大学人向けオンラインワークショップ用サブシステムの設計と運用

jun

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こんにちは。お疲れ様です。
xR×物理実験のScientist Relationsとしてのお仕事番外編のレポートになります。
10/3,9と某大学のイベントの運営アドバイザーを担当しました。
「どうやって開催に必要なコミュニケーションを構築しよう」がポイントの記事になります。具体的には、「参加者としてその場にいる時に何があれば安心かな？また講演者としては？」を当事者の方々の現在地の半歩先くらいの技術から持ってくるようなイメージです。この記事を通じて、知的交流を促す場を設計する際の指針が学術の場に広く知られる事を公開の目的としています（担当部署から公開の承認を得ている範囲です）。困っている方が居たら、ぜひ共有してみて下さい。
　重要なことは、オンライン化によって失われるオフラインイベントの良さ・便利さの何をデジタルツールで補完して目的の達成に活かすかという事です。

開催スタイルと、前提となる参加者像

今回、フォーラムの日程が二日間あり、参加者側のインプットとなるセミナーパートと、ディスカッションとアウトプットを主とするワークショップパートがありました。そのため、運営のスタイルは二日間でがらっと異なりました。

<１日目：セミナーパート>
①セミナー講師（複数名）によるメイントピック紹介
②質疑タイム
③講師による各プロジェクトについての事例紹介（複数名）
④再び質疑タイム
⑤まとめ・おわり

<２日目：ワークショップパート>
①あいさつ
②10グループに分かれてテーマに沿った発表作り
③全グループの発表タイム
④講師からの講評
⑤全体質疑・ディスカッション
⑥閉会。情報交換会へ。

参加者像は、
イベント運営
＋教授陣（授業では何かオンライン講義ツールを利用）
＋研究支援の実務者（参加は応募制でリテラシー不明）
＋オブザーバー（シニア多め）
になります。

・両日の参加者が私の普段開催するコミュニティイベントよりも多い（100人から200人を想定）
・講師陣が全国各地から講演
・いわゆる「なりたて研究者」は少なめで私と同年代くらい
・時間がタイトぎみ

という前提条件になります。

目的は合意形成の体験をデザインする事

　今回のフォーラムで体験すべきことは、「一日目のセミナー内容を各参加者のインプットとして踏まえたうえで、二日目のグループワークにて新たなアイデアを作ってアウトプットする」までが目標となります。
　なので参加者としては、セミナーパートが無難に聴けることと、ワークショップにて活発に意見交換できることが重要になっています。一方、運営側のゴールとしては、きちんと一連の記録全体が残る事も重要事項として挙げられました。

選定されたプラットフォーム

　一日目は参加者数が100人オーバーなので、zoomのウェビナー機能が採用されました。1.講演者のプレゼン全画面 2.登壇者名の字幕入りのwebカメラ画面 3.幕間の扉絵を繰り返しながら進行する画面展開が別の運営委託業者によって準備されました。

サブツールの選定

　今回の私のお仕事はセミナー全体をちょっとよくすることと、当日トラブルの対応をすることです。本編とは別に参加者ー運営間の円滑なコミュニケーションをするツールをいくつか選び、運用することを提案しました。

　一日目はslido(https://www.sli.do/)を使いました。これは、インスタントに質問場を作るプラットフォームです。管理者登録をして、ワンクリックでイベント用のQ&A置き場が作成できます。参加者には、①共有用URLを踏んで一撃起動、②QRコード読み込みで一撃起動（スマホ）、③トップページのイベントコード入力で移動の三通りの参加方法があり、ユーザー登録が必要ないという利点があります。入力フィールドも直感的で、チャットツールが使える方は誰でも使えると思います。
　このslidoの当日用ページを使用して、参加者になにか困った事があった際のサブシステムとして準備することにしました。zoomが万が一落ちてしまって復帰が困難だったりした際に、連絡をこちらに入れてもらえれば常時対応できます。一般的にeメールをいちいち読むよりも早く処理できる利点を活用することにしました。
　一方、本会用の質問フォームには、zoomウェビナー付属のQ&Aページを利用しました。一日目はセミナーを順番通り聴くだけの参加様式なので、質問の出方に関しては逐次的になされる事が予想されます。なんの話題に関する質問なのかも運営が判断しやすいだろうと思われますので、Q&Aも一つのスレッドがあればよいことになります。

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　二日目の運営にはさらにpetari(https://petari.work/)を利用することにしました。これはオンラインホワイトボードに分類されるサービスの中でも付箋貼りに特化したようなプラットフォームです。手元で入力した色付きの付箋を、共有されているワークスペースにペタペタ貼っていくだけの超シンプルなプラットフォームです。シンプルゆえの超軽量動作がポイントで、数十人で同時に何かをそれぞれ動かしていても気になりません。この点で、不特定多数での操作に強そうな感じがします。
　二日目については、10グループでのワークショップがあります。一旦ちりぢりに分かれて、それぞれディスカッションと意見形成を進めて、メインに最後集まって各自が発表、という進め方になっています。この後のグループ発表に対する質疑コメントという形で参加者（別グループ間）のインタラクションを設計しています。zoom付属のQ&Aを1スレッドで運用するには、どのテーマのどの発表に対する質問なのかが指定しにくく、あまりにも質問者に負担が大きいため、petariのホワイトボードを二次元的に分割しテーマごとに割り付ける事で対応します。話題を先に運営側で指定してホワイトボードに分類しておくことで、何に対する質問なのかを先に省いて参加者は質問することができます。
　関連の話題の見出しに質問の付箋が集まる事によって、似た質問をまとめやすくもなりますし、トピックのどの部分に聴衆の関心が集まるのかも客観化できそうという点で、運営側の負担も減ることを期待しています。

　ワークショップの運営上、一日目に比べてトラブルや混乱が多そうです。例えば、zoomで落ちてしまって復帰できないとか、復帰できたとしてマイクが機能しないとか、来るはずだった人が用事で来ないというリーダー側からの連絡とかが考えられます（いずれもオンラインイベント特有のものです）。そういう類の連絡と対処はslidoで受け持ちます。ある意味このために初日にもslidoを置いて、練習していたともいえます。ブレイクアウトセッション中は運営から各班の様子を把握するのにもひと手間かかるので、駆け込みコーナーはあった方が良いと思われます。

　slidoが時間軸のみの一次元的なスレッドとして使えることと対照に、petariは時間軸分からない代わりに関心ごとをx,yの二次元の空間にマッピング出来る機能と捉えています。slidoがシーケンシャルな管理とすれば、petariは意見の分布を作って共有できるという事です。それぞれの良さを活用してみようという試みになります。（いずれにせよ初の試みですので、やってみてどうなるかを確認してから進化を模索すれば良いのではないかと個人的には考えています。）
　特筆すべき点として、両方ともSNSのアカウントを不要とする点と、URLを踏むことで目的の機能に直行できる点が、現在のアカデミアのIT環境・リテラシー状況にマッチしていると考えます。マシンスペックを食わず、スマホですら動く点も素晴らしいです。

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　参考までに、なんでこういうツールを知っているかについては、渡り歩いたコミュニティでそれぞれヒントを拾ってきてアレンジをしています。大学の外にありました。

　2019年のオープンサイエンスサミット（#JOSS2019）でゆむらさんが使っていたのを東京の現地で見たのと、

2020年7月の #CMC_Meetup #17 0次会 でYamadaNoel (@YamadaNoel)さんが紹介してくれたのを取り入れました（使用法を動画内で解説されていました）。付箋ペタペタ形式はCoSTEPのサイエンスカフェで不特定多数の聴衆からの質問を吸い上げる方式だったので、もうこれはワークショップに使える事が分かっていました。


運営側の当日体制（講演者ケア）

　大学側の運営担当者さんと運営委託業者は大学内の配信用スペースに機材等を展開して一括運営しておりました（配信スペースではそれぞれが影響しあわない距離になっているらしいです）。私は自室からリモートサポートです。遠隔地の講演者同士のzoom不具合などの緊急連絡は電話連絡網にしました。最悪復帰不能ということになれば、電話口から講演してもらうというのは頭の片隅に置きます。

　私の働き方はHoloLens 2をかぶってウェブページを現実に重畳しながら状況を見ているという感じです。拡張現実でSlidoを見ながら参加者用情報を投下＋zoomのパネリストコメントを使って運営スタッフに常時連絡していました。本当は質問とかもしたかったですが、私がパネリスト席に居ると、Q&Aの質問を講演者に送信できない仕様上の問題があったので、そこは要改善でした（一人何役なのか）。不審なデバイスを装備していても眉をひそめられる事が無いのが在宅バイトの良いところですね！8月にやった↓のような感じの、大学イベント版をやっています。

事前準備で気にした事

　オンラインイベントは、当日に発生しそうな面倒事をいかにして別の日に逃がすかという設計も大事だと考えています。そこで、参加者マニュアルのチェックでは、ログインできないトラブルを防ぎうるかどうかの観点で、完全に情報を持たない前提でトレースしてみて大丈夫かどうかを調べました。
　また、初見のツールに振り回されてしまって肝心の議論を出来ないのは本末転倒なので、つまづきそうなポイントについては事前参加のマニュアルに予め記載しておき、上記ツールを実際に触れるテストページも常設しておきました。
　時々無差別にツールに入ってくるヒマなひとからの荒らし的なコメント投下もありましたので、人知れず掃除していました。

　運営側の動きに関しては、運営用マニュアルと事前リハーサルでおおよその流れが固まっていましたので、特にこの時点で考えることは無かったです。zoomのアップデートは常にチェックしていました。実際に後述の大きな変更がありましたので、アップデート済み・済んでない各場合のシミュレーションだけしていました。

やってみてどうだったか


<セミナー（3日）>
　zoomのウェビナーからslidoのリンクなどをチャット欄に投下するなどして、当日あらためてコミュニケーションツールとしてのアピールをしてみました。延べ110人分のアクセスがありました。
　接続不能などの具体的なトラブル報告は一切来ず、また、メールの方にも緊急ヘルプ要請などは無かったようです。
　セミナー中の質問はQ＆Aページに積極的に投下されていました。最初になされた質問の分量が長かったためか、後続の質問も長めのものが多かった傾向にあると感じました。
　あと、Q＆Aに観衆から届いた質問の文面は、回答を付けるまでは他の参加者から見えないらしいという事も初めて気づきました。その瞬間ごとの質問され具合（盛り上がり）の可視化という点ではzoomのQ＆Aはちょっと弱いシステムだったのですね。
（↑これはzoomの会議設置側の設定によるものかもしれません。見えるようにできる方法もあるかもとのコメントを頂きました）

<ワークショップ（9日）>
　この日はSlidoに業務連絡がいくつか届きました。ワークショップ参加者の再入場の連絡と、グループの発表中に運営への質問がそれぞれ来たので対応しました。
　ブレイクアウトルームでのグループディスカッションでは、使用ツールは各グループのリーダーさんの好きなもので扱いやすいものでやってくださいという事にしてありました。ディスカッション用にもpetariを別途専用に立てて使っているグループが3グループもあり、意外でした。このことからグループリーダーへの印象は良かったようです。他はjamboardやmiroなどが意見書き出しの場として用いられていたようでした。
　集合後の発表パートでは、質疑整理用petariが少しずつ貼られていく様子が見えました。「petariが使いにくい事が分かった」という意見も一件貼られました。アンケート結果などから、全体からの印象を認識したい項目になりました。発表タイム中の最大同時接続人数は42名（自分が見てた中では）です。その間petariの動作がカクつくなどの現象は起こっていない事を確認しました。
　想定よりは貼られる付箋が少なかったです。これは恐らく、全10チームの発表が非常に情報量が多かったため参加者は内容を追うのに必死だったからな気もしています。

<情報交換会（9日夜）>
　非常にタイムリーなzoomのアップデートが先月末になされ、ブレイクアウトルームを建てた後に参加者が自由に入室先を選べるオプションが追加されました。自由な会話を実現するためのプラットフォーム（Remo,SpatialChat,NeWork,oVice,Gatherなどなど..）を別途模索・試運転していたのですが、このzoomの更新によって情報交換会にもzoomがそのまま使えることになりました。アップデートの呼びかけだけすれば良くなったので非常にラッキーでした。
　自由参加で30名弱の参加が得られました。IT関連のconnpassイベントに比較してそれなりに多い参加率ではないかと思います。顔見知りが多いからという事情もあるのでしょうか。オフラインの現地飲み会が恋しいというコメントもあり、それはそうでしょうねという感じでした。

　私の着けていたHoloLensを気にしてくれた方が居たので、簡単に機能紹介や自己紹介などをさせてもらえました。自分が喋る準備をしていませんでしたのでビックリしました。いじってくれてありがとうございます。

<全体としてよかったと自分が思った事>
　結果論ではありますが、セミナーパートとワークショップが別の日程に分かれてしまった事は運営負荷の軽減につながりました。2月のオフライン開催の時は全部つながって、1日でやり切ってしまう日程になっていたものが中止されました。
　性質が異なる二つのイベントセクションをシームレスに網羅できるデジタルプラットフォームが現在あんまりないので（大規模な学会とかはありますが）、別日程に分かれたことによって混乱を分散することが出来、それぞれの本番で円滑な運営が出来ました。目的に合わせたツール選定もしやすいので、アドバイスのポイントを絞ることが出来ます。
　ワークショップの日の前にグループ分けとグループファシリテーターが決まっていた点は、当日の不要な譲り合いなどが生まれない仕組みになっていました。本番まで間があることによって、各グループ間の交流は課題を通じて本番前から始まっていました。
　また、配信や現場作業・マニュアル配布の実働を運営委託業者が一括でやっていたことによって、私の作業負担がなくなり、状況の想像をすることに専念できたのも良かったです。事実として一回も現場に行かずに終わったので、回線さえあればこのお手伝いをどこでも出来る事が分かりました。

<反省点>
　参加者としては2日確保しなければいけない面がネックになったり、3日に行われた内容を9日までに忘れたりする事も考えられるので、セミナー内容を踏まえる必要がある時には録画データの共有が限定的にされるとよいのかなとも思いました。
　ワークショップ終了後発表パートでのハウリングが少し目立った（多分ディスカッションパートからミュートの切り忘れが原因）ので、合流後の一斉ミュートを呼び掛けておくのが良かったなと思いました。
　質問を消化するための時間をとったりとかがもう少しできるとインタラクションをもっと楽しめたのではないかと感じますが、オンラインと違ってそもそも質問などのテキストデータが残るので、非同期のやりとりに代替して解決できる部分でもあるとおもいます。質問は場の進行と無関係（非同期）に行えることがオンラインイベントのメリットの一つです。

オンラインイベントに感じている問題点とその克服について

　一般的認識になりつつあると思いますが、オンラインイベントのみの実施で聴衆同士が工夫無しで新たに知り合う可能性は０です。運営上、発言権が一般参加者に渡らない事が多く、そのばあい名前以外の情報を得る方法がその場では存在しないことになります（zoomウェビナーに至っては他の参加者すら表示できない）。なので参加者同士が知り合うための材料を運営側も参加者側も意識的に作って行かないと、充実感の残る会というものが実現できないという認識で種々の助言を行っています。もちろん、"知識だけを望み、交流を望まない方"という層もいらっしゃるのを当然把握していますが、それぞれ会の趣旨を考えると持続的な交流の発端となりうる要素はやはりあった方が良いと考えています。

　その観点で一番先進的だと感じている例では #CMC_Meetup のFB Live! シリーズです。クローズドグループ（参加申請自体はフルオープン）を立てたうえで、その中で発動するリアルストリーミングミートアップ配信にコメントを付けあう事で、顔の見える参加者間コミュニケーションが生まれます。twitter実況とのリソース分散が発生してしまうという意味でのデメリットもあるにはありますが、コメントが動画に紐付けられるので、参加者同士のインタラクションもアーカイブされるという考え方が出来ます。StreamYardの画質が妙に良いという点も、プレゼンに凝るタイプの方にはとてもよい特徴かと思います。

　ミーティングの配信構築について、#天神放送局 の配信技術ブログはノウハウを得る上で非常におススメです。（なお今回の参加者向け配信の構成は4/14の #CMC_Meetup の機材構成に似ていると勝手に思っています。）

　次点では中央のxRコミュニティで行っている、Youtube配信＋twitter活用の形式が気楽ではあります。自分のデスクトップ画面でリアルタイムの配信を見ながら、同時にイベントハッシュタグ検索も走らせておくことで、自分の感性に似かよった人を発見することが出来ます。RTとかすると仲良くなれたりすることもあるので、イベントを一期一会にさせないという意味では機能していると思います。（さらに、Youtubeなどは巻き戻しをして2倍速で追いかけるとかも出来るので、範囲は限定的ながらも時の流れを無視する関わり方を作り出すことも出来ます。オンラインならではの利点のひとつでしょう。）ただし、職務上の規定や信条などで一切ツイッターを使えない人などは、この恩恵をまったく受けられない事になるので、SNS活用を全ての人に対して勧められるものでない事は認識しています（事実、大学職員時代にツイッターは"悪"に分類されていた）。もちろん炎上リスクは常に隣り合わせなので、うまく特性を理解している方の運用に限りおすすめです。

　イベントコンテンツそのものの理解度を上げるのを一旦脇において、参加者のキャラクターを知りあうという意味でのVR運用はありだろうと考えています。zoom会議で複数人の会場＋私一人みたいな状況がよくあるのですが、複数人会場の方ではみんなマスクをしていて発言者が誰なのかも初見で判別できません。私は在宅なのでマスクもせずクラッピーとか飾っちゃったりとかして、マスクの方々からは非常によく覚えてもらえるらしいのですが、当のわたしからは、マスクの人がそれぞれ誰なのかまったく覚えられずに終わっていたりします（本当につらい）。アバターを使って交流できる場であれば、少なくともその場のアバターは何となく覚えられるので、次回にどこかであっても挨拶できる可能性があります。

　夏にオンライン開催の学会がいくつかあり、私も登壇をしてみましたが、こちらはコンテンツの性質上、内容の録画や発信が出来ない縛りがあります。それは仕方ない事です。人的関係構築に関しては最高級に厳しい環境であると言わざるを得ませんが、次善策として、懇親会の他に、remoの情報交換会場を数日間の会期中ずっと常設しているなどの工夫が取られています。逆に言うと、懇親会に出なければor講演者として枠が無ければ、自分の名と活動を知ってもらえる機会が無になっている事を多くの学会人はこれから知ることになるのだろうと思います。運営体制と自分の目的に合わせて、出席すべき会議を厳選するフェーズが必ず来ます。運営サイドとしてもこの匙加減が悩ましい所です。

　アイスブレイクに相当するパートの設計をいろんな種類提案できるようにしておけば、参加者の方も場の雰囲気に乗せられて「ついついアウトプットしてしまった」みたいな感じに引き出せるようになっていくのかな？と思っています。とりあえず自分がいち早くアウトプットする #アウトプットファースト の精神ですけれども。

まとめ

　大学のオフラインセミナー→オンラインイベント移行のポイントを2020年10月時点での知見でふんわりまとめてみました。それぞれの文化があって、SNSが活用できないなどの縛りも呑まねばならない場面もあります。が、「単にオフでやってた内容をオンに移して消化する」だけであればその体験価値は何分の一にもなってしまいます。そこに対して、デジタルの恩恵を分かりやすく取り入れて、価値が減ったぶんを別の価値で補完する働きは結構重要になっていくんじゃないかと思っています。
　今回、ワークショップに非同期コミュニケーションの仕組みを取り入れ（ざるを得なかっ）た結果、グループ発表の情報量が多くなったという発見がありました。その場でファシリテーションをやってまとめるような従来のオフライングループワークではとても無理そうな量でしたので、このことはデジタル化のメリットの部分だと思いました。

　私個人については、とりあえずVR音楽ライブフェス（#盛夏音祭）の運営サポート経験が活きたり、コミュニティ作り系コミュニティの手法研究が活きたり、世の中何があるか分かりませんね…という感じです('ω')　もちろん #DoMCN 発信の諸々のイベントに助力してくださる方々にも感謝です。

(2020/10/5 下書き完成 300min 6634字
 2020/10/11 事後パート追記 120min 9240字
 2020/10/21 改訂
 2020/11/15 改訂 9006字
 2020/11/16 公開）