業務改善を任されてみた Part1

2024年7月14日 17:56

最近、職場で業務改善プロジェクトが任されました。
正直、業務改善って何をするんだってところと、大きすぎるし会社の運命を担うプロジェクトに調整することになったので緊張と共に興奮状況です。

私がどのように業務改善に取り組んでいくのかをシェアしたいと思います。

業務改善のスタート

日々、業務が納期が守られないって会社としての課題があるという認識はしていました。　自分が対応している課についてはほぼ納期通りに仕事ができており問題視しておりませんでしたが、自分の課を解決したことにより、「他部署も一気に解決してみて」と社長から話しがありました。

最初に取り組んだのは、現状の把握です。
具体的には、業務プロセスを詳細に洗い出すことから始めました。周りへのヒアリングや実際の作業フローの観察になります。
「どこに無駄があるのか？」「どの作業がボトルネックになっているのか？」を明確にするために、できるだけ多くの情報を集めることにしました。

ムリムダを把握するために、業務フローの全体図を書くことにしました。
まずは規定で定められている内容の業務フローを書くようにしました。
フローチャートには、各ステップの詳細、関与する部門、使用するツールなどを記載し、視覚的に理解しやすい形でまとめることにしました。

miroと悩んでいたのですが、岩澤さんが紹介してくれていた　EdrawMaxを使うようにしました。
まだまだ使い慣れてないですが、非常に使いやすいツールです。

まさに個人で使うためには非常に快適に使えるツールです

自己流で業務フロー図の書き方を考えていましたが、どうしてもうまくいかない。。。　こんな悩み。ありますよね。
ってことで自分で解決するために受ける予定の講座がこちら

業務フロー図を作成する前に

「なるほど、そもそも業務フロー図を書く前にすることがあるのね。。。」と思った方もいるかもしれませんが、実際にそうです。この講習を受けるきっかけになったのは、私のnoteでも幾度となく登場する「Casterさん」への業務フロー図を依頼したことがきっかけでした。

Casterさんに業務フロー図の作成を依頼したところ、非常にわかりやすく、もれなく抜けなく、重複を指摘してくれるという完璧な仕上がりでした。後で聞いてみると、ここまでできる人はかなり限られているそうです。きっとプロの方が担当してくれたに違いありません。本当にありがとうございました。

業務フロー図が必要なのか？現場の仕事を進めるうえで、観察力が必要です。よく「ムリ・ムダを省く」と言われますが、どこが無駄か、どこが無理かは人それぞれです。まずは現場を観察することが大事です。

業務フロー図なんて必要ないという人もいますが、実際に図面に起こして見える化することで、作業が非常に見やすくなります。だまされたと思って作ってみてください。

業務フロー図を作成するために有料アプリを使わなくても、エクセルで簡単に作れるものも提供されています。

業務フロー図なんて必要ないって人がいますが、実際に図面に起こして見える化するってことはめちゃくちゃ見やすくなりますよ。
だまされたと思って作ってみてください。

ちなみに有料アプリなど使わなくてもエクセルで簡単に作れるものも提供されています。

業務フロー図を作成することで、作業の流れが明確になり、無駄を省く手助けになります。初めて作るときは少し手間に感じるかもしれませんが、一度作成してみるとその便利さに気づくはずです。ぜひエクセルを活用して、業務フロー図を作成してみてください。

業務フロー図を作成することで、以下のような利点があります：

視覚的に理解しやすい:
- 業務フロー図は視覚的に情報を整理するため、誰でも簡単に業務の流れを理解することができます。特に、新しいスタッフや他部門のメンバーに業務内容を説明する際に役立ちます。
業務の効率化:
- フロー図を作成することで、各ステップの無駄や重複を発見しやすくなります。これにより、業務プロセスの効率化が図れ、時間やコストの削減につながります。
コミュニケーションの改善:
- 業務フロー図を共有することで、チーム内や部門間のコミュニケーションが円滑になります。全員が同じ理解を持つことで、ミスやトラブルを防ぐことができます。
問題点の発見:
- フロー図を通じて業務プロセス全体を見直すことで、ボトルネックや問題点を早期に発見することができます。これにより、迅速な改善策の実施が可能になります。
ドキュメントとしての価値:
- 業務フロー図は、業務プロセスを文書化する一環としても非常に有用です。将来的にプロセスを見直す際や、外部に説明する際にも役立ちます。　ここでいう外部っていうのは、会社外はもちろんですが、自分の組織外への説明にも使えます。

業務フロー図を作成し、業務の可視化と効率化を図ることで、より効果的な業務運営が実現できます。ぜひ、実践してみてください。

まずは業務改善の第一ステップ「業務フロー図を作る」でした。

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