【幹事必読】同窓会運営で行う13のこと【コピペで作業時間を超短縮】
ビジネスキュレーションメディア的タイトルをつけてみました。
うさんくさい…..
この記事を読み実行することで、同窓会の運営で幹事の作業が20~30時間削減されます。
なぜなら、150人規模の同窓会を成功させるために、数十件の知恵袋と十数件のブロフやコラムを読んで得た”必要な情報”だけをコピぺで使える状態にまで落とし込んでいるためです。
具体的にこの記事では、
同窓会の下準備
参加者集め
当日の運営
といった基本的なことに加えて、
参加者様や先生に送るLINEメッセージ【コピペで使える】
当日の各種挨拶の例文【コピペで使える】
リクリエーションの具体的な案
などの情報を余すことなく盛り込んでいます。
本記事を読み終わるのに20~30分ほどかかります。
今お時間がない場合は、後で読み返せるようにnoteを保存するかいいねをしてページアウトしてもらえると大変嬉しく思います！
（この記事が有料になっていたらすみません。また、この記事の内容の実施による責任は追いかねます。）
それでは、見ていきましょう！！
私たちが行った同窓会の前提
その前に、
全ての同窓会で、私がこれから記載する方法を取るべきだとは思っていません。
もちろん、同窓会の規模によっては、少し異なる方法を取るべきでしょう。
例えば、「仲の良い人だけ」「なんでも参加したい人だけ」誘うなら、面倒なことをせずにLINEグループを作って適当に投票をすれば、20,30人は集まるかと思います。
この場合は、この記事は少しコスパが悪いと感じます。
今回行った同窓会の具体的な詳細と規模を記載します。
田舎の公立中学校で成人式が中学校で開催される
成人式を行った日の夜に行う同窓会
学年の合計人数は約300人で、同窓会にはそのうちの約150人が参加
（幹事が定めた）同窓会の方向性は、参加ハードルを極力下げて参加者数を最大化し、より多くの人と再会できる機会を作ること
上記が今回私たちが主催した同窓会の前提条件です！
もしも記事についての感想や意見、疑問などがあれば、
下記のアカウントに質問を投げてくださればお答えできるかもしれません！
Twitter（X)
Instagram
ここから先、構造化して理解するために極力下記の順番に沿って記載していきます。
目的 …その動きをとる理由・動きの目的
行っておくべきこと …事前に行っておくべきこと
作業内容 …具体的な作業内容
注意点 or 補足
具体例や詳細
同窓会の周知＆事前のセッティング（前年6月まで）
ここから各動きについて説明をしていきます。
もう一つ前提ですが、参加人数の最大化を目的としているため、下記の二つのうち”前者”が前提であることをあらかじめご了承ください。
参加者が確定する前に会場を抑える
[メリット]
周りよりも先に会場を抑えられるため飲食代が安いところが選択肢に入る
[デメリット]
参加者集めに失敗すると会場を抑えるための頭金が返ってこない（頭金がいる場合のみ）
参加者が確定してから会場を抑える
[メリット]
頭金が無駄になるリスクが小さい。
[デメリット]
会場を抑えるのが遅くなり、会場の選択肢が狭まる。もしも早いタイミングで参加者の確定に急ぐと参加者自身も予定が不確定のため参加する決断ができず参加者が減る。
Instagramで同窓会の参加可否のアンケートを作成
目的
参加の可否のアンケートをカジュアルにとるため
LINEよりも同窓会の存在を広範囲に知らせるため
（Instagramの関連度の高いアカウントをおすすめするアルゴリズムを活用）
行っておくべきこと
同窓会用のメールアドレスの取得
同窓会専用のInstagramの鍵アカウントの作成
作業内容
フォロワーを集める
同級生を片っ端からフォローしていく
同窓会に協力的な人にメンション（拡散）をお願いする
LINE誘導も同時に行っておく（後ほどLINEで密な連絡をするため）
LINEグループの招待QRコードを投稿する
参加人数の概算を把握する
おおよそ学年全体人数の7割程度のフォロワーが集まったら、ストーリーで下記の3択でアンケートをとりましょう。アンケート結果をもとに今回の同窓会で押さえるべき会場の規模を推測します。
参加する
参加しない
どちらとも言えない
注意点
Instagramは面倒でしたら開設しなくても問題ございません。利用目的にも記載がございますが、広範囲に同窓会の存在を知らせることが主な目的です。
LINEでもInstagramでも同じですが、1回の投稿で動いてくれる方は多くて全体の3割程度です。一つのメッセージに対して2,3回は行動を促すようにしてください。
アンケートの回答は下記のように解釈してください。
参加する：友達が何人参加するか不明な中、参加するに押してくれていることをおさせておきましょう。この人たちの中から幹事を推薦するのもおすすめです。
参加しない：基本的に、この時点で「参加しない」を選択している理由は、留学や大会などの理由で確実にいけない状態です。
どちらとも言えない：この人たちは、「みんなが行くならいく」人であることが多いです。ここに属する人たちをどれだけ「参加する」に変えられるかが幹事の技量であり、ここが参加人数の最大化のポイントです。
LINEの活用で同窓会の参加可否のアンケートを作成
目的
Instagramよりも利用者が多いため多くの参加者に周知できるため
誰が参加して誰が参加しないのかを相互公開しながら、参加可否のアンケートを取るため
当日までの詳細連絡のため
行っておくべきこと
LINEグループの作成
QRコードやグループのリンクを用いてInstagramから誘導
早期の参加者に対して下記のようなメッセージを送ることで、グループに誘導する
作業内容
Instagramで参加の可否のアンケートを行なっている場合
現時点で作業なし
Instagramで参加の可否のアンケートを行っていない場合
3択のアンケートを取ってください。詳しくは、前述したInstagramの「作業内容」の「参加人数の概算を把握する」以降をご確認ください。
注意点
グループLINEの作成は”LINEだけ”している人が一定数いるため必須だと思っていただきたいです。
QRコードやグループのリンクを用いてLINEグループに参加する際には、LINE 側で年齢確認を求められる場合がございます。その場合は、既にグループに参加している誰かに招待してもらうように促すか、年齢確認をしてもらってください。
先生の同窓会の参加可否を確認する
目的
先生分の人数に加えて「先生が来るかどうか」で参加していただける同級生の人数も変動するため。早めに確認を行うことをおすすめします！
行っておくべきこと
同窓会に招待したい先生との連絡手段を持つ
作業内容
先生方に続くメッセージを送信してください。先生との親密度によって文章を改変してみても良いかもしれません！
注意点
先生方もお仕事をされていて忙しいので、回答しやすい形で質問を投げるようにしてください。
同窓会の会場を予約する
目的
会場の予約は早めをお勧めします。私たちが予約した6月には既に多くの結婚式場が同窓会の予約で埋まっておりました。
居酒屋やバーなどで行う場合は、8,9月などの予約で間に合うかもしれません
結婚式場や大規模な宴会場ですと、5,6月より早い方が良いと思います
行っておくべきこと
Instagramや（開設していない場合はLINEアンケート）の結果からおおよその参加人数を予測します。計算式は下記です**（※特に注意）**。
「参加する」の投票者＋「どちらとも言えない」の投票者×2/3 人
会場を選ぶ際に見るべき項目は下記の3点です。
何を優先するのかを事前に決めておきましょう！
立地：地元かどうか
形式：立食か座食か
結論、80人を超えるのであれば、立食が良いと思っております。（私たちは立食形式で行いました。）理由は、座食だと席順によっては、あまり話すことができない人ができてしまうという単純なものです。
価格：安いかどうか ※参加費ではなく飲食費についてです。
下記がおおよその相場ではないかと思います。
（私たちは結婚式場で飲食の費用は 7,000円/人でした。）
居酒屋なら4,000~6,000円/人
大規模な宴会場・結婚式場なら6,000~12,000円/人
作業内容
電話やネットで予約を取る
注意点
（※特に注意）参加者数の決定は特に注意してください。参加者数の見積もりを誤って予約してしまうと、幹事が大赤字を負うことになりかねません。この点では、後述するLINE上での正式なアンケートを終えてから予約するのも安全策ではございます。
前述しましたが、アンケートにおいて「どちらとも言えない人」に投票された方をどれだけ「参加する」に持っていけるかが参加者数を集める上でとても重要です。
私は「どちらとも言えない」の投票者数のうち2/3は、本気を出せば集められるのではないかと思い、会場は100~150人( 50 + 90×2/3 人)で予約しましたが、最後まで安心できませんでした…そのため、少し少なく見積もっても良いと思います！
同窓会の参加費を決定する
目的
適切な参加費を設定して幹事が損をしないようにするため
行っておくべきこと
必ずかかる一人当たりの飲食代を確定させておく
ご来訪いただく先生の人数を把握しておく
前提として、先生方にはご来訪いただいておりますので、一般的には先生方から参加費をいただきません。
レクリエーションの景品の規模を想像しておく
作業内容
参加費を決定していきます。一人当たりの参加費は下記の計算結果です。
一人当たりの参加費 ＝
1人あたりの飲食代 ＋
（ 先生方の飲食代 + レクリエーションの景品代 + キャセル費用）÷ 合計人数
注意
ドタキャンによるキャンセル費についてはしっかりと考慮してください。会場に伝える人数の見込みを誤ることは幹事側の責任かもしれませんが、ドタキャンは正直避け難い部分ではございます。もしかすると、一人が来ないことになることで連鎖して、来ない人が急増するかもしれません。キャンセル費が何人出るかについては必ず考慮するようにしましょう。（私たちは、150人規模で10人ほどのキャンセルなら耐えられるだけの金額を上乗せして参加費を決定しました。）
もしも確実にキャンセル費を出したくない場合は、後述する事前決済をお勧めします。これに関する注意点も後述しておりますのでご確認ください。
同窓会の集金方法を決定する
同窓会の集金方法を決定する
目的
何を優先するかを考え適切な決済方法を選択するため
行っておくべきこと
事前決済と当日決済のそれぞれの集金方法のメリデメを理解する（後述）
作業内容
集金方法を決定する
補足
私は当日決済を選びました。
理由は、事前決済をすると決済のハードルが上がって、参加人数が減ることを懸念したためです。
そのため、一人当たりの参加費を増やし、5,6人のドタキャンまでは黒字で耐えられる余剰資金を作ってはいたものの、やっぱり同窓会が始まるまで赤字にならないかずっと不安でした。
みんなが楽しめるように、企画、運営をしてくれている幹事が赤字を踏むのは、絶対に避けるべきだと思っています。もしも幹事をしてもらっている立場なら、楽しめるように工夫してくださった幹事には最低限利益を出してほしいとも思います。
今考えると、決済手数料が増えても、参加人数が減っても、やっぱり事前決済をするのも一つの手だったのかなとも思います。
下記にて事前決済と当日決済のメリデメを記載します！
事前決済（PayPay送金、振込やオンライン販売サービスのBASEなどを利用）
[メリット]
参加費を先に集めることで、ドタキャンによる踏み倒しが起きないため幹事が赤字を踏むリスクを極限まで減らせる
当日お金のやり取りが発生しないことによって、運営がスムーズになる
[デメリット]
決済システムを導入することによって決済手数料が取られる
クレカ登録などの障壁によって参加人数が減る
決済システムについて少しだけ勉強する必要がある
当日決済（現金）
[メリット]
気軽に来ることが可能
決済手数料が取られない
決済システムの導入など難しそうなことをしなくても良い
[デメリット]
当日、お金のやり取りが発生するため運営が難しい
ドタキャンされると赤字を背負う可能性がある
同窓会の幹事を揃える
目的
人望がある人、いい意味で目立っていた人を幹事に誘って「同窓会に参加する理由を増やす」「参加すると楽しいことを想像させる」ため
行っておくべきこと
特になし
作業内容
求心力がある人（例えば、生徒会長、部活のキャプテン、クラスの人気者など）に声をかけて幹事に誘う
注意点 or 補足
「誰が仕切るのか」は参加者を集める上でとても重要です！もしもあなたに自信がないなら全体への連絡係を他の人に譲った方が参加者を集めるという観点では有効に働くと思います。実際、私はあまり目立ちたくない方なので、めちゃくちゃ面白い友人などに全体への連絡をお願いしておりました。
幹事の必要人数は、同窓会の参加人数にもよりますが、およそ5~8人程度です。当日の運営に協力者が必要になるので、当日だけ協力者を得られるなら幹事は3~5人程度で十分だと思います。
「調整さん」で同窓会の参加人数を確定させる
目的
参加人数を確定させて当日の参加人数の変動を抑えキャンセル費用を0にするため
行っておくべきこと
LINEに人を集めておく
同窓会参加人数を確定させるために使用する調整さんという日程調整ツールを少し使い慣れておいてください
作業内容
「調整さん」を設定する
「調整さん」は、イベントなどの日程調整を簡単にしくれるサービスです。調整さんの設定方法はこちらの記事をご確認いただけますと幸いです！
https://chouseisan.com/l/post-132167/
また、「説明」の部分は下記をコピペしていただくことでうまくいくかと思います！
「同窓会の参加表明はこちらにフルネームの記載をお願いします！ 入力例）山田 太郎 注1）参加する場合のみフルネームを入力し「◯」のみ選択してください。 注2）姓と名の間は”半角空白”を入力」
LINEを主としてInstagramにも調整さんのリンクを投げる
参加する方、参加するか迷っている方に対して積極的に”何度も何度も”参加を促す
注意点
参加人数を確定させる方法として「LINEでアンケートをとる」方法や「LINEのノート機能でスタンプを集める」方法がございます。しかし、私は実体験から調整さんの使用を勧めします。なぜなら、同窓会を開催するにあたって、ドタキャンした人を特定するためや名札を作るために参加者全員のフルネームを集める必要があるためです。後からGoogleフォームなどを用いてフルネームを集めるのであれば初めから調整さんを使用する方が手間が減ります！
必ず参加を決めるための期間を置いて期限を設けましょう。
例えば「8月末までで参加の表明を締め切ります。」と言ってしまって（実際は同窓会開催日の1週間前まで参加表明OKだとしても。）期限を設けます。
補足
最初は全くと言っていいほど、誰も参加表明のスタンプを押さないでしょう。
そればかりか、Instagramの仮投票で「参加する」に投票していた人もスタンプを押さないと思います。
当たり前です。
例えば、参加人数10人で誰も友達が参加しないとわかった同窓会に誰が行きたいと思いますか？
もちろん、思いません。
これは私たちの失敗体験でもある公式LINEを使用した場合も同様の現象がおきました。
公式LINEでお互いに誰が参加するかわからない状態で参加投票をとった場合、「参加が結構集まっています。」という嘘をつくことで、参加人数は集まります。
しかし、グループラインではお互いが参加するかどうかが可視化されてしまうため、仕方ないのです。参加者が集まらない時の対処法の2つを下記に記載します。
【参加者が集まらない時の対処法】
個別で呼びかけ
グループLINEのメンバーなどから、個別LINEを追加してメッセージを送っていきましょう。
幹事が複数人いるなら、呼びかける人を分けても良いでしょう。
実際個別でLINEをしてみると参加するに投票してくれる人ばかりです。
一方、初めの段階で友達が来るのかわからないのに、参加に投票したくないと言う方もいらっしゃいます。
この場合は、期限の最終日に参加する投票を取り止めても良いから、一旦参加することにしてほしいと伝えて、架空の参加人数を増やしていきます。
これを全員にすると、〇〇が来るなら私も行くが伝染して、最終日になっても投票を取り止めにくくなります。
残り日数のカウントダウン
LINEで投票の呼びかけにおいて、人は一度で動きません。ブロックされるのを恐れず毎日「投票終了まで残り◯日」を送り続けましょう。
これは、同窓会以外のイベント運営でも当てはまることですが、人は一回言われた程度では動きません。LINEなら、そもそも既読していない人すら出てきます。
最後に、もう一つだけ参加者を集めるのに効果抜群な方法は、下記の内容の文章を送ることです。
「実は会場のキャパ的に最低110人集まらないと開催できないです... 言い換えると、開催する＝人は集まってて、周りの人も来ている状態です！ せっかく会場抑えてくれてるので、挑戦だけはしたい気持ちなので、もし嫌じゃければ周りの人も巻き込んでもらえると超嬉しいです！」
ポイントは、「開催する＝人は集まってて、周りの人も来ている状態」を伝えることです。
あなただけ参加するなんてことはないということを伝えてあげると参加者があるまることが多いです！
同窓会当日のための準備（前年12月まで）
同窓会当日に使う名札を作成する
目的
名前を思い出せないで気まずい状況をなくすため
名前を忘れている人とも積極的に話せるようになるため
当日友達に話しかけるハードルを下げるため
行っておくべきこと
首にかける名札入れを購入してください。私がAmazonと楽天やその他ECサイトを探しまくった結果下記の商品が最もコスパの良い商品でしので、こちらをご購入されることをお勧めします！簡単に破れない、予備までしっかりと入っていることがお勧めポイントです！
作業内容
調整さんで集めた参加者リストを「出欠表をダウンロードする」からダウンロードします。
次に集めたフルネームを紙に印刷して名札を作成していきます。下記に名札を作成する際に用いるエクセルテンプレートファイルを添付するので、ぜひ、こちらをご利用ください。
pdfにしてからスマホなどに送信し、コンビニなどでA3用紙でダウンロードすることで印刷することが可能です。
印刷した名前が書かれた紙を購入した名札入れに入れていきます。
これで名札作成は完了です。
注意点 or 補足
名札入れは安いもの（特にAmazonの中華商品）だと不良品も以上に多い上に当日すぐに破けて使い捨てとしても機能しないほど脆いものがあります。そのため、安すぎる商品の購入は避けた方が良いと思います。同窓会が終わればメルカリなどで売ることも可能ですので！
当日流れを決めて事前にLINEのノートに記載するか画像（アルバム）で送る
目的
下記の理由で当日の流れは事前に全員に周知しておきましょう。
当日の一連の動きがよりスムーズになる
参加者が手伝ってくれる
参加者の不安をなくす（同窓会を想像させる）
行っておくべきこと
特になし
作業内容
全体周知する内容の下記の９点についての説明文を作る。
当日のスケジュール
入場の流れ
参加費の支払いについて
服装について
当日の飲食について
撮影した写真の取り扱いについて
飲酒について
故意的な破損行為について
参加辞退のキャンセル費用について
補足
同窓会の詳細をメッセージで送ることは懸命ではないと思っています。私たちは、読むストレスがかかりにくいように画像でお送りするようにしました。
LINEで同窓会に関する重要な情報を送る際は、通常のメッセージだけでなくノート機能やアルバム機能を使用するようにして後からグループに入った人でも確認できるようにしてください。
下記に私たちが同窓会で使用した資料を添付しますので、ぜひ編集してご使用してみても良いかもしれません！
同窓会の司会進行の文章を考える
目的
参加者に最大限楽しんでもらうため
アドリブで失言をしてしまわないため
行っておくべきこと
後述する「例文」をご確認ください。
作業内容
必要であれば、「例文」例文をアレンジしてください。
同窓会のレクリエーションの内容と景品を決定する
目的
思い出に残る同窓会にするため
話のきっかけを作るため
ドタキャン用に多めに集めた参加費を参加者に還元するため
行っておくべきこと
景品の予算感を参加費から算出しておく
作業内容
後述する具体例を参考にレクリエーションの内容とその景品を考える
注意点 or 補足
私自身が気をつけたことになりますが「誰かが不快な思いをしないか」について徹底して考えました。例えば、クイズとして「山田くんが通っている大学は？」のようなどこかで劣等感を抱く人がいそうな内容は絶対に避けるようにしておりました。
その他の決定事項
会場に聞く必要があること
ハンガーラックは人数分ありますか？
当日参加費を集金するための机などはありますか？
音楽を流すためには何か必要な器具はありますか？
飲食物はどのようなものがご提供されますか？
未成年飲酒防止の対策についてどのような姿勢ですか？
幹事・参加者はそれぞれ何時から会場に入れますか？
（もしも忙しくて幹事が飲食できない想定の場合）幹事は参加費を支払う必要がありますか？
同窓会で流す音楽
当日音楽を流せる場合は懐メロのプレイリストなどを作成しておきましょう！
当日スクリーンがある場合のスクリーンに移す内容
当日スクリーンを使える場合はスクリーンに常時流しておく画像やムービーを作成しておきましょう！
同窓会運営よくある質問
同窓会の幹事の利益について
もちろん利益を出すかどうかは自由です！
実際幹事をすると、人によっては膨大な時間を取られたりします。
そのため、個人的には利益を出しても良いのではないかと思います。
一方で、幹事をしていて節々と感じましたが、幹事が利益を出しているかどうかは参加者は結構見ています。
同時に、幹事をするにあたって、膨大な作業時間が発生することを参加者は想像されていないことが多いと感じます。
それらを踏まえて、他の幹事から不満が出ない程度には利益を出すことを個人的にはお勧めします。
参考程度にですが、私は幹事メンバーの参加費は無料にし、その上で気持ち程度だけ上乗せで利益分を渡しました。
と言うのも、ドタキャンが2,3人しかおらず、その方々からはしっかりキャンセル料をいただけたので利益が出たからです。
同窓会の二次会について
前提として、（成人式が一次会ではなく、）初めの同窓会を一次会としています。
2次会について考えておきたいことは3点あります
1点目は、同窓会の予約日です。二次会を考えられている場合は、2ヶ月前あたりから予約した方が良いと思います。周辺学校も同窓会を同日に開催している可能性が十分にあるため既にに予約がいっぱいで予約できないことが多くあるためです。
2点目は、二次会の価格についてです。ここでお伝えしたいのは「二次会の会場には価格の交渉をしましょう」と言うことです。参加人数が多くて大宴会場などを予約する場合は、既に宴会プランが組まれており、価格の交渉ができないかと思います。
一方で、居酒屋などを貸切する場合は、価格交渉が通ることが多いです。
例えば食べ飲み放題3時間で4,500円を、食べ物を少し絞ることで3,000円にできたりします。食べ物や飲み物を絞り込むことで用意されるプランではない特別プランで価格を抑えることができることがありますので、ぜひ、交渉してみてください。
3点目は、参加費の集め方についてです。フリーにすると1次会からどれだけの人が2次会に流れるかを予測するのはほぼ不可能です。そのため、多くの参加者集めたいなら事前決済でドタキャンされないようにすることをお勧めします。反対に、部活やクラスなど仲の良い人だけで行う場合は、信頼できるのであれば当日決済にしても良いかもしれません。
同窓会で先生からは参加費をもらいますか？
直球な表現ですが、結論から言うと「幹事は先生に参加費は必要ない」と伝えるが「先生は参加費かお祝い金を持ってくる」ことが原則のようです。詳細を説明すると「先生からは参加費をもらわない」ことが基本です。
先生は招待されている立場であるためです。
しかし、先生も何も持たずに参加すると言うのは、あまり気が進むことではないかと思います。そのため、参加費やお祝い金など何かしらお持ちいただけることが多いです。
明確な答えはありません。
同窓会での飲酒について
飲酒については法的な部分がわかりかねるため、明確なお答えができません。
そのため、私たちの同窓会を一例としてあげます。
私たちの同窓会は、入場の際に20歳を超えているかどうかを参加者に聞き、超えている場合人にのみ腕にリボンを巻いており、会場のスタッフ様は腕に巻いたリボンの有無を見てアルコールの提供の可否を判断しておりました。
「会場で年齢確認は行いませんので、あくまで自己責任で飲酒をお願いします。」というスタンスをとっておりました。
もちろん、会場によって扱いは異なるかと思いますので、会場に問い合わせてみてください。
カメラマンは必要ですか？同窓会のカメラマンの手配
同窓会を終えてみての本音ですと80人以上参加するなら「カメラマンは必要」が結論です。
同窓会をする前は、「スマホカメラで十分ではないか？」「各自写真を撮るだろう…」と思っておりました。
しかし、同窓会では緊張もあってか写真を撮る人は1人もおらず、幹事・参加者共に撮る余裕もありませんでした。
思い出として写真がなくても良いなら問題ないと思いますが、「写真を撮ってくる人」「画質」と言う２点においてカメラマンを手配して良かったと思いました。
カメラマンを手配する方法は大きく分けて2つです。
知り合いのカメラマンさんに頼む
中学や高校の時にお世話になっていたカメラマンさんなどに頼む方法です。
先生や参加者にカメラマンさんに連絡が取れる人がいれば、そこから連絡してみてください。
費用は相談の上決めることになるかと思いますが、おそらく割引などはなく正規の値段になるかと思います。
顔見知りであれば、緊張せずに依頼できるのでこの選択肢を選べるのであればおおすすめです！
クラウドソーシングサービスを利用する
具体的なサービスは、「ランサーズ」「クラウドワークス」「ココなら」「ふぉとる」などです。
正直、クラウドソーシングサービスでカメラマンを手配するのはビジネス的な知見（外注経験）がないと少し難易度は高いです。
費用感は大体「2~5万円/2時間」ほどです。
全く知らない人に依頼することになるので、密で丁寧なコミュニケーションが必要です。
下記、他の同窓会の例と私たちの同窓会の例です！
他の同窓会の例
知っている立食の同窓会を2つ例に挙げると、いずれもカメラマンさんをご用意しておりました。
両者とも、中学時代に学校行事などで写真を撮ってくださっていたカメラマンさんにコンタクトを取り依頼されておられます！
私たちの同窓会の例
私たちの同窓会では、どちらかと言うと前者（知り合いのカメラマンさんに頼む）の方法ですが、少し特殊な方法でカメラマン様を手配しました。
具体的には、大変僭越ではございますが、スポンサーとして「総フォロワー7万人以上のプロカメラマン兼インフルエンサーのRinaty様」に依頼させていただきました。
私が、参加費を極力抑えるために簡単なスポンサー営業をしており、その中で大変大変ありがたいことにRinaty様にご協力いただけることになったと言う経緯です。
もしも、お知り合いのカメラマン様がいらっしゃらなければ、クラウドソーシングサービ（ランサーズ、クラウドワークス、ココなら、ふぉとる など）を利用することになるかと思います。
少し調べてみてどうしても難しければ、下記いずれかにご連絡ください。
もしかするとお力になれるかもしれません！
Twitter（X)
Instagram
同窓会当日の運営をスムーズに進めるために意識すること
当日スムーズに進めるために意識することはありますかスムーズに進めるには大きく分けて2つの下準備が必要です。
1つ目は、5分単位でしっかり当日の動きをスケジューリングして幹事全員で認識をそろえておくこと。
2つ目は、前日までに参加者に”入念に”当日の動きを2.3回お伝えしておくことです。
同窓会にスポンサーを付け参加費を抑えるには？
同窓会全体の費用を抑えるための方法の一つとしてスポンサーをつけて余剰資金を増やす方法があります。
スポンサー… 主にイベントや団体、個人などに資金や物品を提供し、その活動を支援する企業や個人のことである。 スポンサーは、対象となる活動や団体の運営費用や設備投資などを負担し、その見返りとして広告や宣伝効果を期待することが一般的である。
今回、私たちの同窓会でもスポンサーになっていただくことによって、通常2~5万円するカメラマン様の手配料を0円になりました。
大変ご無理を言ってご協力してくださったカメラマン様をご紹介させてください！
【Rinaty様のご紹介】
✅セルフポートレート写真家
✅総フォロワー数7.5万人以上のインフルエンサー
✅専門学校 写真学科 講師
✅NHK Eテレ「沼にハマってきいてみた」、フジテレビ 「めざまし8」出演
✅日本最大の写真投稿サイト 東京カメラ部10選2022
【SNSはこちら👇】
Instagram:https://www.instagram.com/rina_k_photo/
Twitter（X）:https://twitter.com/rina_k_photo
TikTok :https://www.tiktok.com/@rinaty_selfportrait
Facebook:https://www.facebook.com/rinakawai.photo
私たちの同窓会ではスポンサーはカメラマン様のみでしたが、他にも依頼を試しました。
その感触として、スポンサーの対象になる得るのは「開催する中学校の最寄りの飲食店（個人店）」のみではないかと思います。（私の技量がないだけですが…）
もし、ご興味がございましたら、認知拡大などのメリットを提供して飲食店で使える割引クーポンなどをもらってみてはいかがでしょうか？
同窓会を終えての感想
ここまで長々と情報を詰め込みましたが、最後に同窓会を終えてみての感想を書きます！
結論から言うと、同窓会は想像以上に楽しかったです！！！
3年おきくらいしたいレベル感ですwww
一方で幹事は奉仕の精神がある人がしないと結構しんどいです…笑
もう一度幹事をやりたいかと言われると「ギリギリやりたい？？」かなって印象です！
大変大変ありがたいことに、同窓会が終わった直後から後3日ほどで40人前後の参加者からお礼のメッセージをいただきました！
先生方からも本当に嬉しいお言葉をいただけて、頑張って良かったね！と今回の同窓会の幹事で集まった時に話しておりました。
一方で、みなさんご経験があるかと思いますが、2,3人のLINEグループだと積極的に話す人でも5人とかになると、人任せになって誰も何もしないなんてことが起こります。
おそらく内の1人は「積極的に動く人」がいると思いますが、と言うかこの記事を読んでいる人がその人だと思いますが、1人で抱え込むと結構しんどいです！
私の失敗経験でもありますが、途中から幹事にも幹事以外にもかなり相談するようになってから一気にことが進展しました。
人によっては楽しいことではないと思いますが、頑張ってください！
P.S.1 ご参加くださった方々、ご協力くださった方々へ、改めて本当にありがとうございました。
P.S.2 私たちが行った同窓会の収支表を以下に添付します。
収支表
収入
支出
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