#21 「あとでやろう」は禁句とせよ。書類整理をいかにやるか。

ビジネスにおいて、営業職のような能力が明らかに数字に出る仕事以外では、どれだけ頭が整理されているかが評価となることが多い。上司に「あれはどうなっている？」と聞かれた時に、ささっと書類を出して返事ができるなど、書類の整理ができているだけでも”仕事ができる人”だと思われることが多い。少なくとも、”仕事ができない人”は書類整理、情報整理ができていない人ということには疑いの余地はないと思う。

私もかつては書類をデスクに山積みにしたり、仕事を抱えすぎて優先順位がわからなくなっていたことが多々ある。そこで、「書類整理術」「To-Do活用術」など仕事における情報整理の書籍を読み漁った。EverNoteやNotionなどを試してみても、その中ですら書類がごちゃごちゃになり、全く上手なデジタル管理ができなかった。やっぱり紙がいいやと、手帳やノートを買ってみたり、やっぱりデジタルが便利だとアプリを購入したりもした。一時期はデジタルとアナログを併用していたが、これは全くダメだった。

今では、書類整理に困ることもなく、頭の中が常にスッキリしている印象だ。誰かに何かを聞かれても、必要な書類をすぐに出すことができる。昔の自分と比べて、何が変わったかと聞かれても「慣れてきた」としか答えられなかった。

最近、ふと気づく瞬間があった。私の後輩でいつもデスクの上を書類で山積みにして、上司から聞かれたことにすぐに答えられずに叱られている人がいる。彼から「Nさんみたいにどうやったら書類の整理ができるようになるんでしょうか？」と尋ねられた。私はこれといってコツを持っていなかったので、しばらく私の部屋の小さなデスクで仕事をするようにお願いした。

その答えはすぐにわかった。彼には何でも後回しにする癖があった。かつての私もそうだったと思い出した。紙の書類など、彼はとりあえずデスクの上に積み上げる。私はファイルに閉じてしまう。その瞬間で彼は書類を綴じるを後回しにしていた。

彼にそのことを指摘すると、「これはAという仕事の書類なので、Aのファイルを作成してから綴じようと思っていました。ここでちゃんと考えて綴じておかないと、後になって見つけることができないんですよ。」と答える。彼のデスクを見ると、まだ整理されていない書類やファイルだらけだった。後で紙を仕分けして、それから仕事ごとのファイルに綴じるという流れになっている。

私の紙の書類の整理方法はとてもシンプルだ。とにかく届いたものは順番に綴じていく。付箋を貼って、すぐにページを開けるようにしておき、付箋には番号を振っておく。さらに、ファイルの表紙に目次を作っていくのだ。
１：決算資料
２：会議議事録
３：委員会
というように、書類をいちいちグループ分けせずに、とにかく時系列であるということだけを意識する。ファイルがいっぱいになれば、「○年○月〜○月」と表紙に書いておく。それをデスクの引き出しに順番に並べるだけだ。とにかくシンプルにするということが大事だ。

それを、私の部下に教えた。しかし、どうしても書類や情報の整理ができていない。書類を綴じて付箋を貼って、目次を記入する。たった、これだけのことを後回しにする癖が抜けなかったのだ。こういう後回しの癖は書類整理だけではなくあらゆるところに影響を及ぼす。

とにかく、目の前のタスクを次々と終わらせていくことを意識して取り組んでみてほしい。