【kintone（キントーン）】社内システムアップデート「申請書アプリのレコードから関連する報告書が開けるようになりました」
こんにちは！ ICDS（国際協力データサービス）です。
当社「kintone認定アソシエイト」による、社内システムアップデートの内容をお伝えします！
今回のアップデートポイント
報告書アプリで検索する手間を省くため、申請書アプリの入力画面に関連レコードを配置し、対象の報告書が開けるようにしました。
これまでの課題
当社では、従業員が研修を受ける際に上長に届けを出すための申請書アプリと、研修が終わった後に報告書を出すための報告書アプリがあります。従業員が報告書を提出すると、申請書アプリのステータスが報告書提出済みとなり、上長に通知が送られる仕組みになっています。しかし、この二つのアプリはそれぞれが単体で存在しているため、通知を受け取った上長は、通知が届くと報告書アプリを開いて対象の報告書を検索し、確認をする必要がありました。
課題解決策と効果
申請書を開けば対象の報告書が分かるよう、申請書アプリに関連レコードをつかって報告書アプリ内の対象レコードを表示させるようにしました。これにより、申請書アプリから通知が届くという仕組みを変えることなく、申請書アプリを開けばワンクリックで対象の報告書を確認できるようになりました。申請書の処理に追われていた上長にとっては作業時間の短縮につながりました。また、申請者の従業員にとっても、申請書と報告書が紐づくため振り返りが行いやすくなりました。
あとがき
申請する側にとっては、申請フロー上の細かい作業は分かりません。今回、アップデート作業を社内公開のスレッドにあげてくれたことで、自分以外の人たちの作業や課題を知ることができました。kintoneによる業務改善は、システムに関わるすべての人たちの円滑なコミュニケーションが欠かせないのかもしれませんね！
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（文：加藤葉子）