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『重い』ISOが生まれる理由

こんにちは!日常の感覚を取り戻しつつある読書家のやまぐち@ISOプロ編集部です。今回はISOコンサル業務に携わっているとよく聞く『重いISO』について説明します。そもそも業務の効率化のために導入したISOがどうして重く感じてしまうのか私の経験から述べさせていただきたいと思います。

一昔前のISOを知っている人は、「ISOは重い」というイメージがあるかもしれません。確かに「重いISO」というのは、現在も存在しており、本来経営効率を上げるはずのISOのマネジメントシステム認証が重荷となってしまい、認証の維持に大変な労力を割くことになってしまう企業も少なくはありません。

今回は、そんな重いISOがなぜ生まれるのか、またどうすればISOの運用を効率化することができるのかということについて解説していきたいと思います。

そもそも重いISOとは?

重いISOとは、マネジメントシステムの有効性を失ってしまい、認証の維持に多大な労力がかかってしまうISO規格のマネジメントシステムのことを言います。

ISOのマネジメントシステム認証の最大のメリットといえば、その認証を利用することによるマーケティング的な側面でしょう。ISOのマネジメントシステム認証を取得することで、取引先の拡大、既存取引先からの信頼獲得、ブランド力の向上、官公庁案件の入札加点…様々なメリットを得ることができます。

多くの企業は、ISOのマネジメントシステム認証を上述のメリットを求めて取得していることも事実です。――しかし、このためだけにマネジメントシステムを構築して「認証のためのマネジメントシステム」を構築することは非常に危険です。そして、これこそが重いISOが生まれてしまう原因の一つだとも考えられます。

なぜ重いISOは生まれるのか

前提として皆さんに知っておいていただきたいことは、ISOのマネジメントシステム規格はどのような状況の企業であっても、それなりに価値のあるマネジメントシステムを構築するために非常に有用なものであるということです。

ISOのマネジメントシステム規格に共通するものは、PDCAサイクルによる継続的改善です。ISOのマネジメントシステム規格は、PDCAそれぞれを確実に実行することを要求しています。例えば品質マネジメントシステム規格であるISO9001は、顧客満足を最終目的として品質・価格・納期に関する要求事項への対応を、PDCAサイクルを回すことで改善していく規格です。そしてISO9001が要求する要求事項は全て、このPDCAサイクルを確実に回すためにあるものだと言っても過言ではありません。

確かに要求事項一つひとつを見ると、「なんでこんなことをしなければならないのだ…」と考えてしまうようなものばかりかもしれません。しかし、これらを自社に適した状態で、マネジメントシステムを構築しなければ、重いISO規格のマネジメントシステムを構築してしまうことになるでしょう。同業他社を完全に真似て同じ仕組みを導入してしまうことなどが、最も重いISOを作ってしまう原因となっていることが多いです。
例えば、取引先の大企業が使用しているマニュアルをそのまま自社に当てはめて使うといったことが、よく行われています。単純な人数だけを見ても、数万人の会社と数十人の会社ではできることも、重視することも変わってきて当然です。このように、自社に適さない仕組みを導入してしまい、マネジメントシステムの本質を理解しないと重いISOが出来上がってしまいます。

要するに、認証を維持しようとするために規格には適合させようとするものの、その規格が求める要求事項が何のためのものなのかということが理解できないままマネジメントシステムに取り込んでいくと、重いISOが生まれてしまうのです。

重いISOを避けるためには

重いISOを避けるためには、規格が求める要求事項を理解し、その要求事項が全体的なマネジメントシステムの流れの中でどのような役割を果たすものなのかということを、トップマネジメントを中心に現場まで考え方を浸透させる必要があります。

しかし、これは近年のISOでは要求事項として取り込まれているものです。トップマネジメントは組織の構成員にマネジメントシステムの方針や目標というものを伝達することを求められますし、さらにISO規格のマネジメントシステムが有効な状態…つまり効果を発揮していることが要求事項として存在しています。

このため、規格そのものが「重いISO」となってしまうことを避けるように構築されているとも言えるのです。しかし、「トップマネジメントが組織内に方針や目標を伝達できているか」「マネジメントシステムが有効性を保っているか」ということは、曖昧なものであるため、審査機関によっては甘く見ることもあるでしょう。――このあたりが、現在でも重いISOが残ってしまっている原因でもあります。

このような不確定要素を考慮しても、以下のような点に気をつけておけばある程度重いISOからは脱却できるはずです。

・力量のある内部監査員を養成する、又は、専門家に依頼する
・マネジメントシステム構築段階でPDCAサイクルを意識する
・マネジメントシステムの本質的な目標を常に意識する(顧客満足、情報セキュリティなど)

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まとめ

今回は、重いISOについて解説してきました。せっかくのISO規格も、仏作って魂入れずでは、意味がありません。認証のためのISOは避け、マネジメントシステム本来の意図した成果というものを意識した上でマネジメントシステムを構築するように心がけましょう。

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