稟議システムはもしかしたら最先端の仕組みかもしれない？

稟議とクラウドファンディングは似ている

この記事を読んで承認作業の見方をちょっと変えるだけで、仕事に対して明るく前向きになれます。そのちょっと変えるというのは承認するときに、「承認」ではなく「応援」と読み替えるのです。

これを思いついたきっかけは、
「稟議システムとクラウドファンディングは似ているのではないか？」
と思ったからです。

私は情報システム部員なので
「もっと稟議システムを今風に新しくできない？」
という話をいただくことが多いです。

でも情報システム部員ならわかると思います。
そもそも稟議システムに対応するような今風のサービスはないのです。

• 意思判断の遅さ

• 責任のあいまいさ

が稟議の仕組みの問題として指摘されています。
複数の人から承認をとらないという仕組み自体が古いのです。
そのため今風な機能があるサービスはほとんどありません。

そんなときに目に止まったのがクラウドファンディングです。
「あっ、クラウドファンディングって承認システムと似ている」
とそのとき思いました。
半信半疑の人が多いと思いますので、似ている理由を書いていきます。

稟議システムがクラウドファンディングに似ている理由

稟議システムは、会社で決済権すなわち会社のお金を使える人が承認して、お金を出すというものです。
稟議システムで何人も承認するということは、見方を変えると一人でなく何人もが集まってお金をだしていることになります。

少しクラウドファンディングに近づいてきましたね。

稟議システムの承認者の中には、決済に関係ない人も含まれています。
その人の役割はなんでしょうか？
それは、反対ではないで協力しますよという意思表示です。

クラウドファンディングにもそのような方がいます。
出資のリターンは、お礼のメッセージだけということも多いです。
出資者はプロジェクトに対して、応援したいし協力したいのです。

利益を得るために承認する人もいますし、協力したくて承認する人もいます。ますますクラウドファンディングと似てきましたね。

過去を見るか、将来を見るか。

承認システムは少しネガティブなイメージがあります。
ですが、クラウドファンディングはポジティブなイメージがあります。

いったいその差はどこから生まれてくるのでしょうか？
それは過去を見るか将来を見るかです。

稟議では申請に間違いがないかを審査する意味合いが強いです。
・予算を使うのに妥当な申請かどうか？
・将来の効果は本当に得られるのか？
稟議の承認者の役割は、稟議を承認した時点で完了です。

いっぽうクラウドファンディングはどうでしょうか？
未来に実現したいことに対して、お金で応援したりその他の面で協力したいという人が支援します。
出資したタイミングがスタートなのです。

構造が同じ仕組みでも、過去を見るか将来を見るかの視点が違うことがわかります。

失敗したときの違い

稟議で営業のシステムを構築する一億円の申請が承認されたとします。
開発がうまくいかなく、追加費用が必要となったとします。
その時いったい何がおきるでしょうか？

稟議の申請者は、承認者から質問されます。
見積もりが甘いのではないか？しっかり考えて計画をたてたのかと。
承認者もその上の人から責められます。
しっかり審査したのかと。いったい誰が承認したんだと。

稟議は過去をみます。
ですので、稟議を承認した時点と今で差異がでた場合は、過去の行為に対して責任が発生します。

クラウドファンディング的な考え方でしたら、どうなるのでしょうか？
承認者は自分をサポートしてくれる人のリストです。
IT部門の人が承認していたら、開発サポートをしてくれるかもしれません。
予算を持っていない営業の事務員の方の承認でも、うまくいくまで運用業務でのりきってくれるかもしれません。

クラウドファンディングは未来をみます。
ですので信念がずれない限り、将来に対してサポートしてくれます。

まとめ

稟議システムも見方を変えれば最先端の考え方のシステムということがわかります。とはいっても、他の人に対して考え方を変えるようにいうのは難しいです。

まず自分から「応援」と思って承認するようにしましょう。
ときどきうまくいっているかどうか、見守るかたちで状況確認します。
困っていそうなことがあったら、何か手伝うことができないか考えて協力を申し出ます。

成功や失敗することも含めて応援することは楽しいです。