kintoneで架空の団員名簿を作ってみる
こんにちは。こんばんは。
なにか気の利いた記事でも書きたかったのですが、もうどうしようもワンオペで。
そんなこんなで、楽団運営とかに使えるかもしれないkintoneアプリでも作ってみるかと思って、団員名簿アプリを作ってみました。
ただアプリを作って見るだけ。とくにすごいことはありません。
団員名簿の管理
団員の個人情報を扱うというわけで、厳重に管理しないといけないと思います。
一般的にはどうやって管理してるんでしょうか。
紙で管理すると、緊急連絡先がすぐ分からない！！！ってなってなんか困ったりする未来も見えます🤔
団費で色々まかなうしかないアマチュア楽団だとGoogleスプレッドシート（無料アカウント）使っちゃうところとか多いんじゃないでしょうか👀？しらんけど。
Googleスプレッドシートで管理すると
編集権限ある人が誤ってリンク知ってる人に公開しちゃうことありますよね？オーナーじゃなくても、編集権限があれば「リンクを知っている全員」設定ができちゃうんですよね・・・危険。
あとは・・・管理しているアカウントがGoogleさんからBanなんてされたらファイル全部飛んじゃいますよね🥺なんだか一抹の不安を抱えながら楽団運営をしなくてはいけませんね🥺
kintone良いんじゃない？
心のなかでは、kintoneいいんじゃないか？と思っている。チーム応援ライセンス申し込めば年間900ユーザーで9,900円だし。実際安い。ただ、使い方とか知ってる人がやらないと絶対ダメ。私しか触れない自信があるし、教える必要も出てくる。でも kintone はしっかりめにデータを管理する時には良いと思うんだよねぇ。
だって、スプレッドシートやExcelみたいに、入力＝表示みたいなUIではないから、誤って書き換えられるみたいなことはおそらくないし、権限もちゃんと組織作れば一括管理できるし。小さく始めていくのにも良い感じだと思っている～。
GAS 書く必要はあるけど、Googleフォームからの投稿もできる。入団届フォームからの追加や、紙での提出（手入力）どちらにもいい感じに対応できそうだし、入団届受取から入団完了までのプロセス管理だってできる。
社員名簿を流用して作ってみる
というわけで、前置きが長くなったけど、アプリストアの「社員名簿」を流用して団員名簿アプリを作ってみようと思う。
なんとかしてこの画面にきて、「このアプリを追加」をクリックだ。
団員名簿っぽく書き換えていく
アプリ名前、フィールド名、全体的に団員名簿っぽく書き換えよう。
社員番号は団員番号？うーん、なんとなく団費の管理に使えるかもしれないから名前を変えて残しておく？
社員番号フィールド
「重複を禁止する」にチェックを入れておこう
全体的に書き換えてみる
妄想だけど、こんな形で良い気がする。休団とかになったら、休団情報アプリから紐づいた情報を取ってきたら下の方にいつまで休団とか取ってくるような感じ。
プロセス管理でいいやんとか、ルックアップで取ってこようとかあるけど、とりあえずこんな感じで。
必要な一覧を作る
セクションごとに並べたり、Discord上のロールで並べたり、色々できる👀
承認経路とか
色んなやり方があると思う。
コメントで承認
コメントで承認しても良いとおもう。
プロセス管理
もちろん、プロセス管理をつかってもいいと思う。
注意点
けど、ステータスの二重管理はしちゃダメだと思う。
まとめ
こんな感じで無料のGoogleスプレッドシートで管理するより安全に管理することができると思う。そう思って作ってみただけで、めちゃめちゃやりたいとかまでは思ってないけど。
タスクとかも登録しておけるし、添付ファイルも付けられるし、いろいろできるのでやってみたい感はある。見学者管理だったり、Discordのチャンネル管理だったり、アンケートの結果を置いておいたり、マニュアルを置いておいたり、他にも色んな申込みとかそういうのでは使えそうかもしれない。