書類は何年保存なのか。

会社勤めをしていても感じますが、書類はどんどんと溜まって行きます。

法律や規則で決められて保存しているもの。参考資料として残しているもの。データ化が進んでいるとは言え、紙もデータでも書類が溜まって行きますね。

保存しなければならない書類と保存しなくてもいい書類はありますか？

という質問をいただいたので、今日はその話をします。

法人か個人事業主かで保存する書類が違う

書類は、法律によって保存年限が決められているものがあります。

一番身近な例を出すと、確定申告等に使用した帳簿類や請求書など経理に関する書類でしょうか。これは所得税法によって7年又は5年と定められていますが、個人事業主が管理しなければならない書類で法律によって保存が定められている書類はこれぐらいでしょう。
これ以外のものは全て処分してもいいのか、という話になるとまた別の話になりますのでこれは後半で少し触れますね。

法人として会社を経営されている場合は、たくさんの法律の元に仕事を行いますから、更に各法律で定められた保存年限を遵守する必要があります。中には、法律で定められていないものの永久保存することが望ましいと判断して書類を永久保存としている会社もあるようですが、法律より長く保管する分には問題ありませんのでしっかりとした会社のルール作りが必要になってくるでしょう。

一例）
【永久保存】
・定款　・登記、訴訟関連書類
・重要な権利や財産に関連するもの　・重要な人事文書

【10年保存】
・議事録関連　・満期、解約となった契約書
・貸借対照表などの計算書類と附属書類（会社法に基づくもの）

【7年保存】
・取引に関する帳簿　・決算書関連（１０年保存と決められたもの以外）
・賃金台帳

【5年保存】
・契約期限を伴う覚書や念書、協定書
・事業報告　・監査報告

【3年保存】
・労働者名簿　・賃金台帳　・

この他にもたくさんの書類の保存が定められていますし、ここに書いたものだけでも「会社法」「所得税法」「労働基準法」など多岐にわたる法律が絡んできています。

また、○○法では5年保存とされていても××法では7年保存とされているものがありますので、注意が必要となります。

個人事業主の場合はどうすればいいのか

個人事業主は帳簿関連のものしか法律で定められていませんが、法律で定められていないからといって、その他全ての書類をすぐ破棄して良いものではありません。

1番良いのは、法人で定められているものに準じて自分で「文書保存管理表」を作成することだと思います。

例えば、契約書は10年保存にするとか、顧客名簿は最終利用日から〇年後に破棄するといったものを、自分の事業として定めるのです。
そうすれば、必要だったものを廃棄してしまうリスクが減りますし、無駄に書類を管理するスペースも不要になりますので良いかと思います。

注意する点

文書には、必ず「起算日」というものがあります。この起算日から〇年保存としなければなりません。

例えば、法人の法律で定められている保存文書には「株主総会の日」「作成日」「事業年度終了日の2か月後」「最後の記入日」「退職・死亡の日」といった形で各書類ごとに起算日が定められています。

この起算日がないと保存をスタートさせることが出来ませんので、ご自身で文書の保存年限を決める際には必ず「起算日」を定めましょう。

このような管理表を作成して管理するのも一つの手段ですね。

法律で定められているものに関しては期限前に処分をしてしまうと問題がありますので、誤った管理をしない方法を選択することも必要になってきます。