領収書は大事じゃないけど大事

国際協力のプロジェクトに携わってほぼ2年くらいになる。今さらながらようやく周りが見えてきたような気がするし、仕事の仕方でも日々改善すべきところが見つかる。

私の仕事は相手先の組織の業務の改善と、その活動に伴う経理、そして報告業務の主に3つとなる。で、改善活動、報告業務が重要で、経理はもちろん重要な業務ながらも適正な手順に則って行っていればできる限り時間は短い方が良い。

これまでは領収書書いてる時に間違いを何度も指摘したり、交通費の領収書の催促を何度もしてきて今年度もこれで結構ぎりぎりまで苦しんでいる。今日思い立って、ちょっと大きめの金額の領収書についてはこちら側でドラフトして、向こう側に必要な情報を入れてもらうことにした。結構スムーズに行った。

このやり方は手書きの伝票とかでもできそうな気がする。宛名、日付など間違いやすいところとかを注意書きして、それを見て書いてもらえばお互いにもっと楽になる。煩雑な精算作業が発生するものは先に規定を作って、渡し切りにするというのも良いかもしれない。また、定期的な報告作業もあるので、一つ一つの活動時に写真や、報告書、データ収集を行うようにリマインダー登録やチェックリストを用意しておくのも良いかもしれない。

今のプロジェクトではビザの取得などがなかなか煩雑なので、これもプロセスを一度書いておいた方が良いかもしれない。

こういう改善をしておけば年度末ギリギリまで活動できるし、経理に時間が取られて活動がおろそかになることもない。

こう考えると経理などの業務は他の仕事に支障を与えないためにしっかりと効率的に行う必要があり、そういう意味でプロジェクトの時間を確保するために効率的にやることがとても大事だと思った。