電話で連絡？　メールで連絡？

仕事に限りませんが、連絡をするときにはいくつか手段がありますね。
・直接会う
・電話する
・メールする
・LINEする

社内SEをしていると、ベンダーさんなどの他社さんとのやり取りも多く行います。
依頼とか、連絡とか、情報共有とか。
・機能改善要望
・障害の報告と対応依頼
・操作方法の質問
などなど。

どのようにして連絡していますか？

弊社では、社外とのやり取りはメールと電話がほとんど。ていうか、メールと電話以外で対話することは皆無です。

では、メールと電話はどのように使い分けているかというと、「伝える内容による」という感じです。
情報を伝えるその時、状況によって使い分けます。
・メールで伝えるほうが良い場合
・電話で伝えるほうが良い場合
メールにも電話にも一長一短ありますので、よりスムーズなコミュニケーションがとれるように、上手に使い分けるのが良いです。

電話で伝えるのが良い場合

緊急事態の発生時

緊急事態が起き、即時対応が必要な場合は電話一択です。
メールを書いてる時間があったら電話で連絡して直接会話し、対策を立てて実行します。
即対応するためには電話が便利です。

相手がメールをなかなけ見られないとき

店舗へ依頼するときよくあるのですが、お店の方々ってあまりメールを見ません。
と言うか、メールを見ている時間がほぼありません。

例えば、端末が壊れ、修理のために本部に送ってもらうことがあります。
なんで故障したのか、経緯を教えてもらう必要があるのですが、メールだとなかなか返事が来ないです。
修理に出すためには状況確認が必須なので、
「故障の原因教えて」
と、電話で聞いちゃいます。

私の場合、ホントのことを言うとメールで聞いて、メールで返事をいただき、エビデンスを残したいですす。
でも、業務上なかなかうまくいかないし、余計に時間がかかってしまう上に、店の方々の手を煩わせてしまうため、「電話連絡さえいただければそれで良し」としてしまうことが多いです。

『言った』 『言わない』 を無くすために

仕事の役割分担や、決め事の確認。問い合わせへの回答など、正確な情報が必要な場合があります。
・誰々が指示した
・何月何日、何時にドコヘ集合する
・何日までに回答する
仕事もそうですが、遊びの計画を立てるときも何かしら決め事があるものです。

2〜3人の少人数でやるなら覚えていられますが、人数が増え規模が大きくなってくると、情報が歪み始めます。伝言ゲーム状態となり、情報が正確に伝わらなくなってきます。
そんな伝言ゲームを阻止するのが「お便り」であり、メールです。
同じ文書を同時にメンバーへ渡せば誤解がありません。
伝え間違いも起こらないので安心です。

ちょっとしたことならLINEで情報共有するのも良いでしょう。
とにかく、みんなが見て、読んで、同じ情報を共有できればいいのです。
誤解が無くなります。
伝え忘れも無くなります。
その情報を欲しい人がいたら、メールを転送したり、メッセージをコピペして送ってあげればいいだけ。
手間も少なくなりますので、文書で情報共有するのはお勧めです。

電話連絡、メール(文書)連絡。
状況に合わせて、より伝わりやすい手段を使っていけると良いですね。