Backlogの良いところ

私はPMとしてこれまでいろんなプロジェクト管理ツールを使ってきましたが、最近はBacklogというツールをよく使っています。

Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

最近はというか、もう10年以上前から使っていますが、シンプルな使い勝手は変わっていませんね。とりあえずBacklogで管理しておけばいいという感じで使えるので便利に使わせてもらっています。

私はProjmoというプロジェクト指向のメモアプリを開発していますので、Backlogを参考にさせてもらうことも多いです。

主な使い方

Backlogはプロジェクト管理ツールですが、なんでもBacklogで管理するのではなく、一部の情報だけ管理するというやり方をしています。
なんだかんだいって、それが一番フィットするんですよね。

もちろん、それでもBacklogに合わないプロジェクトはあります。開発チームの管理や大規模プロジェクトなどは合わないですね。
私はSIerの立場で、クライアントと開発パートナー、開発チームとやりとりすることが多いですが、そんな立ち位置だとBacklogはとてもフィットすると思います。

具体的にはWikiで皆に共有する文書や議事録を作成して、発生したタスクを課題で作成してWikiにリンクする、という形で使っています。
Wikiでは課題キーをコピー＆ペーストするだけでリンクになるので、議事録にアクションアイテムを記載するときなどに便利です。

一方、ボードやガントチャートは使っていません。WBSは別途スプレッドシートで管理しています。

Backlogにはガントチャートの機能がありますが、そもそもガントチャートはWBSのビューなので、WBSがきちんとつくれないとあまり意味がありません。WBSは構造化が命なので、十分構造化できないBacklogではうまくつくれません。

ですので、WBSはスプレッドシートなどで管理するのが最適だと思います。その他、こんなことに気をつけて利用しています。

課題の状態を最新化する

プロジェクトは日々発生するタスクとの戦いです。
発生するタスクはすべてBacklogの課題として作成しています。
あまり整理を考えず、ばしばし作っていきます。
そして完了したらすぐ処理済みや完了にします。

一覧に表示される課題をできるだけ少なく保っておくと、すべての課題に目が届き、適切に管理できます。

担当者をきちんと変える

Backlogではコメントにメンションをつけて、依頼のやりとりを行うことができますが、その際に担当者もきちんと変えておくと、誰に依頼中のタスクなのかが分かってよいです。

ここが良いよ

Backlogの良いところはこんなところです。

機能が少ない

いきなりネガティブ要素のようですが、私はよい点だと考えています。
多機能なプロジェクト管理ツールは多いですが、様々なプロジェクトを実施していると、本当に必要な機能はわずかであることが分かります。
逆に無駄な機能があることで、使い方に気を取られたり、管理できている気になってしまうという問題があります。

Backlogは、実質、課題とWikiしかありませんが、それで管理できることをBacklogで管理し、WBSなどの他の情報は別のツールで管理するという風に割り切った方が、１つのオールインワンのツールで管理するより、うまくプロジェクトを管理できると思います。

UIが見やすい

Backlogに表示されている要素は決して少なくありません。
むしろ多機能の象徴であるnotionよりも全然多いと言えるでしょう。

それなのに見やすい。
慣れているせいもあると思いますが、何かしようと思ったときにほとんど迷いません。強調すべきところと抑えるべきところをきっちり分けているからかなと思います。

プロジェクトごとに画面が分かれている

プロジェクトごとに画面が分かれているので、他のプロジェクトの情報が入ってこず、管理しやすいです。
ホーム画面では、そのプロジェクトで更新された情報がタイムラインとして表示されるので、プロジェクト状況の把握もしやすいです。

社外メンバーを追加できる

前述の通り、私はSIerの立場で社外メンバーと一緒に仕事をすることが多いので、プロジェクトごとに社外メンバーを設定できるという機能がとても便利です。
追加もメールアドレスだけあればよいので、簡単にできます。

プランとして人数課金ではないところも大きいですね。

タスクの追加・変更がメールで通知される

Backlogを常に開いていないメンバーも、メールは大抵見ています。
メールでタスクの追加・変更が通知されますので、わざわざ「Backlog見てね」と言わずに済むことが多いです。