使ってはいけない事務用品がある。

今はたくさんの文房具が販売されていて、事務作業も簡単にできるアイテムが非常に増えました。
しかし、便利だからと言って全てを使っていいとは限りません。

事務作業に使ってはいけない事務用品とはどういうものがあるのでしょうか。

使ってはいけない油性ボールペン

昔、仕事で手書きの帳簿に記帳をしていたところ、

「油性ボールペンを使って帳簿を付けてはならない」

と指摘を受けたことがあります。事務仕事には油性ボールペンがマストアイテムでしたので、非常に驚きました。

その方曰く、「帳簿を付ける際は、万年筆を使わなければならない」とのことですが、万年筆もそうそう使う機会があるわけではないので水性ボールペンで代用して問題ないと言われました。

理由としては、インクの問題があるようです。油性ボールペンは、シンナーのような液体と油紙を使うと、文字を転写出来たり、薄い筆跡だと、消しゴムで消えたりするため、改ざん・偽造防止のためにNGとのこと。

また、併せて郵送物のあて名書きも油性ボールペンを使わない様にと指導を受けました。

これは記憶が薄れてしまっているのですが、相手に対して失礼だというようなことを言われたと思います。この指導をして下さった方は戦中生まれの方でして、恐らく昔のボールペンのインクの質が悪かったことから、相手に送るものに対してその人の為に良いものを使わないのが失礼という解釈からそのように指導してくれたのだと思います。

その指導を受けてから、事務の仕事をするときは必ず下記のペンを用意するようになりました。

①油性ボールペン　0.5mm　２本　…通常の作業用と予備
②水性ボールペン　0.5mm　１本　…帳簿、あて名書き用
③サインペン　　　　　　　１本　…あて名書き用

帳簿を手書きで書く際、行の３分の２のサイズ程度に書かねばなりませんので、水性ボールペンは0.38mmや0.28mmのサイズがオススメではあるのですが、非常に細く書きにくいので筆圧が強い方や細いペンに慣れない方は0.5mmを用意するのがちょうど良いでしょう。

また、作業用の油性ボールペンは同じものが２本あると便利です。例えば誰かに少し貸すことになったとき、どこかに間違えて置いてきてしまったときなどに予備の１本が使えますし、同じボールペンを用意しているので筆跡が変わることなく書類を書き続けることができます。

使ってはいけないシャチハタ

朱肉を使わず繰り返し使える印鑑、通称シャチハタ。

シャチハタは会社名ですので、正式名としては「ネーム９」です。

お役所絡みの申請には、朱肉無しで押印できる印鑑の使用は使えませんね。申請要領等には必ず「シャチハタNG」というような注意書きがされています。

朱肉無しで押印できる印鑑は、ゴムやプラスチックの様な変形・摩滅しやすい材質で作られており、押し方によっては印影が変わる可能性があるため使用NGとしているケースが多いようです。

昔は経年劣化でインクが消えるという問題もあったようですが、今ではそのインク問題は解消されている模様。

正式な書類ではなく、チェック用の書類には朱肉無しで押印できる印鑑を使用してもいいでしょう。私も正式書類以外には朱肉無しで押印できる印鑑を使用していますが、やはり押し方によっては印影が変わりますので「シャチハタNG」というのも理解ができます。ただ、今「ネーム９」のバリエーションが非常に多く、ケースを着せ替え出来たり書体を選んだりと楽しみが増えましたので、正式な書類ではないものにはそういうことを楽しんでも良いのではないのかな？と思います。

事務仕事をする上では、必ず朱肉を使って押印するタイプの印鑑を１つ用意しましょう。税務署やお役所に出す書類には必要になりますし、領収書にも押印します。使っていないものでも構いませんので、個人事業主用専用の印鑑を用意してください。

その他に、簡易的なものに押すための朱肉無しで押印できる印鑑があっても良いと思います。ただ、正式な書類には使えませんのでその点留意しましょうね。