リモート会議こそ基本を押さえるべきだ

リモートでの会議に参加されている方も多いと思う。物理的な移動時間が不要なため、連続で行うケースも増え、会議だらけの人もいるだろう。そんな人に尋ねたい、ちゃんと事前に議題を把握し会議に望んでいますか？と。
意外とアジェンダ無しに、何となく集まり何となく話をして結局何も決まっていなかった。そんなことはないだろうか？

アジェンダ（議題）は事前に、告知ないし募集する
そんなことは当たり前のことだと思われがちだが、意外にできない。teams会議の主催者を決めて、その人がスレッドを立て、アジェンダを事前（2〜3日前）に参加者全員に募集しておく。私たちの場合は、teams会議の主催者は持ち回りの輪番制だ。これにより、会議が「自分ごと化」し、参加意識が高まるとともにファシリテーションの技術も向上する。参加者は事前に必要な資料をチャットに添付しておくことも重要だ。プロジェクトの場合、決まったメンバーしか参加せずマンネリ化することもあるため、時々ゲストスピーカーを招待して新しいトピックスを紹介することも良い刺激になる。アジェンダのない会議にも何回も参加しているが、多くの
関係者が単に参加しているだけで、何も決まらない。そのような会議では、私はあえて何も発言せず黙っている。暗黙の抵抗である。全く前週と同じことを司会者が話している。これは時間資源の浪費である。第一の責任はアジェンダを作らないその司会者だろう。ファシリテーターと司会者は根本的に資質が異なる。

議事録は必須、報告書にも使える
私たちは主催者が議事録も取るようにしている。話の流れをコントロールしながら議事録も取るのはなかなか難しいことだ。ファシリテートは高度な技術だと思う。何回も主催者を経験することでファシリテーターとしての技能を養っていくのだ。議事録は結論を明確に記載する。誰が、何を、いつまでに行うかということが書かれている。会議の主目的が、何らかの結論を出すことだから当然のことである。会社によっては毎週や毎月に営業報告書を出さなくてはいけないようなところもあるだろう。そのような時にこの議事録はとても重宝する。あるテーマのteamsを立ち上げ、日付ごとの記録がスレッドに記載されているので、とても正確に経緯が理解でき具体的な報告書が完成する。

社内勉強会にもteams会議を活用
私達はWebに関する基礎知識を習得する社内勉強会を定期的に開催している。コロナ前は大人数が収容可能な会議室を予約することがとても大変だった。ところが、teams会議では会議室の心配がない。コロナ禍のもと、ウェビナー慣れした社員たちは積極的にteams会議を活用した勉強会に参加してくれるようになった。多い時には100人程度が参加することもある。質問はチャットにリアルタイムで記載してもらい、勉強会のテキストの質的向上を図る。チャットであれば記録する手間も省け、リアルな会議よりも多くの率直な意見が聞けるからだ。

このように日々リモートでの会議の質を上げる訓練は、きっとアフターコロナでも役立つことだろう。