サンプル付きイケてるガントチャートツールを作ってみた

先日BSCSというLTに参加してきました。
各社のCSを担当されている方々が自身がCSとして日々実践していることを発表するという場で、みなさんが日々実践されていることを勉強させてもらいました。
LT全体の目的として「勉強になりました」だけで終わらないでほしいというメッセージがあったので、初めてのnoteとなりますが、社内で好評をえたツールをアウトプットしてみます。

ガントチャートがどんなふうに動くか見てみたい方は以下のURLのスプレッドシートでご覧いただけます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1m6LfgMDBcR3OEUyqP7bflHAsmV2MvqhW6bc4o57EDU0/edit
※上記のスプレッドシートに開始日と期間を入力していただくことで操作感をお試しいただけます。

BSCS参加で最も参考になったLT

私の中で最も参考になったLTは弁護士ドットコム株式会社　クラウドサイン事業部 CSMチーム　武田 法子氏の使われる×効果が出る！顧客向けツールの作り方です。

上記LTが最も参考になった背景

先月弊社ではカスタマージャーニマップの作成を行いました。
ガントチャート的なスケジュール表を作ってお客様に渡してあげるというのが一つのタスクとなっていました。
しかし、完成度がイマイチでモヤモヤしていたところに武田さんの神ツールの話を聞いたために、これはすぐに改善が可能であると感じました。

カスタマージャーニーマップが本LTと関連していると感じたのは、顧客のペルソナや利用シーンを想像しきるというところです。
カスタマージャーニーマップでお客様がどのような心理状態でいるのか、
また弊社側の提供側がどのような手順で渡すのかなども話し合っていたために、ペルソナと利用シーンについては事前にツール利用者と合意できていたので、あとは作るだけという状態からのスタートでした。

武田さんがLT内での工夫したとおっしゃっていたところ

・未入力は条件付き書式で赤く塗りつぶす。
・とにかく赤を埋めるように、とメンバーに伝える
・「不要」フラグを作り、メンバーが「行を削除」ということをしなくていいようにする
・シート上にヘルプページのリンクを埋め込むことで問い合わせ減らす
・フィルターを適用して、絞り込み&相手担当者にタスク多すぎませんか？という親切ができるように
・運用開始日を入れるとすべての日付が切り替わる
・workday関数で土日をまたいでも営業日が自動で表示される

上記の工夫項目でいいなと思ったところ

・使い方を細かく説明するのではなく、赤を埋めるという視覚情報に訴えるのでメンバーは分かりやすい
・ヘルプページをガントチャートに埋め込むというのは本当に凄いと思ったので、速攻で取り込みましたw　
・私が初期に作ったものはworkday関数で土日や祝日を考慮できていなかったので、微妙な出来になっていた…

作ってみた

結果作ったものはこんな感じのものを作って社内で共有しました。

基本的なフレームワークは武田さんと同様google大先生のガントチャートを利用しています。
入力すべき項目が空白の時は条件付き書式で赤く塗りつぶしようになっています。
弊社では相手先の会社内のチャットツールによって渡すべきマニュアルが変わるのでチャットツールが何かということも入力すべき項目としています。

各種赤い欄を埋めるとこんな感じになります。

一つ上のタスクと同日のうちに実施する場合には期間を「0」とすることで一つ上のタスクと同じ期間の処理として扱います
期間を「1」にした場合には一つの上のタスクの翌日に処理すべきものと判定します。
I列の不要フラグを立てると次のキャプチャのようにグレーアウトさせています。

グレーアウトされたことを判定すると一つの下のタスクの開始日終了日も自動でずれ込むように作ってあります。
かつ期間を変更するとキャプチャのようにガントチャート部分の塗りつぶしのセルの数が変わるように作っています。

その他の工夫

弊社内の多くの人員が同じツールを使います。
そのため、誰がどの企業に対してどのスプレッドシートを渡したかということがわかる状態にしてほしいという要望をもらい、以下の対応をしています。

ガントチャート作成ツールという別のスプレッドシートを作りここに以下の内容を入力するとURLが返ってくるということをしています。
担当者名と企業名を入力して起動というメニューのボタンを押すと次のキャプチャのように別のシートに登録された担当者名と企業名、spreadsheetのURLを保管していきます。

ちなみにこの時作成したspreadsheetのタイトルにはここで登録された企業名を入れるようにしてあり、ガントチャートのO4セルにも企業名が入るように仕込んであります。

 積み残し

- 完了フラグというカラムを作っているが、今のところ特に使い道がないこと
- 本当は完了フラグを立ててもらったことをトリガーに一覧の方にこのタスクが完了した/このタスクは不要としているということが一覧で見れるようにしたい
　- どうやらGASの仕様的にトリガーを一回一回仕込むかonEditを使っても、元シートにはフィードバックできないらしい
- 何かしらのアクションをトリガーに各ガントチャートの開始日と終了日を取得して、一覧のスプレッドシートに記入すること
- デフォルト値の時に使用している関数と条件付き書式の都合でガントチャートの部分に変な色つけが行われてしまうこと
- タスクの個数が少ない状態であり、タスク増加に今のところ対応できない
　- これは武田さんがLTでもおっしゃっていた通り、タスクの個数をマックスにした状態でガントチャート作りたかったが、まだ動き始めたばかりなので足りないタスクが見えていないという社内状況のためペンディング

初めてのアウトプットなので至らないところばかりかと思いますが、今後このような自身のアウトプットの内容を公開していければと思っています。

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@dondonikedom