクはお任せしてたら完璧にしてくれます。
ルーティン業務を依頼して半自動化する方法が最適ですが、私の会社はまだそこまで至っていません。まずは依頼をスタートして対応していますが、結果的にルーティン業務になるものもあり、非常に楽になっています。
まずは依頼してみるってことをスタートして対応しています。
結果的にルーティン業務になっていくものもあり非常に楽ちんです。
契約したらわかる業務の依頼の容易さ
業務依頼を行うのに「どうやって依頼したらいいのかわからない」「社内の人に教えるほうが早い」って思ったりしたイメージがあったのですが、実際に契約してみたら、「簡単に依頼する方法」っていうのを教えてくれます。
色んな業務依頼例を書いてくれたり、依頼方法がテンプレートを提供してくれます。
ちなみに、コクヨと共同でコンシェルジュサービスを立ち上げたとのこと。キャスターさんは元々行っていた業務を大手と手を組んでさらに忙しくなりそうですね。
まとめと今後の展望
このように、Caster Bizを活用することで、業務改善の一助となっています。もし同じような課題を抱えている方がいれば、一度試してみる価値があると思います。業務の効率化だけでなく、ストレスの軽減や新しい視点の提供など、多くのメリットがあります。
どうしても秘書サービスって思うと、ヘルプってことになるので自分の仕事を依頼するってことをイメージしていたのですが、
自分が苦手な分野を他のプロの人が手なおして提供してくれるっていうめちゃくちゃ良いサービスになっています。
今後も、Caster Bizを活用しながら、業務の効率化と品質向上を図っていく予定です。
新たなプロジェクトや挑戦があっても、Caster Bizのサポートがあれば安心して取り組むことができるでしょう。
業務改善に悩む皆さんにとっても、有効な解決策になることを願っています。
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