はじめてのイベントの作り方（第５回　基本情報が大事）

５回目です。
そろそろゴールが見えてきた気がする。

第４回目はこちら

■イベントを始めるまでのステップ（ここまで）
１．まずは個人の思いから始める
２．人をおさえる
３．企画の楽しい！をあつめる
４．日付を決める
５．場所を決める
６．反応を確認する（テストマーケティング）
７．ターゲットと募集人数を決める

さて、勢いで書き始めたこの企画も第５回目となりました。

ここで一旦立ち止まって整理します。

８．決まっていることを整理する

さて、だんだんいろいろなことが決まってきたと思います。
ここで一度決まっていることを整理してください。

そして何が決まっていないかを確認してください。

僕はイベントをするときには以下のような項目をイベントごとに整理しています。
そして最後まで同じ文書をアップデートしていき、運営メンバーと共有をします。

【基本情報】
随時更新　（表記ゆれがないように厳密に記載）

タイトル：
日時：2018年X月X日（X）　XX:XX 開場　XX:XX 開演
場所：XXXX
スピーカー：XXXXXX 様
当日スケジュール：
　XX:XX 開場
　XX:XX 開演
1.XX
2.XX
3.XX
　XX:XX 終了予定
定員： XX 人
参加費：X,000円
テーマ：XXXX
主催：XXXX
協賛：XXXX

例として２０１８年６月に実施した畳み人in名古屋のイベントで企画中の状態をご紹介します。

【基本情報】

（検討中）タイトル：風呂敷畳み人@名古屋 (2018/6/2)
日時：2018年6月2日（土）　14:00 開場　14:30 開演
場所：TOLAND クラフトの森
　　　愛知県名古屋市中区大須4-11-5 観音ビル4階
　　　名古屋市営地下鉄鶴舞線　上前津駅徒歩3分
スピーカー：
　設楽悠介さん（幻冬舎）
　野村高文さん（NewsPicks）
（検討中）当日スケジュール：
　14:00 開場
　14:30 開演
　　　voicy　風呂敷「畳み人」ラジオ　公開収録
　　　プレゼンテーション
　　　質問タイム
　　　懇親会　（スピーカーのお二人も参加されます）
　18:45 終了予定
定員： 40 人
参加費：5,000円 （セミナー、懇親会での軽食・飲み放題含む）
（検討中）テーマ：XXXX
主催：風呂敷 畳み人サロン　名古屋チーム

こんなばかばかしい基本的な情報は、別にそんなに気にしなくてもいいのではないか、と思うかもしれません。

でも、これは絶対に作ってください。

私の経験上発生しやすい問題をご紹介します。

■タイトルが表記揺れする

　この時点では畳み人＠名古屋だったのですが、途中から畳み人in名古屋に変わりました。
　どこで変わったかは正直わかりません。誰かが転記したタイミングで変わったのだと思います。
　正直どっちでも良いですよね？
でも、例えばイベントページと、案内メールと、申し込みサイトと現場のチラシでバラバラだったら、とてもかっこ悪いです。
　かっこ悪いだけなら良いのですが、告知を受けた参加者の立場に立って考えてみると「これ、同じイベントなのかな？」と不要な不安を与えることになります。

イベント企画では、「どちらでもよいこと」が一番あぶなくて、仮置きしたのがそのまま検討されずに最後まで行くことがよくあります。

かならずどちらでもよいことでもきちんと確定して、これが正しいというものを全員で共有しましょう。

■開演時間と開始時間があいまい

　これもよくあります。
　単純に日時をX月X日（X）１８時〜２１時などと示したとします。

　そのときに１８時は受付開始時間なのか、イベント開始時間なのか判断に迷います。
　きちんと明示しないと何人かは勘違いをしますし、たぶんイベント開始時間だとは思うけど少し不安になります。
　そして、運営メンバーすら勘違いが発生する危険性があります。
　これ、「そんなことないでしょ」と思うかもしれませんが毎回発生します。
きちんと明示しておかないと、開催前日あたりで問い合わせが増えて個別に回答をしなければならなくなります。
　必ず、受付開始時間、イベント開始時間を明記してください。あと、終了時間も示すのが親切です。次の予定とか帰りの電車などの予定がみなさんありますので。

基本情報をまとめることで決まっていないことがみつかるとおもいます。あるようでしたら、前のステップに戻って決めてください。

実は、肝心の内容についてこの連載で語っていません。
次回はそのあたりについて記載します。