メールの一斉送信をするときのマナー。

仕事でメールを使うことはたくさんありますよね。個別対応をしたり、イベントの案内で一斉送信をしたり。

たまに全てのメールアドレスを「Ｔｏ」で送って来る方がいるのでドキッとします。

もしかしてＴｏやＣＣ、ＢＣＣの意味知らないのかしら？

今日はメールを一斉送信するときのマナーを学びましょう。

メールの宛先によって使い分ける

とりあえず、Ｔｏにアドレス入れて送れば大丈夫と思っているかも知れませんが、ぞれぞれに役割があります。

・Ｔｏ（宛先）
このメールを送る相手のアドレスを入力しましょう。
「あなたに送っている」という意思表示になりますので、処理や作業をして欲しい人を指定します。Ｔｏ（宛先）の人は、内容を確認し返信する必要があります。Ｔｏ（宛先）に複数名入れることも可能ですが、原則として1名入れます。複数名を入れた場合は、誰に何をして欲しいのか明記します。

・ＣＣ
ＣＣとは、カーボンコピー（Carbon Copy）の略です。
Ｔｏ（宛先）に対して送ったものと同じ内容を、ＣＣに入力したアドレス宛にも送ることができます。
こういうときにＣＣを活用します。

・他の人にも共有したい
・全員に同時に報告したい
・念のために知っておいて欲しい

ＣＣで受信した人は、確認の義務はありますが返信の義務はありません。
ただし、ＣＣで受信するとＴｏ（宛先）より意識が下がるために「見ていない」「届いていない」というトラブルが起きることもあります。これは、本文の宛名にも該当者を入れることで回避できるケースがありますので、見落とされては困る！というものには活用してみてください。

○○営業部　××様
　ＣＣ：○○様、○○様

Ｔｏ（宛先）とＣＣに指定されたメールアドレスは、全員が参照できます。個人情報の漏洩やその他情報漏洩に繋がる可能性が非常に高いですから、ＣＣに指定する相手には注意が必要です。

・ＢＣＣ
ＢＣＣとは、ブラインド・カーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略です。

機能はＣＣと同じで、Ｔｏ（宛先）に対して送ったメールをＢＣＣに入力したアドレス宛にも送ることができます。

ＣＣと違う点としては、ＢＣＣに入力したメールアドレスは他の受信者には表示されないことです。
よく使われる場面としてはこのようなケースがあります。

・他の人にも共有しておきたい取引のメール
・不特定多数に一斉送信するとき

Ｔｏ（宛先）やＣＣの他に受信者がいることを知られたくないときは重宝しますね。こちらも、確認の義務はありますが返信の義務はありません。（むしろ、返信したらトラブルの元になりかねません）

ＢＣＣでメールを送信し起こりうるトラブルとしては、情報漏洩や「ＢＣＣのつもりがＣＣで送ってしまった」というようなケアレスミスがあります。

一斉送信をするときの宛先の選び方

例えば、イベントを主催したとしましょう。参加者宛に、開催要領を送らなければならない。こういうときは、文面が同じですので一斉送信をする方が効率がいいですよね。

その際の宛先はこのように選択します。

Ｔｏ（宛先）：自分の送信するときに使うメールアドレス
ＣＣ：共同主催者がいればその人のメールアドレス（または指定しない）
ＢＣＣ：開催要領を送りたい相手全員のメールアドレス

そして本文の宛名と本文の最初には、

　○○イベント参加者　様

　このメールは参加者全員にＢＣＣにて一斉送信をしております。

と記載をしましょう。そうすると個別対応することなく、同じ内容を不特定多数に送信することが可能です。ただし、情報漏洩等の問題が起きないようにチェックは入念に行ってください。

まとめ

ＣＣやＢＣＣを利用して一斉送信するのは非常に楽です。
ただ、その先には「個人情報の漏洩」はもちろん業務内容や企業秘密といった部分の「情報漏洩」もありますので、注意が必要です。

個人情報の保護の観点からも、メールを送信する際はＷチェックを行うことがオススメです。宛先に誤りがないか、管理職等の第三者に確認をしてもらうのです。個人事業主だと一緒に働いている人がいませんので、Ｗチェックをしてもらうことは出来ませんね。
その場合には、メール送信時のチェックリストを作り、送信する前に一呼吸おいて、そのチェックリストを基に内容に間違いがないかチェックをするのもオススメです。

何よりも、情報漏洩しないように気を付けるのが一斉送信する際の基本です。