時間管理の必要性

こんにちは。今日は時間管理の必要性について書いてみたいと思います。

今年度始まって3ヶ月で時間管理の必要性がクローズアップされてきた

年度始まったばかりですが、スタッフの残業超過時間に関して４月、５月と2回連続アラートが発生し、経営会議で何か対策打たないとまずいぞ、ということに。状況的には特定のスタッフの業務の偏りが原因であることが分かっていましたが、特段明示的な対策を施していない状態でした。

現場でのアプローチ

共同研究のネタ

時間管理はスキルだと考えるスタッフが少ない（いない？）と前から思っていましたので、時間管理をスキルと捉える共同研究のようなアプローチを自分と一緒に取り組むようなアプローチを先ずは思い描きました。

有名な時間の4象限で自分の仕事を分類してみるのはどうだろう。

• 時間の4象限

  • 第一領域：重要・緊急（仕事の大半を支配されるが、必要な時間）

  • 第二領域：重要・緊急でない（すぐに成果は出ないが、将来への投資）

  • 第三領域：重要でない・緊急（すぐに成果が出るため、仕事をした気になる、他人から評価されて嬉しい）

  • 第四領域：重要でない・緊急でない（非効率な仕事、成果はほぼない）

このマトリクスは

第三領域をいかに人に任せたり自動化に回すか

と、未来への投資である

第二領域をいかに計画的に実行するかとその時間を創出できるか

が鍵となります。

具体的なアプローチ案

具体的なアプローチ案をイメージしてみました。

先ずは自分の直下のグループリーダー（GL）に対するアプローチ。

• GL

  • Udemy Businessの自分に合いそうな「時間管理」テーマの講座を受講する

  • 毎日の残業申請の必要性についてチェックし、時間短縮できないかをスタッフと話す

  • 週次の1on1など開催して進捗、課題点など話し合う

  • 週10時間を超えたら事業部長にアラートを上げる

続いてGLの配下のスタッフに対するアプローチ。

• スタッフ

  • Udemy Businessの自分に合いそうな「時間管理」テーマの講座を受講する

  • すぐに実施できそうな時間管理のActionを上げ、即日実施する

管理職が管理するという側面がまだ強い。施策としてはいかに自分自身で己を律するかに重点を置きたいところ。

没にしたアプローチ

• 毎月20時間（毎日1時間）残業しない方法を考えて

一見簡単そうに見える上記のような言い方は、具体性がないばかりか脳科学（この言い方は日本だけの造語らしいですが）的にも成果が出ない、ダメ上司の言いっぷりだなあと速攻却下案。

なぜダメなのか、脳科学的な側面から少しだけ深掘りしてみます。

脳科学ネタを少々

脳が作業の時間を把握する仕組みには２種類あるとのことです。脳は以下の２通りのやり方で時間を把握している。

１）海馬という部位で過去に経験した出来事同士を時間感覚でデータ化

２）線条体という部位で過去の行動をパターン化

１）海馬はデジタル時計、２）線条体はアナログ時計でのような対比になりますが、面白いのは２）線条体が時間を空間や体の動き・リズムによって把握する人間の能力を担っている、というところです。これは遅刻やダラダラ残業の根本原因とも言えるタスクの時間把握に関わっている興味深い領域です。

結論

その他今週考えたり調べたりした仕事上の時間管理についてのTips：

• 自分が集中できるマイクロな単位で

• ノーと言える○○

• 人に見せるとなると俄然具体性が出てくる

• 定例会議も議題がなければスキップする決断を

なども織り交ぜながら、来週から具体的に時間管理に取り組んで行こうと思います。
今週一週間お疲れ様でした。皆様良い週末を。