超一流の手帳はなぜ空白が多いのか／著）高塚苑美

ー感想ー
自分は、いままで手帳を埋めることを主体に、仕事に取り組んでいた。ひどい時には、後追いで、記憶を辿りながら予定を埋めたりしていた。いままで仕事に追われ、目先の仕事をおわすことにとらわれ、TO DOリストも全然減らず、物忘れがひどく、気がつけば心を壊し休職している、次の仕事も見えていない状況。この本は、出会うべくして出会った気がする。2017年に一度読んでいたが、時間があるので、再読してみた。この本を読んで、手帳の考え方が180度変わった気がする。超一流の人の手帳に空白が多いのも頷けた。早速、1年後の自分に会うためには、今をどう過ごせば良いのか、どんな顔で会いに行きたいのか、そんなことを考えながら予定を書き込んでみよう。
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この手帳の空白にこそ、彼らの人並みはずれた生産性の高さの秘密があることがわかってきた。
＜彼らの手帳のルールと工夫を紹介していきます＞

第１章　超一流の手帳に空白が多い理由

超一流が手帳を使う一番の目的は「スケジュール管理」ではない

　超一流に共通しているのは、常に生産性を向上させようとしていることです。つまり。自分nの時間という大切な資源をゆうっこう活用し、最大限の価値を生み出層としているのです。
　また、彼らには、人生をどう生きるか、人生と言おう時間を使って何を成し遂げるかという目的があります。
　人生の目的を達成しようとした時に、より少ない資源の投入で、より大きな成果を生み出すことを考えています。→レバレッジを効かせる。
　そして、時間のマネジメントするためのツールとして、手帳を捉えているのです。

手帳はスケジュールを「埋めないため」に使いなさい！

　超一流はスケジュールを埋めないために使っている。
＝手帳が未来への投資となる時間を生み出すためのツールだから。
→超一流ほど、実は未来への投資の時間配分が多い

　手帳は単にキャッシュの出入りを記録する出納帳ではなく、計画性を持って扱う事業計画書の様なもの

手帳がシンプルになるほど生産性が上がる

生産性の高い人の手帳は中身がシンプル、情報がキレイに整理されており、見た目がシンプル。
「仕事をきちんと評価するためには、その成果をどれくらいの時間で生み出し、それによって何が変わったのかを正確に捉える必要がある。だから、生産性を考えるのは当たり前。より短い時間でより大きな価値を生み出せないかを常に考えるから、自然に時間に対しても使い方を考える様になるよね」

第２章　生産性が劇的にアップ！超一流の手帳11のルール

ルール01
「1日2時間」の空白を先に作る

　長時間労働のスパイラルを抜け出すには、まず1日に2時間の空白を作ることから始めます。つまり、「1日6時間労働にする」と先に決めてしまうのです。
　2時間の「空白」をつくることは、時間に対する感覚を磨くことであり、自分の価値を上げることにつながるのです。

ルール02
生産性を上げる「最重要ポイント」を把握する

「自分の仕事の中で、もっとも成果や結果に結びついていることが何か知っているかどうか。そして日々、その能力を高めているかどうか」
重要度と緊急度でタスクを管理する「時間管理のマトリックス」ー緊急度と重要度で4つの領域に分けて行動を管理すること。

成果を上げるためには、この中で第2領域（重要度：高、緊急度：低）に手をつけなければなりません。
　イタリアの経済学者パレートが、欧米の所得分布を分析した結果、上位2割の人が全体の8割の所得を占めているというもの。パレートの法則（80：20）は、経済だけでなくあらゆる現象を説明する際に用いられていて、2割の重要事項が8割の成果を生み出す、と言われています。
　時間管理でいうと、この2割と言えるのが、まさに第2領域の業務。将来リターンを得られる投資であり、生産性をもっとも上げる「最重要ポイント」となるのです。そのため、業務に優先順位をつける際、「1→2→3→4」の順に行動するZ型の行動が最も生産性を高めると言われています。
　一方で、成果の上がらない人は、「1→3→4」のL型n行動です。

ルール03
予定は朝から埋める

超一流ほど、朝の時間を大事にしており、朝にたっぷり書き込める手帳を使っている。1日のクオリティは朝で変わる、と言いますが、手帳の朝の欄から予定wうめていくことを習慣にするだけで、人生のクオリティも変わるのだと実感しています。

ルール04
日常業務の9割を「ルーティン化」する

ルーティン化の目的
（1）ルーティン化することで極力ストレスを無くす
（2）パフォーマンスの向上
　　　日常の雑多な業務をルーティン化してしまうことで、ストレスの軽減や時間の短縮になり、本当に力を発揮しなければならない場面まで、力を蓄えているのです。

ルール05
曜日ごとに「業務内容の傾向」を洗い出す

　いつも忙しい人には共通点があります。それは
予定をランダムに入れてしまうことです。入ってくる順に自分の時間を使っていくため、いつまで経っても予定が整理されません。
自分でも時間割表を作ってしまう

ステップ1  時間の行き先を棚卸する
　何の業務に平均どれくらいの時間をかけているのかが見えてきます。
ステップ2 傾向を見つける
　業務を棚卸してみると所要時間の把握ができるだけではなく、ある一定の法則が見つかります。ポイントは、１週間の傾向を見るだけではなく、日、週、月ごとに書き出すこと。
①1日のうちの時間帯別傾向
②１週間の曜日ごとの傾向
③1ヶ月の傾向
ステップ3 時間割表にする
傾向が別れは、もう時間割表にするのは簡単です。1週間分、時間割表にしてしまいます。大切なのは、17時で終わると決めたら、それ以降には仕事の予定を入れないこと。放課後は、自分のための時間です。

ルール06
マンスリーは「3ヶ月先」まで決める

大事なのは、予定が埋まるのを待つのではなく、予定を自分んで決めることです。
　ちょっとした意識の違いではありますが、予定が埋まるのと予定を決めるのでは大違いです。埋まるというのは、誰かに自分の時間をコントロールされること、決めるというのは自分で自分の未来をコントロールすることなのです。
　結果を出そうと思った時も、1ヶ月では無理なことでも、3ヶ月を１つの単位で考えると達成しやすくなります。
手帳＝時間を管理するもの
→手帳＝自分の行動を管理するものに変わります。
　これは成果を出している人と全く同じ考え方です。というのは、今日食べたものが、近い未来の身体をつくっているのと同様に、日々、私たちの行動は未来の自分の結果をつくっているのです。
　そう考えると、手帳は、なりたい自分の姿から逆算して、今日の行動を決めておくためのツール。3ヶ月後の自分が今の自分にどう行動しろと言っているのか、そのメッセージだと思って、直近の予定を決めてみてはどうでしょうか？

ルール07
デイリーを使わない

　手帳では、まずマンスリーで俯瞰し、ウィークリーで具体的な行動計画を立てます。
　もともと私は厚手のデイリーも使っていたのですが、マンスリーからウィークリー、ウィークリーからディりーという転記画が増え、その作業にかかる時間も労力ももったいないと感じるようになりました。

　マンスリーはウィークリーとしても活用します。と言っても、１週間ではなく2週間のダブルウィークリーで考えるのがポイント。

ルール08
仕事とプライベートは一元管理する

　１人で仕事、プライベートと役割を変えているだけで、24時間は変わりません。ですから、手帳も1冊の方が断然わかりやすいのです。
2冊持ったことによるデメリット
デメリット1  2冊を横断して確認するのはやっぱりシンドイ
デメリット2  ダブルブッキングしてしまう
デメリット3  「余白時間」が見えにくい
一元管理することで時間に使われるのではなく、自分で24時間をコントロールする意識を持てるのです。

ルール09
「人前で開くこと」を前提に書く

　ビジネスで使うのであれば、人前で開いた時に「見える」という前提で書くのが一番です。メモ帳がある皮のシステム手帳が良いのでは。

ルール10
予定は「15分単位」で刻む

　そもそも、人の集中力は90分が限界と言われています。そこでお勧めしたいのが、15分単位に刻むことです。15分を1単位としてタスクに取り組んでみる。
　脳波を測定すると、本当に集中力のある人は15分間隔で脳波の波のようなものがるそうです。
　一見、ずっと集中しているように見えても、脳は15分集中したら一瞬休憩、という集中サイクルを繰り返しているのです。講演の場合、人間ですから30分もすれば途中で他が気になり始めます。そこで講演の時は、15分を1単位としてストーリーを組み立てるのです。
　仕事も同じで、時間が読めない仕事はどうしても後回しにしがちですが、まず15分だけ考えてみる。それができたらもう一度15分間向き合ってみる、ということをすれば少しずつ前進はしていきます。15分で刻んでみると、結果が出しやすくなるのです。

ルール11
毎年同じ型の手帳を使う

　超一流が同じ型の手帳を使い続けるのは、大きく分けて2つの理由があります
（1）買い替えるために費やす時間そのものが無駄
（2）昨年の自分との比較をするため
超一流は、常に上を目指し、変化を続けている人。与えられているのは同じ24時間なのに、超一流は停滞していることがありません。よくそういう人に会って話を聞くと、あることがわかります。
　それは、比べているのが周囲の他人ではなく、過去の自分であるということです。昨日の自分よりどれだけ成長したか、昨年の自分t比べて何が変化したのか。超一流はよりいよい明日を迎え、1年後の新しい自分に会うために、今日という24時間を効果的に使います。同じ型の手帳を使うことで、それを容易にしているのです。

第３章　ワンランク上の手帳に変わる小さな工夫

小さな工夫01
「単純作業」は１週間分をまとめて一気に行う

　ここ数年、「クリエイティブ」という言葉が頻繁に取り上げられるようになりました。クリエイティブとは、一般的に「創造的」とか「独創的」という意味。では、クリエイティブの反対は何でしょう？
　それはイミテイティブ、「模倣的」という意味です。
　会社が生産性やクリエイティブにこだわるのは、長時間労働して闇雲に頑張る社員ではなく、同じ仕事を効率化史、価値を生み出す社員が欲しいからです。
　そういう意味では、超一流は、自分にしか出せない価値にこだわり、それ以外の仕事は極力効率化しようと努力します。

小さな工夫02
「3分以内ルール」で雑務の優先順位をつくる

当日に飛び込んでくるタスクというのは、そのほとんでが1、2分で片付くようなものばかりです。「忙しさの割に生産性が上がらない」とい人は、これらのタスクにフリ回されているのです。タスクに優先順位をつけるというのが一般的ですが、そもそも全てに優先順位をつけることは不可能だと言えます。
　その1件ずつを手帳のTO DOリストに書き出して優先順位をつけていたら、それだけで1日が終わってしまいます。なぜなら、優先順位をつけるには、それを考える如何が必要だからです。
　そこで効果的なのは、「3分以内で終わるものはそのばで終わらせてしまう」というルールです。会議や商談、集中タイムなどは別として、それ以外の時に飛び込んできたタスクについては、見た瞬間に「3分以内」と判断したらその場で片付けてしまうことです。日頃、業務に忙殺されている人は、「3分以内」でできるタスクでも、そのまま後回しにしてしまい、それが積もり積もって膨大な量のTO  DOリストになるのです。さらに、リストになっていればまだマシで、頭の中で覚えたつもりになっていて、うっかり忘れてしまいミスにつながることもしばしば。だからこそ、3分以内ルールを実践することで、３つのメリットが得られます。
メリット1  達成感を味わえる
メリット2 TO DOリストが溜まらないので精神的に余裕ができる
メリット3 すぐやる人という評価が得られる

取り掛かり始めて3分で終わらなかったら、
いったんペンディングするということ。見積もった時間と、実際の時間のズレはよくあることです。

超一流は、3分ルールとZの法則（時間管理のマトリックス）をうまく使い分けることで生産性を最大化しているのです。

小さな工夫03
オリジナルの「マーク」を作る

　手帳は日記ではなく、生産性を上げるツールでっし、自分がわかるように書けば十分。人前で開いた時にも、中身が丸見えにならない方がむしろ好都合ですし、一字一句、丁寧に書く必要もありません。手帳も書き込むことに時間をかける必要なない。超一流の手帳を見ると自分なりの略語や記号を持っているのです。また、日本語ではなく、英語で書いている人が多いのも特徴です。
確かに、「会議」と書くよりも「MTG」と書くほうが早いですよね。
例）確認✔︎、締切〆、アポイントAP、ランチL、場所＠

小さな工夫04
午前中に「頭を使う仕事」、午後に「身体を使う仕事」を入れる

　超一流は、脳活動や自律神経を理解して予定を入れている。人間の脳にはリズムがあります。あs型が良いと言われているのは、一晩寝ることによって脳がリセットされるから。また、朝日を浴びることの重要性もよく言われますが、それは朝日によって睡眠ホルモンであるメラトニンの分泌を停止し、セロトニンがつくられるからです。もともと全ての生物には、体内時計と言われるように生理的周期があり、それが活動の様々なリズムを刻んでいます。
　その中でも、1日（24時間）周期のものをサーカディアンリズム（概日リズム）と言い、自律神経や内分泌、体温などを支配しているのです。
　そのため、心拍数、ホルモン分泌、気分や記憶力なども時間帯によって異なるのですが、超一流ほど、このリズムを活用しています。
　朝の脳はフレッシュですが、エンジン全開になるのおは起床してから2、3時間後と言われています。
　14時にはいったん眠くなり、日が沈めば眠る準備を始めます。
　朝は夜の6倍の生産性と言われますが、それは脳科学的にも、生理学的にも理にかなっているのです。
　脳は機械と違い、ずっと同じパフォーマンスを出し続けることは出来ません。使えばどんどん疲労するもの。ずっと負荷をかけ続けると熱くなって止まってしまうパソコンとも似ています。だからこそ、超一流の手帳を見せてもらうと、脳が疲れる前に、頭脳労働を終えてしまうようスケジュールが組まれているのです。
　脳のリズムに合わせて仕事を入れるだけで、生産性が上がるのなら、こんなに簡単なことはないですよね。
　朝の空気はそれだけで清々しいもの。フレッシュな空気を吸い込んで一日をスタートさせるのも、超一流への一歩なのだと思います。

小さな工夫05
１週間に一度、「振り返り」をする

手帳も書くだけではなく、振り返りを入れることで気づきを得ることができます。
超一流はその瞬間の結果だけではなく、その結果に至ったプロセスを振り返り、原因や改善点を見つけます。さらに上手くいった時こそ、そのプロセスの検証に余念がありません。だから、実践するたびに成功率が上がり、前より上達していくのです。もう１つの振り返る際のポイントは、自分の見積もった予定と実際のズレを確認し、それを修正していくことです。
　１週間お過ごしたら、週末の夕方にその週の実績を振り返ってみてください。そして、翌週はさらに良い実績が出せるように改善点を見つけることがコツなのです。

小さな工夫06
タスクの横に「目標時間」を書く

タスク管理の基本は、まずそのタスクを忘れないことです。実際にどれくらいの時間がかかったのか、所要時間を記録するようにする。

小さな工夫07
手帳に「切手とハガキ」を挟んでおく

　手帳は思考を可視化するもの。であれば、手帳に挟んでいるものは、その人の価値観の表れではないでしょうか。

小さな工夫08
「打ち合わせ」の予定は具体的に書く

打ち合わせの目的、出すべき結果、何回目の打ち合わせかを明確にする。目的を持って取り組むことで生産性は変わります。生産性の高い人は、「時間」という資源を使った「成果」を常に考えて動ける人。だからこそ手帳にも具体的に書いてあるのです。

小さな工夫09
「移動の時間」も記入する

移動の時間をコントロールすることは大切なことです。移動手段まで書き込まれていることもありますし、電車であればその時間まで記入されています。移動をきちんと手帳に書き始めると、一日の実働時間は意外と短いことが実感できるという効果がります。

小さな工夫10
「4色ボールペン」を使う

　そもそもなぜ色分けするのかというと、俯瞰した時、色ごとにボリュームを伊春で把握できるからです。
　脳は五感のうち視覚からもっとも多くの情報を得ていると言われていて、それは8割以上だと言われています。その中でも色による情報は伝わりやすく、文字だけで何かを伝えるよりも瞬時に情報を伝えてくれます。
例）
黒色ー基本色、ほぼ全ての予定やメモは黒で
赤色ー重要事項、売り上げにつながる事、請求などお金に関する事
青色ー目標、タスク
緑色ープライベートの予定

　時間を味方につけるには、時間をブロックで捉えることが肝心んですが、その他にも色は一役買ってくれます。色でルールを決めることで、移管の配分が視覚情報として脳に届き、脳が意識をし始めるのです。
　人は意識できていることがたったの5％、残りの95％が無意識といわれています。だからこそ、手帳は、開いた時に「無意識」に働きかけるよう、色分けすることで自分を動かすことができるのです。

小さな工夫11
「時間のかかる仕事」は細分化する

　仕事の終わりが見えないと感じている人は、仕事の細分化ができていないことが多い。そのため、先が見えない不安を感じて手がつけられずにいることが多いのです。
　超一流が大きな仕事やプロジェクトのハンドリングができるのは、タスクレベルまで分解する力があり大きなゴールだけを示されても、頭の中でプロセスを描き、それを可視化して工程にすることができるから。さらに、その工程を元に、部下に的確に指示していくことが出来るからなのです。
　もし、取り組み始めたのに終わらない仕事があると感じたら、まずタスクに分解できるのでは、と考えるところから始めてみてください。慣れないうちは、付箋を活用して1つずつ書き出すのもおすすめです。タスクレベルに分解したら付箋に書き出し、それぞれに期日を設け、手帳に貼り付けます。これを繰り返すことで次第にプロセスの工程管理の思考が身についていくのです。

小さな工夫12
マンスリーにタスクを書かない

　それぞれの業界で超一流と言われている方々のスケジュール管理の仕方や手帳を見ていると、マンスリーにタスクを書いている人はほとんどいません。
　マンスリーは、その月の予定を俯瞰するためのものであり、日々発生する細かなタスクを管理するためのものではないからです。

小さな工夫13
超一流はバーチカルタイプを愛用する

メリット1）1日の時間の流れが把握しやすい
メリット2）時間配分が一目瞭然
メリット3）隙間時間を見つけやすい
メリット4）余白時間を作りやすい
メリット5）生活習慣の把握ができる
どこかに無駄にしている時間がないか、自分の1日の行動は効果的だったのか、そういったことを考え、振り返るのにぴったりなのがバーチカルタイプ。自分の時間を生み出すためのツールを味方につけたいものです。

小さな工夫14
「目的」を書いておく

超一流の手帳を見ると、この、人生の目的や理念、ミッションなどが書いてあることがほとんどです。私の知る限り、超一流の手帳ほど人生の目的がはっきり刻まれていますし、自分が何のために生きているのかを明確に言葉にできるのです。目的の途中のマイルストーンを定める。マイルストーンに当たるのが目標です。超一流は目的を明確にすることで、日々、行なっていることが適切なのか、より良い方法がないのかを考え、実践しているのです。

第４章　手帳の使い方を変えると、人生が変わる

　超一流と言われる人たちの手帳を見せてもらうと、彼らは手帳に対し、一般の人とはちょっと違った捉え方をしています。それは「手帳＝自分の未来を作るツール」手帳はタスクなどを書き込み、終わったらそれを消すことができます。また、1日の流れを決めて、その通りに行動して達成度を見ることができる、cおっとsた自己実現ツールなのです。　手帳を使うことは、自分を信じる力を養うことにつながるのです。

デジタル時代にあえてアナログ手帳を使う理由

３つのメリット
（1）簡単で、やはり早いから。手帳を開けば一瞬で俯瞰できますし、書き込むのも速く、動きに無駄がありません。
（2）ビジュアル的に見栄えがする。
（3）記憶するため。
　エビングハウスの忘却曲線というものがあります。
　これはドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスが、記憶はどれくらいのスピードで忘れられていくかを調べたものです。人は覚えたものを20分後には42％、1時間後に56％、そして1日後には70％以上を忘れてしまうという結果がでました。多田、人は復習することで記憶を定着させることができます。それにはやはり、書いてもう一度視覚から取り込むのが一番です。

フレームワークやルールを使う

手帳の最初のページに次のような「Point Of View」を書いて活用しています。
（1）Purpose/Goal(その仕事の目的やゴール)
（2）Asset(今持っている資源)
（3）Function(今持っている機能)
（4）Player(参画メンバー)
（5）Value(その仕事で生み出す価値や顧客のベネフィット)
（6）Budget,Cash point(予算、キャッシュポイント)
自分なりのルールをこうしてカードにして挟んでおくだけでも、ヒアリングの際に聞き忘れがないか、企画屋を作る際に抜けている視点がないかなど、インプットやアウトプットが整理できて効率が上がります。

手帳を見て「なぜ？」と問いかける

　超一流はどのような結果に対しても、そこで満足せず、より良くしようと常に改善をしています。彼らと話すと、必ず出るフレーズが「カフられた時間をどう使うか？」といった言葉。常に、時間と結果を意識している。
　結果の出ない人はいつもやり方を探しているだけで、考え方も行動も変わりません。学習の段階と言われるものでは、人は、知る・わかる・できる・教えるという4段階のステップをのぼっていきます。
　当然、教えることができる人ほど習熟度が高いもので、超一流と言われる人たちは常に誰かに何かを教えていますね。
　超一流は結果を出すために努力をしているのはもちろんですが、何かしら結果がでた時、それが良くても悪くても必ずこう問いかけています。
「なぜこうなったのか？」
「どうすればもっと良かったのか？」
　そして知る・わかるだけではなく、できる・教えるレベルになっていくのです。「WHY」を自分に問いかける習慣で、時間をどう使うのがもっとも効果的なのか、そうすれば行動が改善されるのかを考えられるようになった。

今入っているアポは、あなたの未来を決めるためのもの

おわりに

　現代のビジネスマンにもっとも必要なのは、1日24時間の積み重ねである「人生」という時間をどう使うのかという哲学的な部分だと思っています。
　なぜ生きるのか、なぜ働くのか。その仕事がどう社会を良くしていくのか。それらの大きな目的のもとに今の時間をどう使うのか、と考えられる人が増えれば、日本の生産性は自ずと向上するのではないでしょうか。
　1年後の自分に会うためには、今をどう過ごせば良いのか、どんな顔で会いに行きたいのか、そんなことを考えながら予定を書き込んでみてください。いままでとは違った見方ができるかもしれません。