はじめてのイベントの作り方（第２回　企画を始める）

さて、第２回です。普通の人はきっと連続投稿するときには、最初に大きな目次を作るのだと思いますがこの投稿は聞きたいという人の要望に答えて書き始めていますので、そういう計画的なことがありません。全何回になるか僕も楽しみです。
前回の投稿はこちら。

３人集まったら企画を考え始めます。

３．企画の楽しい！をあつめる

まずは最初やりたいと思った”思いのある人”が企画に対するコアイメージを出していきます。

・こんな人に来てもらいたい
・こんなことが聞きたい／話したい
・こんなことをやりたい
・こんな場所でやりたい
・こんな演出をしたい
・こんなサプライズを聞いている人に仕掛けたい
・こんなお土産を持って帰ってほしい

この段階では、楽しそうという”ノリ”の世界なのでまだどうやってやるか、実現可能性はかんがえるのはやめておきます。

この段階では「でもさー」とか「それは無理」などという言葉はまだ我慢してください。とくにあなたが運営をするのであれば特に気になるところではありますが最初のコアの部分ができていないのに、あまり冷静な言葉をかけ続けると企画が消えてしまいます。

まずやらなければいけないことは、企画の発端となった思いを３人で共有し、このイベントが実施されたらとても楽しいことになる！という価値観を共有してほしいんです。

そうすることで、最初の１人の思いが３人の思いに膨らみます。

まず、これやったらすごい楽しいよねという気持ちが高まらないと、他の人に魅力が伝わりません。まずはこのイベントやりたい！という気持ちを３人で高めましょう。

そして、ここがいちばん大事なんですが事務局をするあなたが楽しんでください。

趣味の事務局は、途中でなんでこんなことを自分がやらなきゃいけないんだと思うことが必ず出てきます。

そんなときに、自分が楽しみだからやるんだという思いがあれば続けられます。

自分が楽しみで楽しみで仕方がない、なんなら客は自分だけでもいい。ぐらいの気持ちになるかどうかです。

もしこのタイミングであなたの気持ちが乗らなかったら、開催はやめたほうがいいかもしれません。もしくは他の人に運営をやってもらう方が良いかもしれません。

この段階ではまだみんなそれほど時間もお金もかけていないので、まだ立ち消えになっても文句が出てきません。興味が持てなかったらそっとフェードアウトすることも考えてください。

ただし、一方であまり企画を固めすぎないようにもしましょう。
これからどんどんいろいろな制約条件を組み込んで具体化していきます。
具体化するということはいろいろなことを諦めるということでもあります。

あまり、ここで固めすぎるとその後で制約条件にぶつかると、だんだん気持ちが萎えてきてしまいます。

あくまでもこのタイミングは固めるのではなく、価値観を共有することが目的なので、ふわっとした感じで話をしている方があとがうまくいきます。

４．日付を決める

大盛り上がりしているところから、今度は具体的に畳んで行きます。

いろいろなアイデアが出たと思います。ひょっとすると時間とお金があれば実現するものばかりかもしれません。でも、個人の企画ではみんな時間もお金もそれほどかけるわけにはいきません。

まず、最初に決めたい制約条件は開催日時です。

だいたい、こういったイベントを企画しようという気持ちになる人はもともととても忙しいです。そのため、今集まっている３人ですらスケジュール調整が困難な可能性があります。

まずは、いつ実施するのかを決めます。

４０人ぐらいのイベントであれば２ヶ月先ぐらいの日付で調整してみてください。
まずは３人が確実に参加できる日時をみつけます。

日時を検討すると自然に、色々な出てきたアイデアがどんどん具体的になっていきます。

やりたいことを全部やろうとすると１日かかるけど、内容を絞れば午後半日でいいかなとか、むしろ平日夜しか集まれないので２時間でできることにするとか。

最初アイデアを聞いたときに直感的に無理だなーとおもったことはここで議論をしましょう。「開催までの２ヶ月で準備できる？」「２時間ではさすがにそこまでは難しくない？」「泊まりにするとスケジュールあうの半年後まで無いね」
時間的な制約は、アイデアを選別したり具体化する理由になります。
どんどんアイデアを畳んでいきましょう。

このタイミングで当初のアイデアの中のなかで不採用になるものがたくさん出てきます。
アドバイスですが、そのときにはせっかくのアイデアは却下ではなくまた次の機会にという扱いにしてくださいね。そうするとアイデアを出した人も素直にうけいれることができますし、実際にもりあがれば次のネタになる可能性があります。

注意点として、日時を決めるときにはターゲットとなる参加者が参加しやすい日時であることも必要です。

注意深く確認が必要なのは、実施する予定の近い日程で大型イベントがないかどうかです。
例えば日曜日が都合が良さそうだと３人で思ったとしても同じ日にターゲットの人が参加するイベントがあるとそちらに流れてしまいます。

まだ確定ではないですので、いくつか候補をだしてください。

次のステップでおこなう場所をおさえることができてようやく日時が確定します。

とにかく早く３人が確実に集まれる日時をきめることです。

まだチームを広げすぎないでください！

この段階では、まだ企画が成立するかどうかもわからないし内容もふわふわしています。この段階ではまだ３人でこそこそ話を進めることをおすすめします。
一つの大きい理由が、人が増えると日程がきまらなくなります。
企画にものすごく関与してくれているのにいざ日程がきまったら参加不能、もしくは全員が参加できるタイミングは半年先とかもありえます。
だれが優先して参加するのか、とてもスケジュール調整が難しくなります。
ですから３人で日付までは決めてしまって、あとから手伝って貰う人はその日程前提での参加をしてもらいます。

そうすれば、最初から当日参加しなくても手伝ってくれるか、当日参加できないのであれば最初から関与しないということで余計な調整が不要になります。