地区の会議から考察すると目的達成のためにはまず人選が大切。

Honey-A-Dich（ハニーアヂチ）です。

会議とは目的を達成するために必要不可欠なプロセス

多くの一般的な会社では「売上達成のため」の商品開発や企画発案など様々な会議がありますよね。
当然、最終到達点は売上を達成、あわよくば増加することなわけです。

会社以外では目標達成に結びつかない会議も数多く存在します。

例えばPTAや地区の運営のためなどに開催されるものです。
今の時期だと「新年度の議案承認」が開催目的の場合が多く、資料の読み上げや確認のみで、意見発表もないことがよくあります。
年度初めは役員方の承認は絶対に必要だと会議に集まっていただくわけです。

個人的にこの類の会議は必要ないと思っています。
資料を送付して書面で解答してもらった方が、実は意見も出やすかったりします。日本人らしい奥ゆかしさですが､､､
そうなると会議は時間、経費の無駄としか言えません。

たいていの地区団体は区民から区費を徴収し、公的資金を助成してもらって運営しているのですから、ほぼNPO法人と同じです。
違うのは、運営目的が利益ではなく「地域の人々のため」だということ。
「この地域を良くするためには」という会議なので、自分達の暮らしにも深く関わる大切なことです。

しかし役員というのは「望まずとも回ってくるもの」。
やる気みなぎる人だけがいるわけではありません。
ほとんどの方は会議に参加するのも面倒なので、意見を発表することもありません。
やる気はないが不満はある人もいてクレームに関してはよく話されるのですが、それでも意見があるだけ会議としての意義は成り立ちます。

会議主催側としてファシリテーションの工夫などの努力はしたつもりですが、参加者の意識格差は努力ではどうにもなりません。
どんな団体、会社であってもこのようなことは起こります。

人材育成や意識改革の意味も含める場合以外は、
会議を潤滑に進行し参加者の時間を無駄に奪わない、
なおかつ建設的でなければ意味がない。

そういう会議を目指す、すなわち目的を達成するためには役職や担当の選出から真剣に取り組むところから始まるのです。

公民館主事時代の実体験のお話でした。