「RECEPTIONIST」で受付業務がゼロに
これは TOWN Advent Calendar 2019 1日目のエントリーです。
このアドベントカレンダーではTOWN, Inc.ではどんなメンバーがいてどんなことに興味があるのか、どんな環境で働いているのか、どんなことをしているのかをTOWNのメンバーが日替わりでアウトプットします。
今年になって会社の説明資料が公開されました。会社のミッションやビジョンだけではなく、自分たちが何を大事に考えているかというのを伝えるためにも、どういったツールを導入しているかについても紹介をしています。
実はこの会社説明資料に載っているもの以外にもさまざまなサービスを導入して効率化を図っています。
初日の今日はTOWNの顔とも言える受付システム「RECEPTIONIST」についてご紹介いたします。
RECEPTIONISTとは
RECEPTIONISTとは来訪者が会社のエントランスにあるiPadから担当者を選択することでSlackなどのビジネスチャットやスマホアプリを使って直接担当者を呼び出すクラウド受付システムです。
今のオフィスに引っ越してもうすぐ2年ですが、引っ越しのタイミングでRECEPTIONISTを導入しました。
引っ越し前のオフィスではインターフォンで対応
以前のオフィスはビルの2Fと3Fにオフィスがありました。2Fが執務スペース、3Fが打ち合わせスペースになっていました。
来訪者が1Fに到着してインターフォンを鳴らすと、2Fのインターフォンが"ピロリンピロリン"と鳴って来訪者が来たことを告げます。インターフォンの近くの社員がインターフォンに応答してエレベーターで3Fにあがっていただくよう案内をしていました。
曜日によって誰がインターフォンに出るか決めて運用をしていましたが、オフィスが縦長の構造になっていたためどうしても入り口に近い席のメンバーに負担がかかっていました。
また、1Fのインターフォンの真横にドアがあって、そこのドアの解錠を行うのですが、インターフォンの右を向いたところに階段につながるドアもあり、どちらのドアを解錠したのか来訪者に伝えるのが難しいという問題もありました。
引っ越しとともに受付システムを導入
現在のオフィスに移転したタイミングでRECEPTIONISTを導入しました。
来訪者はエレベーターで直接オフィスのある7Fまで上がっていただいて、入り口でRECEPTIONISTから担当者を呼び出していただきます。
Slackで通知を受け取った担当者は「OK」ボタンを押した上で来訪者をお迎えにあがります。
今まではインターフォンに対応するメンバーが、今日は何時に誰あてに来訪者があるか、をある程度把握しておく必要がありましたが、RECEPTIONIST導入により担当者に直接連絡が行くようになってその負担が減りました。
配達などについてはSlackのチャンネルにいるメンバー全員に通知が行くため、通知に気づいたメンバーが適宜対応をしています。
Aipoと併用することで来客予定の把握がかんたんに
社内で別の打ち合わせをしているなど来客の通知を受け取ったときに担当者が対応できない場合には別のメンバーが会議室へお客様を案内することがあります。
その際には自社サービスのAipoが活躍しています。
いつ誰に対して来客があるか、どの会議室を使うのかをすべてのメンバーが把握できる状況なので、案内がスムーズに行えています。
まとめ
RECEPTIONISTを導入したことで来客対応がスムーズにでき、各自の業務に集中できる環境が実現できました。
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