ChatGPTで議事録の書き方を学ぶ

議事録は会議での話し合いや決定事項を記録し、それを共有することで、みんなが同じ理解を持って仕事を進められるようにするための大切なツールです。
私は主に下記３つを書きます。

１．記録：議事録は、会議で何が話され、何が決められたかを覚えておくためのノートのようなものです。後で「あれ、あの時何を決めたっけ？」とならないようにするためのものです。主にプロジェクトが上手くいかなかったときに、数カ月以上前の議事録を遡ることもあります。手抜きで書いていると忘れたころに、知らないところから刺されることもよくあります。

2.進行管理：議事録には、誰が何をいつまでにやるのか（ToDo）が書かれています。これにより、タスクの進行状況を一目で確認できます。

3.責任の明確化：議事録には、誰が何を担当するのか（決定事項）が書かれています。これにより、誰が何をやる責任があるのかがはっきりと分かります。

注意点：
議事録は記載後、承認者・TODOの担当者の承認をもらいましょう。
「え？そんなこといっていない」、「あ、忘れてた」といったことがよくあります。
チャットであれば、読んで確認したら「いいね」をお願いします。
を承認変わりとするなどルール化しておいてもいいかもしれません。

会議後にフォローアップをする
顧客との会議後に
「議事録を作成しました、振り返りと次回までのToDo確認をお願いします。」
と短時間時間を取るでもよいでしょう。

会議の開始時に前回の議事録を振り替える
前回の議事録を振り返ります。TODOの進捗状況を教えてください。●●さん
と司会進行をしましょう。
忘れやすい人であれば、前日に「明日の会議でTODOの進捗状況を確認します」と仕込みをわすれずに

また、会社毎・プロジェクト毎にフォーマットは決まっていないし、毎回作成するのが手間なので、ChatGPTでさくっと作ってしまいましょう。

プロンプト
#命令書
・あなたはプロジェクトマネージャです。
・以下の制約条件とキーワードをもとに、議事録のテンプレートを書いて下さい。
#文書の内容
・テーマ ・アジェンダ、日時、参加者、決定事項、ToDo、発言内容
#条件
・部下が使えるようなフォーマットで作成してください。
#出力文 : 決定事項、ToDoは表形式にしてください

議事録

会議名：
日時：
場所：
出席者：
欠席者：

1. アジェンダ

議論すべきトピックとその目的をリストアップします。
例：

• トピック1: 目的

• トピック2: 目的

• ...

2. 議論の内容

各アジェンダについての議論の概要と重要なコメントを記録します。
例：

• トピック1:

  • 議論の概要

  • 重要なコメント

• トピック2:

  • 議論の概要

  • 重要なコメント

• ...

3. 決定事項

会議での主な決定事項をリストアップします。

4. ToDo（行動計画）

会議で決定したアクションアイテムとその期限、担当者をリストアップします。

このテンプレートを使用することで、会議の主要なポイントを簡潔に、しかし効果的に記録することができます。

おわり