100人規模のオンライン学科コンパを開催するまで

1. はじめに

私の所属する学科では毎年縦断コンパなるものが開催されており、教職員から大学2年生まで、幅広い年代の学科生や卒業生が一堂に会するコンパが年末年始に予定されていました。

しかし今年はコロナの影響もありオフラインで100人規模の人間が集まることなどもってのほか。それならばオンラインで開催しよう！ということが、今回のオンライン縦断コンパの開催につながりました。

この記事では、私たちがオンラインコンパの開催にいきつくまでに、どんな道筋をたどって、どんな知見を得たかを共有したいと思っています。

対象読者
・大人数コンパのパ長になったが、何から始めればいいかわからない人
・今度オンラインコンパをするが、はまりポイントとかを知っておきたい人

2. 会場（サービス）の選定

オンラインコンパを開催するにあたって、最初に考えたのが使用するサービスです。
大学のオンライン授業ではzoomを使用していますが、コンパは授業と違い大人数が自由な場所ですきな人と話せることが必要であり、zoomではないほかのオンライン通話サービスを調べることにしました。

参加者が能動的に動ける通話サービスとしては、SpacialChat や Gather Town の名が挙がり、今までに使用した経験や料金体系などから、今回のコンパではGather Town を使用することに決めました。

実際のGather Town の作成・運用に関しては、こちらの記事で詳細に説明しています。

Gather Town の使用感としては、100人規模のコンパの使用に十分耐えるものであって、また機会があれば使いたいという感じです。

3. 告知と参加者の募集

会場が決まったら次は告知と参加者の募集です。
今回のコンパでは、開催希望日時の収集と参加者の募集をするためにグーグルフォームを使いました。グーグルフォームは回答内容をそのままスプシで管理できるので使い勝手が良いです。

グーグルフォームの内容はいたって簡単で、
1. 参加者氏名
2. 所属
3. 開催希望日時
4. 開催希望時刻
5. その他
と最低限の情報だけ集めることにし、回答内容は非公開設定にしました。

グーグルフォームは2段階で期限を決めておき、1段階目の期限でそれまでに集まっていたデータをもとに開催日時を確定させ、グーグルフォームの選択肢を1つだけにすることでその後は参加フォームに流用。2段階目の期限まで参加受け付けをする、という運用をしました。

この方法は、希望調査を出した人が改めてフォームを出さなくていいという利点があるものの、開催日程の確定時に、以前フォームをだした人はすでに参加登録されている旨の連絡を周知することが大事です。
今回のコンパでは、参加対象が広範にわたっており、この連絡を周知させることができてなかったという反省があります。

また、参加フォームに関しても改善点があり、同じ人が複数回登録することや、他人の参加状況を見たかったという意見がありました。

同じ人の複数回登録はおそらく完全に防ぐことは難しく、今回も結果的には手動で対応していました。
参加者一覧を名前ソートすると簡単に見つかるのでそこまで手間ではないのですが、解答をメアドと紐づけることで少しは多重登録を減らせたのではないかと思っています。それでも同じ人が違うメアドで登録してくる可能性は消せませんが…。また、今回のコンパでは参加者すべてが共通の大学メアドを持っているとは限らなかったので、メアド自体でのフィルターはかけていませんでした。

他人の参加状況を確認したかった、という意見は主に卒業生から頂いており、現役生は行けば知り合いが誰かいるけど、卒業生は参加しても知り合いがいない可能性があるので確認したい、という点で確かに需要があると思いました。
フォームの公開範囲と応募者のフィルタリングと収集した情報の公開範囲、いろいろ気にするべきことはありますが、最適設定を各自で見つけられればと思います。

4. コンパのコンテンツ

せっかくコンパを開くなら、みんなでおしゃべりをするだけではなく、何かレクを開催しようという話がパ長の中で上がり、軽いノリでクイズ大会を開くことになりました。

クイズ大会を開くまでの経緯やその実装については、こちらの記事に詳細が書かれていますので、ぜひご覧ください。

クイズ大会の運営（司会）はなかなか難しいものがあり、参加者からの一切のレスポンスがないまま司会だけが全員に話しかけ続けて、「空気を読んで」進行する必要がありました。
また、オンライン通話サービスの定めとして、天の声（司会）が降ってくると、少人数グループでの会話が強制的にかき消されてしまうので、発言量にも気を付けるようにしていました。

先ほど参加者からのレスポンスはないと書きましたが、これは多少の語弊がありまして、音声的なレスポンスはないのですが、チャットでのレスポンスは存在し、参加者が楽しんでる様子を感じられたのはよかったです。

クイズ大会終了後は部屋を変えてご歓談タイムとし、Gather Townの設定時間が許す限りは会場を解放しておきました。
全体としては終了時間を定めておき、時間になったら一度終了宣言をしました。残っていたい人はあと4時間ぐらいならご自由にどうぞ、という形式をとったところ、実際に終了時間を超えても残っている人が多く、こうした形式をとってよかったなと思いました。

5. 最後に

今回、学科のオンラインコンパという一大イベントの運営を主導することになりましたが、クイズ大会を楽しかったと言ってくれた人や、最後まで残って友達と話してた人を見ると、オンラインでも開催してよかったと強く思いました。
オンラインならでは難しさもありましたが、オンラインならではの強みを生かしたコンパをこれからも続けていければとおもいます。

今回の企画はOBであり教員である川原圭博教授（リンクは研究室）の支援をいただいて実現できました。この場を借りてお礼を申し上げます。ありがとうございました。