引き継ぎしやすい業務を作る

皆様、お疲れ様です。

今日は「これだ！」と思うビジョナリーなメッセージが浮かんでこなかったので、最近いくつか気になった「細かな点」について、ネチネチと書くことにしました！

さて、現場にはたくさんのルーティン・ワークがあると思いますが、「引き継ぎしやすい業務を作る」って、何よりも大事です。

新メンバーが入った際にすぐに戦力になってもらうためにも、質問したい相手がMTGで席を外すことが多い人のためにも、担当者自身が休暇を取るためにも、病気等で急遽不在になってしまう時のためにも、重要です。

ですので、一人一人が担当している業務について、「この業務は緊急時、すぐに他の人に引き継ぎできるのか？」を自問自答しながら、業務改善を進めていって頂きたく思います。

日々業務を行っている皆様には、釈迦に説法かもしれませんが、改めて
・ルーティン業務の手順書がない場合はわかりやすいもの作りましょう
・手順書はあるが、見ても意味不明なものは、意味わかるように修正しましょう（難解な手順書はもはや何の価値もない）
・エクセルも、できる限り複雑な関数は使うのやめましょう（判断軸として、作成者が緊急不在時に他の人が更新できない資料はNG）
・やむを得ず難しい関数が使われたファイルは、緊急時に他のメンバーでも更新できるようにメモや保護等をフル活用して工夫しましょう

自分の有能さ故に作成できる難解資料も、自分の有能さ故に資料更新できる難解業務も、「その素晴らしい有能さ」は一度心の奥底にしまっておいて頂いて、「この業務は緊急時、すぐに他の人に引き継ぎできるのか？」の質問に立ち戻って考えてみてください。

上記について試行錯誤を繰り返しても、簡単にできない難解業務がある場合は、早急に上長に相談してみてください。分かりやすく引き継ぎができないようなルーティン業務は、内容もフローも抜本的に変えないといけません。それを後回しにして1年経って、残念なことに(分かりにくい業務を属人的努力で対応してくれていた)担当者が辞めでもしてしまったら、周りの全員が不幸な事態に陥ってしまいます(経験ありますよね)。

そして組織としての（引き継ぎをしやすい業務を作ることについての）禁止ワードは「この業務は性質が違うので、無理です」とか「複雑になるのはやむを得ない」とか「人手が足りないので無理です（これ１位）」に設定しましょう。

そう言いたい気持ちになるのは理解できますが、そう言っていると数ヶ月後も1年後も何も変えることができません。

引き継ぎをしにくい難解業務がそのまま残る
→
難解故に業務に精通していない人はアサインできないので、他に工数余裕のある人がいても業務のヘルプをしてもらえない（ヘルプしたいと思ってくれる人はいるのに、ヘルプしてもらえない）
→
ずっと人手不足のせいにして業務改善しない

という負のループに入るのは全力で避けなければなりません（そしてこのループ、すぐに入ってしまいます）。

ということで、全員が禁止ワードを共通認識した上で、「引き継ぎしやすい業務を作る！」に向けて、各チーム創意工夫して進めていきましょう！