経理コラム（2023.12.5）2024.1月より義務化「電子取引データの保存」準備が間に合わない場合はどうする？？
皆さん、こんにちは！スタッフの大井です。
電子帳簿保存法コラム第2弾です✨
前回コラムでは、「電子帳簿保存法の概要とその具体的な対応方法について」ご紹介させていただきました。
ご紹介させていただいたとおり、来年1月からは、電子取引データについては保存要件に従った上で、電子データのまま保存をする必要があります。
でも、残り1ヶ月…。
わかってはいるけれど、まだ準備ができていない、日々の業務に忙しくてそこまで手が回らない…という方々も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
先日、国税庁HPにて「電子取引データ保存」に関する新たなリーフレットが公開されました。
今回は、電子取引データの保存について、 “相当の理由で準備が間に合わない場合”の対応について、ご紹介いたします！
１．前回コラムのおさらい 電子帳簿保存法「電子取引データの保存について」
電子帳簿保存法は、「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引データ保存」の大きく3つに分けることができました。このうちの「電子取引データ保存」については、申告所得税・法人税の帳簿書類の保存義務がある方は、2024年1月より、対応が“必須”となります。
しかし、ただ保存をするだけでは要件が満たされず、以下の2つの保存要件を満たす必要がありましたね。
① 真実性の確保（いずれかを満たせばOK）
・タイムスタンプや、訂正削除を行った場合にその事実が確認できるようにすること（システムの導入が必要）
・不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を策定し、遵守すること など…
② 可視性の確保（全てを満たす必要あり）
・パソコンやプリンタ、操作説明書などを備付けること
・検索要件を確保すること
▽電子帳簿保存法の詳しい内容については、前回コラムに記載しておりますので、そちらをご覧ください✨
２．準備が間に合わない場合はどうする…？？
人手が足りなくて、事務処理規定の策定まで手が回らない！
システム導入のコストを割けない、システム整備が間に合わない、など…“相当の理由があると認める場合”には、以下の①と②のそれぞれに応じることができれば、「電子取引データを保存しておくだけで大丈夫」とされております。
①税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めに応じること②電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じること
この“相当の理由”には、「人手不足」や「システム整備が間に合わない」「資金不足」など、幅広い理由が認められるようです。
ここでひとつ注意が必要なのが、“相当の理由で準備が間に合わない場合”、“「電子取引データ保存」の保存要件に従って保存する場合”、いずれにしても、電子取引データは消さずに保存する必要があるということにも注意が必要ですね！
出典：国税庁HP
「システム導入が難しくても大丈夫！！令和6年1月からの電子取引データの保存方法」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf
３．さいごに
当事務所では、12月7日㈭、8日㈮にオンラインにて「改正電子帳簿保存法対応セミナー」を開催いたします。本セミナーでは、電子帳簿保存法の概要とその対応方法について解説させていただきます！
また、株式会社マネーフォワード様より、マネーフォワードを利用した場合の電子取引データの保存方法についても、ご説明頂きます。
そもそも電子帳簿保存法って何？？
とりあえず最低限のことだけはやっておこうかな…
具体的に何から始めればいいか知りたい…
という方におすすめのセミナーとなっております！
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皆様のご参加、ぜひお待ちしております☘️
井上公認会計士事務所