時間内に仕事を終わらせる"残業ゼロ手法"

「残業をするな。」
「定時に帰れ。」

最近、某ウィルスの影響を受けて、会社からこんな指示を受けているサラリーマンの方が多いのではないでしょうか。

そんなこと言ったって無理ですよ。
というのが本音だと思いますが、定時に仕事を終わらせることは至って簡単です。
ただし、生活残業※をしている方は除きます。

本記事では、定時に仕事が終わらないサラリーマンの方のために、残業ゼロ手法をお伝えできればと思います。

※生活を裕福にするため、計画的に残業すること

仕事が終わらない人の特徴

定時で終わらない人の特徴を分析したところ、ある共通点に気づきました。

それは、

「真面目」

です…。

真面目は、人間として素晴らしい長所です。
決して悪いとは言っていません。
しかし、真面目な人ほど仕事が終わらないというのは、ちゃんとした理由があります。
真面目な人の特徴と、理由を述べていきます。

○妥協しない、楽しようとしない
・業務の効率化を図るという策が生まれない
・楽しようとする人は、常に業務量を減らせないか（業務効率を向上できないか）考えている

○任される仕事には責任を持っている
・人に仕事を振ることができず、自分でやり切ってしまう
・任されることに喜びを感じ、断れない

○休憩中も仕事ばかり
・昼休憩も仕事時間となり、無意識に休憩ありきの時間配分となっている
・脳が休憩できず、時間が経つにつれて考える力が機能しない

仕事を終わらせる方法

それではここから、具体的な残業ゼロ手法を書いていきます。
大きく分けると2つに分類できます。

(1)仕事の量は変えずに、効率化して仕事を終わらす
(2)仕事の量を減らして、仕事を終わらす


仕事を効率化するか、仕事自体を減らすかですね。
それぞれ、手法がありますので参考になれば嬉しいです。

(1)仕事の量は変えずに、効率化して仕事を終わらす

業務の効率化ができない人は、

「計画しない、分析しない、溜め込む」

です。

①計画する
ここでは、1日の計画と、目の前の業務の計画に分けて書きます。

○1日の計画
1日の計画とは、その日のやらなければいけないことを分単位でスケジューリングすることです。
朝起きてから、ご飯食べながら、通勤電車で。
計画する時間は多分にありますが、なぜかできない人が多いです。

計画通りにできないから困っているという方へ、原因が2つあります。

・計画に沿って業務を行っていない
・計画作りが継続できていない

計画に忠実になって仕事をすると、どうやって仕事を進めるか考え出します。
すると、無意識に仕事のスピードは身に付くのです。(継続が大事！)


○目の前の業務の計画
目の前の業務の計画とは、持っている業務に優先順位を決めることです。

目の前の仕事を順番にこなしていけばいずれは終わりますが、「時間内」には終わりません。
ここでは、緊急度と重要度について考えます。

自分の仕事を緊急度と重要度に当て込み、どこに当てはまるかを考えてみて下さい。

✔︎緊急であり重要
   →納期付きタスク、異常時対応
✔︎緊急ではないが重要
   →業績向上のための提案準備、スキル向上
✔︎緊急だが、重要でない
   →メール、電話、無駄な会議
✔︎緊急でも重要でもない
　→長時間の無駄話、必要以上の息抜き

整理すると…

緊急であり重要な仕事は、優先的に進めるべきです。
緊急でも重要でもない仕事の中で、不要なものはもちろん削ってください。
緊急であり重要でない仕事は、適当でよいのでいち早くやってください。
残りの時間をすべて、緊急ではないが重要な仕事に充ててください。

私の周り人間を分析して分かったのは、

・緊急であり重要でない仕事
・緊急でも重要でもない仕事

に時間をかけてしまう傾向にあります。
メールや電話は要件だけ述べたり受けたりすれば残りは無駄です。
メールを丁寧に返す人がいますが、受け手はそこまで気にしてませんし、できる人ほど細部まで読んでません。(時間の無駄だと分かっているので）

雑談は重要です。
そこからヒントが生まれることもありますので。
ただし、それは息抜きとカウントし、一回5分以内に留めてください。

私の会社には一度に20分、1日計1.5時間くらい雑談してる方がいて毎日残業してますが、そりゃ終わらんだろと思って私は悠々と帰宅してます。

ここからは時間内に仕事が終わるというテーマからは脱線します。
時間が作れたら、残りは緊急ではないが重要な仕事にあててください。
これは、将来への投資です。
新規事業開拓のための準備や、知識・ノウハウを身につけることで、いまは必要ではないかもしれないですが、将来必ず自分に返ってくるからです。

サラリーマンで出世する人の多くは、この将来への投資が若いうちにできている人になります。

時間を作って、将来への投資。
副業みたいですね。

②分析する
現状、どこに時間がかかっていて、どこに余裕があるのか、把握してますでしょうか。

メールだとしたら…
例えば、同じメールを打つのに5分かからない人と15分かかる人。
10分の差ですが、1日5通送るのであれば1日1時間弱の差が生まれます。

上司への承認だとしたら…
説明しては却下され、資料を作り直してアポとって、説明して。
下手したら1日終わっています。
仕事が終わる人は、必ず事前に根回ししています。

事務整理（雑務）だったら…
ルーティン作業や誰でもできる作業が必ずあります。
そのような仕事は、自動化または他人に振ることをしてください。
そうしないと、いつまでたっても終わりません。

③溜め込む
これが仕事が終わらない人の典型です。
仕事には溜め込んで良いものと悪いものがあります。
その区別を無意識に間違えているのです。

✔︎溜め込んで良いもの
優先順位付けして、緊急ではないが重要なもの。
これは、時間をかけて将来の自分のために行うものです。
ただし、溜め込む＝手をつけないということではないので勘違いしないように。

✔︎溜め込んではいけないもの
優先順位付けして、緊急であるが重要でない仕事。（メール、他部署問い合わせ、簡単な雑務等)
これらを溜め込むと、そのうちやること自体を忘れます。
あとで誰かに言われて思い出して、処理に時間がかかって仕事が増えていくのです。
上述の通り、ここは適当にこなしてなんぼです。
騙されたと思って力を抜いてください。

①②③では、圧倒的に①が抜けがちです。
よって、①にフォーカスして書きました。
②③も大事な要素ですので、詳しく聞きたい方はコメントください。

(2) 仕事の量を減らして、仕事を終わらす

仕事の量を減らして、1番に気になることは「評価への影響」です。
確かに、仕事量が減ることで仕事をしていないと思われる可能性はあります。

が、仕事は残念ながら量より質です。

仕事量をこなしているが、
・質が落ちる
・納期に間に合わない
・残業する
方がよっぽど評価に影響します。

実際に、会社上司と人事部所属の同期に質問してみたところ回答は一致していました。
（こんなことを聞ける環境なので、私は正直恵まれていると思います笑）

「仕事量は多いけど残業も多い人。仕事量は少ないけど残業を一切しない人。質が同じであれば、後者を出世させたい。」

よって、仕事量を減らす方法を書いていきたいと思います。

「仕事量を減らす」ことについて、

①いま抱えている仕事を減らす
②これから振られる仕事を減らす

に分けて説明します。

①いま抱えている仕事を減らす
これは上述でもある通り、とにかく人に仕事を振ることを覚えましょう。
この行為は、仕事を早く終わらせることに加え、いずれ管理職になる上でも必要になります。

まずは、自分の業務を抽出してみてください。
そして、雑務やルーティン作業を誰かに振って下さい。
それだけで1日2時間は削減できます。

「自分は下っ端だから、自分がやらなければいけない」
→こう思った方は、考えが古いです。

仕事を振るのは、なにも部下を使うだけではありません。
時には、上司にだって仕事を振ったっていいんです。

例えば、エクセルで事務整理をしているとしましょう。
エクセル資料を進捗80%までやって、上司に出してみて下さい。
残りの20%の校正作業はやってくれるはずです。
校正作業をやってくれなくても、間違いを指摘してもらえれば、確認作業を上司に振っていることになります。

こんなの誰もやってないと思った方へ
真面目ですね。。
私はこれで乗り切っています。
また、実際の上司の言葉をお伝えしましょう。

「100%で提出してくる部下と60〜80%で提出してくる部下、修正がきくしスピード感がある点で、後者の方がやりやすいよね」
「100%で提出してくるやつの資料って、こっちからしたら60%なんだよね」

現実はこうです。
明日から実践してみてください。

人に振ることを覚えたら、
次は業務の自動化だと思います。

今後はDX（デジタルトランスフォーメーション）が当たり前の時代になるでしょう。
業務の自動化は会社として自然と組み込まれていくと思います。

②これから振られる仕事を減らす
これはとにかく断ることを覚えましょう。
あなたが全てを抱え込む必要はありません。
1人で仕事をしているわけではないので、仕事を断っても他の人に移るだけです。

とは言っても、どうやって断るんだよと思いますよね。

根拠がなくハッキリできませんと言えば、上司はムッとなって最終的に評価に関わるでしょう。

私の戦法は「私が抱える他の仕事に影響が出る」ということをやんわり伝えることです。

仕事を振られそうになり、引き受けるのが厳しそうであればこう伝えます。
「引き受けますが、いま抱えてる〇〇の仕事の提出を1週間遅らせてください。」

これで必ずと言っていいほど、別の方に振られます。
それでもいいからと引き受けたとしても、1週間の時間をもらってるので余裕が生まれるかと思います。

注意点としては、全ての業務に対してこの戦法を使うことはできません。

あくまで、これ以上引き受けたら仕事が時間内に終わらなそうだなと思ったときに使ってください。

基準となるのは、一番最初に述べた「計画」に余裕がない時ですね。
ぜひ実践してみてください。

まとめ

ここまで、仕事が終わらないサラリーマンの方の特徴をもとに、どうやったら時間内に仕事が終わるかを具体的に述べてきました。

実際に私が実践し、残業なしのサラリーマン生活を手に入れている手法です。

残業すれば残業代が出て給与が良くなるという考え方の人ももちろんいます。

しかし、残業している時間を、知識・ノウハウを培う時間や副業で稼ぐ時間として使った方がよっぽど効果的です。

ぜひとも実践していただき、サラリーマンという仕事の印象を「辛→楽」に変えてほしいなと思います。