エピソード４　研究費使用申請書の様式のこと

学内の研究費や科研費などは研究機関で経理をするので、研究者から「どの研究費を、何に支出するか」を申請してもらう必要があります。

事務局がWordやExcelで様式をあらかじめ作っておき、その様式に研究者は必要事項を記入・押印（！）した上で提出し、事務局で発注・納品・支払手続を進めます。

まだまだ紙でやりとりすることが当たり前の所属機関ですが、今後は入力フォームで登録してもらう方法も検討が必要かと思います。
おそらく入力フォームに登録した後、紙に出力して、事務処理をすると思いますが…

いますぐできそうなこととしては、Excelの様式は、無駄なセル結合をせず、数式や関数を入れる等、入力がしやすいものに改良することかもしれません。

この１年間、「申請書」の様式のことはずっと考えているつもりでしたが、Excel等を触りながらじっくり考える時間は持てず、この文章を書きながら、思ったより何も考えていないことに落ち込んでいます。

新年度は間近です。
大きく様式を変えるなら、このタイミングしかないわけですが、年度末は大変忙しいですね。

様式を変更すると混乱が起きます。今年度はじめに様式変更した際も、移行期間はあったものの、その後も研究者は旧様式を使ってきて書き直し…事務局は書き直しの催促の連絡…その繰り返しでした。

研究者は研究費を使うための申請にコストをかけたくないでしょうし、事務局としても書類の形式面だけでなく研究費執行の実質面（「そもそもこの支出に研究費を使えるのか？」）を考えることに時間を割きたいところです。

みんなにとって使いやすい「申請書」、あるいは申請の方法自体を考えていきたいところです。

また