スクラム採用に必須の「面接官の増やし方」
どうも、ユニラボのホッピーおじさんこと、かどまいです。(人事です)久々のnoteです。アウトプットするのサボりがちなので、Advent Calendarみたいな、機会ってとてもありがたいです。今年はスクラム採用 Advent Calendar 2019に参加させて頂いております！
読んでもらいたい方
・面接官不足で、ひたすら面接に明け暮れている人事さん
・現場をもっと採用に巻き込みたいと思っている人事さん
・面接官との目線が合わず、うまく権限移譲できていない人事さん
・実はちょっと面接官やってみたい、現場の方
今回は面接官育成の部分にのみフォーカスして書くので、そもそもスクラム採用って何それおいしいの？という方は、まずこのへんの記事をご覧ください。
現場社員を巻き込む「スクラム採用」
弊社では、今年からスクラム採用を始めました。当時ぼっち人事だったこともあり、2019年の採用目標的に本格的に現場の力を借りないときついな、と感じていたのでスクラム採用のコンセプトにのっかることにしました。
とはいえ、現場社員も自分の業務でカツカツなので、まずは面接からお手伝いしてもらい、候補者を肌で感じてもらうことにしました。
2018年12月の状況
当時、社員の数は20名、まだ面接官は5名のみでした。その人数で月70件くらいの面接をまわしていましたが、以下のような問題が起きていました。
・選考ごとの役割が曖昧
・面接官がそれぞれ何を話しているかわからず、情報が不足する／質問が重複する
・見極めが"なんとなく"になってしまい、評価にブレがある
・面接官の身嗜みが悪い(泣)
・面接量に偏りがあり、負荷がかかっている
そんな状況から脱するべく、面接官を増やすプロジェクトが始まりました。
そして、このプロジェクトがうまくいき、現在社員数36名のうち、面接官は18名まで増えました。ぴったり半分の人がカジュアル面談、および一次面接ができる状態になっています。
また、各職種ごとに満遍なく面接官を置くことができているので、誰か1人に面接が偏ることなったのと、人事が面接にほとんど入らなくても、よい状況になりました。
面接官の育て方
現場の面接官を増やしたい、と考えている人事さんは多いと思うのですが、どこから手をつけていいのやら、、、というのが本音だと思います。(私もそうでした)ユニラボでは、4つのSTEPをふみました。
面接官を育てる4STEP
1.会社資料作成編
2.研修編
3.OJT編
4.独り立ち編
1.会社資料編
おいおいまじか。と思うかもしれませんが、当時採用向けの会社概要資料が存在しませんでした(笑)会社資料って勝手にできるわけではないんですよね。当たり前なんですけど。
面接官がよりうまく会社のことを語るための準備として、まず初めに外部向けの会社概要資料を作りました。できた資料はエージェントさんに配りまくりました。
2.研修編
資料が完成してからは、研修の設計を始めました。テーマとしては「一次面接からユニラボのファンにさせられるかどうか」です。
ファンになってもらうにはどうしたらいいのか？一次面接官の役割とは何か？を整理して50枚ほどの資料が完成しました。今回は一部を公開したいと思います。
研修資料の目次
◆研修の目的
◆面接官心得
◆面接官マナー
◆会社の基本情報
◆見極めとは
◆アトラクトとは
◆面接と面談の違い
◆面接のモデルケース
・面接前に見返すシート
・質問集
◆ワークショップ
◆最後に
ユニラボは私服勤務のため、面接官に任せてしまっていたのですが、やばい服装の人がちらほらおり(やばいの詳細は割愛しますw)、個別指導を入れました。
また、研修が始まったタイミングから、夏の面接の場合だけ「はだし」と「半ズボン」を禁止しました(笑)当初想定していなかったのですが、無駄な失点を無くしていくことも大事だと思っています。
今回は載せませんでしたが、見極めとアトラクトに関してのスライドが10枚ほどあり、人事責任者直伝のアドバイスが載っていたりします。また、一次面接の評価項目については、とても重要なので初期段階のすり合わせはかなりしっかりと実施をしています。
3.OJT編
研修終了後、次に大事になってくるのがOJTです。ユニラボの面接は基本的に面接官は1名のみで担当しますが、OJT期間は面接経験10回以上かつ二次面接に人をあげたことのあるメンバーと2名一緒に面接に入ってもらい、しばらく伴走するようにしています。
その上で
・会社の情報を適切に伝えられているかどうか
・何の質問をして、どのポイントを見ているか
・評価がずれていないかどうか(厳しすぎないか、甘すぎないか)
などをすり合わせしてもらっています。(人事も何度かすり合わせに入ります)
4.独り立ち編
OJTが終わると、いよいよ面接官として独り立ちです！とはいえ、採用候補者のより具体的な採用進捗を追うために、HERP ATSで常に情報を共有しています。
採用候補者さんごとに良いところも、志望状況も違うため、こまめに情報共有していくことが、面接官が育っていく一番のポイントだと思います。独り立ちした後も、二次面接(部長)からのコメントや、最終面接結果をふまえて、細かくPDCAを回し続けていっています。
最近だと、正社員の面接官slackで、見るポイントの共有や、最近困っていることの質問などが飛び交っています。人事としては、面接官に対しての候補者さんからのポジティブなフィードバックや、個人的によいと思ったこともなど、こまめにそこで共有するようにしています。
最後に、面接体験向上のために
Candidate Experienceという言葉が最近出てきているように、企業が候補者を選ぶ時代から、候補者が企業を選ぶ時代になってきていると感じます。会社自体を良くすると同時に、面接官がそれを適切に伝えることの重要性は非常に高いなと改めて思っています。
スクラム採用に取り組んでいる会社さんで「面接官育成につまづいている…」というお話を聞くことが多かったので、今回このようにまとめてみました。とはいえ、そんなにすぐうまくいったわけでもないので(笑)よりリアルなお話が聞きたい方はぜひランチや、飲みなどでお話できればと思っています〜！
最後に、面接官研修の最終スライドをご紹介して、終わりたいと思います。
これからも良いCandidate Experienceを作っていけるよう、全社でがんばっていきます。今年もあと少し。がんばりきって美味しいお酒を飲みましょう〜！
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