小規模企業が電子帳簿保存法に備えるためのステップ

電子帳簿保存法の改正に伴い、小規模企業も対応が求められるようになりました。しかし、大がかりなシステム導入は難しい企業も多いでしょう。そこで、この記事では、小規模企業が効率的かつ経済的に電子帳簿保存法に準備するための具体的な方法を紹介します。

通達を待つのも一つの方法

毎年6~7月頃には電子帳簿保存に関する通達が出るのが通例です。通達が出るまで具体的な活動を起こさないというのも一つの選択肢です。本稿が読者の手元に届く頃には、何らかの通達が出ていることでしょう。どのような通達やQ&Aが出るのか、注目して待ちましょう。

経済的なコストを抑えた対応方法

大がかりなシステムの導入は経済的な負担が大きいですが、次の3つのステップを踏むことで、コストを抑えつつ電子帳簿保存の条件を満たすことができます。

1. 事務処理規程を作る

事務処理規程とは、電子帳簿保存に関する業務の流れや手続きを明文化したものです。これを作成することで、業務の標準化と効率化が図れます。

2. ファイル名のルールを設定する

電子取引に関するファイル名を一定のルールに沿って命名するか、エクセルなどで目録を作成します。これにより、ファイルの検索や管理が容易になります。

3. ディスプレイを備える

電子データを確認するためのディスプレイを用意します。プリンタは必須ではありませんが、データの閲覧や確認がスムーズに行えるようにディスプレイを設置することが推奨されます。

これらの方法を組み合わせることで、コストを抑えた電子保存が可能になります。

自社の状況に応じた対応

電子取引の量が多い場合、上記の方法では時間的コストが増える可能性があります。自社の電子取引の内容を洗い出し、経済的コストと時間的コストのどちらを優先するかを決定することが重要です。

絶対にやるべきこと

通達やQ&Aの内容次第では、単に電子データを保存するだけで良い場合もあります。しかし、以下の2点は必ず行う必要があります。

1. 電子データの保存場所を明確にすること

2. データが失われないように定期的にバックアップを取ること

これらを徹底することで、法改正にスムーズに対応することができます。

小規模企業が電子帳簿保存法に対応するためには、無理のない範囲で準備を進めることが重要です。事務処理規程の作成、ファイル名のルール設定、ディスプレイの準備など、シンプルな方法で対応しつつ、必要な通達やQ&Aを確認してから本格的な対応を行うようにしましょう。

経済的コストと時間的コストのバランスを見極めながら、自社に最適な方法を選び、効率的な電子帳簿保存を実現してください。