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初めて開催したオフライン社外イベントの振り返り

ひら

先日、社外同期のお三方と一緒にイベントを行いました。当日は定員30名のところ27名にご参加いただき、楽しい時間を過ごしていただけた……と思います！笑

自分の経験でいうと、Zoomを利用したオンラインイベントを社内で企画したことはありました。しかし社外の方も集めてイベントをするのはこれが初めて。

しかもオフライン！ 20卒のコロナ禍入社でほぼリモートワーク生活の身からすると「そもそもオフラインのイベントって何の準備がいるんだ？ 飲食手配？？ 会場準備？？？？」と脳内が疑問でいっぱいに。オフラインイベントの運営に詳しいメンバーに支えられながらなんとか開催できました。

近いうちに振り返り会を行う予定なので、先に振り返りを兼ねて学んだことを書いておきます。


意外と何とかなったこと

集客ページの作成

「kintoneに関わる人が多いイベントだからフォームブリッジで集客しよ♪」とノリノリだった私たち。運営メンバーにトヨクモの中井さんもいましたのでね。

しかしあることに気が付きます。「参加者の個人情報の管理がやばくないか？」と。

フォームブリッジをご存じない方のために簡単に説明しますと、フォームブリッジでフォームを作成すると、入力された情報がkintoneという業務アプリ作成のシステムに登録されます。つまり入力された情報はkintoneアプリで管理されるのです。

で、問題になったのはそのkintoneアプリの置き場所でした。運営メンバーはみなkintoneユーザーですが、kintoneを契約しているのは勤務先。つまり勤務先のkintoneに勝手にアプリを作り、これまた勤務先が契約しているフォームブリッジを勝手に使って、さらには勝手に個人情報を溜めるということになります。

これはいけない。やばいです。勤務先の個人情報管理チームに即呼び出しを食らうことでしょう。

「これはもう私たちでkintoneを契約するしかないのか……4人だけど……（kintoneの最低ユーザー数は5ユーザー）」と一瞬思いましたが、今の世の中は便利なものですね。メールアドレスなどを取得することなく使える集客方法がいくつかありました。

今回使ったのはconnpassです。kintone Café など自分たちに馴染みのあるイベントでも使われているので、これに決めました。

会場の手配

当日はサイボウズのオフィスで開催したので、会場代などをかけずに実施できました。オフィスの貸し出し制度に感謝。ありがとうサイボウズ。

正直な話をすると「割とオフィスの貸し出ししてるからサクッと借りられるんじゃないかな～聞いてみるね～～」と気軽に言ったのをやや後悔するほど多少手間はあったのですが(笑)、社内のkintoneアプリを見ながら各種申請や準備を進めていけました。意外と何とかなったのは制度やマニュアルのおかげです。あとレコードのコメント欄で聞いたら担当の方が教えてくれる。優しい。ありがたい。

飲食物の手配

まずは飲み物のお話。カクヤスってすごいですね。ギリギリでも注文できました。

会社の冷蔵庫事情とにらめっこをしながら飲料を手配した都合で飲料の手配が2日前になってしまったのですが、追加料金などもなく無事に届けていただけました。でもこの手の手配は本当に余裕を持ってやるほうがよい！！

食べ物の手配はシェフコレを使いました。

一人500円の参加費＋αという予算の都合もありましたが、個人的にフードロスを回避したかったので、参加人数分ぴったり注文するのではなくやや少なめに頼みました。それでも余って最後に駆け込んで食べてもらったくらいなので、おしゃべりベースのイベントでは大量にご飯を用意する必要はないのかもなあと思いました。

反省

申し込み締め切りの設定はシミュレーションと逆算が必要

会場であるサイボウズのオフィスは東京日本橋タワーの中にあり、入るには入館証の発行が必要です。その作業時間を確保すべく、開催日の2日前に申し込みを締め切ることにしました。

入館証の発行自体は間に合ってまあよかったのですが（※）、2日前に締め切る形だと実際の参加人数を把握して飲食物を手配するのは無理でした。

今回は
・飲食物はもともと少なめに手配する気だった
・飲料は参加人数以外にも考慮すべき点があった
・1週間前くらいからあまり申込人数に変動がなかった
といった理由から大きなずれはありませんでしたが、飲食物の手配をしっかりやるときは要注意だなと。

※「まあよかった」は実はウソです。connpassでPDFを送付できないことに後から気が付き、社内のマニュアルを漁り直してPDFではなく入館証発行用のIDをテキストで送る形に変更しました。これもまたシミュレーション不足……。

タスクの洗い出しと分担が難しい

これもシミュレーション不足の一つですが、タスクの洗い出しやスケジューリングをしてみてもあまりうまくできている感じがなく、だいぶ手探りで進みました。

多少手探りで進むのは仕方ないです。初めてですもの。ただトヨクモの中井さんが頻繁に手伝うよ～と言ってくれていたにもかかわらず、自分の性格もあって早いうちから「これお願い！」を上手く言い合えなかったのを反省しています。自分でやってみてだめならなんとかリカバリーするのでいいのですが、頼んだことがやっぱり違ったってなると大変じゃないですか！！ なのでお願いしやすい状態になるまで自分で進めようとしちゃいがち。

でも自分一人でできることはやはり多くないので、ぎりぎりになって

「名札の印刷しますよ！」
「ありがとう～(´;ω;｀)」

「どの会社の人が何人来るのかやっぱりわかんないよ～(´;ω;｀)」
「うちの会社の分はこれだよ！」

というような感じになってしまいました。これは個人的に大きな反省点です。

そんなドタバタ分担の中でも各種手配や当日のSNS投稿、写真撮影などを進めてくださったジョイゾー 小渡さんはやはりすごかった。
あと集合写真をうまくぼかしてくれたわくちゃん！！ 冒頭のツイートのお写真です。とても助かりました。私ああいうのデキナイ……。

参加者の把握が難しい

こうしたイベントで本名や勤務先を明かすのはハードルがあるはず！
でも同じ立場の人が固まって喋らないようにテーブル分けをしたい！！

ということで、申込時のアンケートでテーブル分けを行おうとしました。connpassには申込時にアンケ－トを取る機能があったのでこちらを使いました。

実際の質問がこちら。

「Q. 主なkintoneとの関わりを教えてください。」
・使ってる！
・導入検討中！
・提案や開発をしてる！（パートナー・サイボウズ社員）

運営的にはパートナー企業やサイボウズの社員には「提案や開発をしてる！（パートナー・サイボウズ社員）」を選んでほしかったんです。

でも考えてみてください。パートナー企業やサイボウズに勤めているからといってみんなが提案や開発に関わっているわけではない。たとえば人事や総務のメンバーとして「使ってる！」の気持ちが強い人もいます。

その結果どうなったか。「このユーザー名は絶対サイボウズの○○さんでしょ！？」という人が「使ってる！」を選ぶなどカオスな状況が発生しました。一応そんな予感がしたので「（パートナー・サイボウズ社員）」を付け加えてみたのですが、あまり伝わらなかったようです。運営メンバーのマーケ比率は高かったのにアンケートを上手く作成できないという……精進します……。

アンケートの取り直しはできなさそうだったので結局アンケート結果を使ったテーブル分けはせず、来た人から座ってもらう形式に。いざ当日を迎えて見たら到着時間がかなりバラバラだったので、来た人から座ってもらう形式にしたのは結果オーライだったかなと思います。まあ到着時間がばらけたのは開場から開始まで1時間あったことが理由で、こんなに待機時間要らなかったよねという反省もそれはそれであります。

自己紹介タイムはたぶんいらない

「さあ自由におしゃべりしてください！」と放り出されたときの孤独感はすごいだろうと思い、フリータイムの前に喋りかけるきっかけを作ろうと考えました。そこで入れたのが原則一人一分の自己紹介タイム。これで共通点のある人を見つけられれば上手くフリータイムにおしゃべりできるのでは……と企みました。

しかしやってみてどうでしょう。15人くらい自己紹介した頃にお一人目の自己紹介を覚えていた方がどれだけいたことでしょう。ちょっと考えればわかることでした。新学期のクラス替え後にやる自己紹介と同じです。なぜあの覚えられない感を忘れていたんだろう。実際、終了後に「あの自己紹介タイム要らなかったんじゃない？」という話が即出るほどだったので、第2回ではおそらくやりません！

とはいえ急に放り出されるのもきっと怖いはず。次回はこの辺りの方法を試してみようかなあ。

  • テーブルタイム ⇒ シャッフルしてテーブルタイムその②

  • 会社/チームごとの申込に変更して組織単位のLT ⇒ フリータイム
    ※一人参加の場合はその人がLT必須になっちゃうのが負担でしょうか……悩ましい。

やってみてもわからなかったこと

飲食アリと飲食ナシはどっちがいいのか？

平日夜のイベントだったので、お腹を空かせている方も多いかと思い、軽食を用意しようとしました。しかし一人500円の参加費＋運営の手持ちではなかなか豪華なものは用意できず、少しずつのお料理＆飲み物＆お菓子程度に……。今思えばイベント自体は早めに切り上げて居酒屋を予約するほうがよかったのかなあと思いもします。

でも席を自由に移動しながらのフリータイム兼食事時間もよかった気がするし、19時スタートで早く切り上げるくらいならもう最初から居酒屋集合でいい気がするし。うーーん。

フリータイムの参加者頼み感は仕方ないのか？

フリータイム中は盛り上がってそうでよかったのですが、ふと各テーブルを見ると「いい感じにコミュニケーション上手な人たちが散らばっているから盛り上がっているだけでめっちゃ参加者頼みなのでは？？」と思いました。

今回はありがたいことにそれでうまくいきましたが、開催を重ねればちょっとシャイな人たちが集まる会もあるはず。そんなときに楽しかったと思える会にできるだろうか……。この点も探求の余地ありです。

……とまあ反省も多々ありますが、見方を変えれば次への改善点が見つかったということなので！ 運営メンバーとの振り返り会でまたじっくりお話してきます。

おわりに：パスや応援をくださった方々に感謝

最後になりますが、企画のきっかけはこの投稿でした。

そして企画の準備中もイベントやSNSで励ましをいただいたり、「次回やるならこういうのはどう？」というお話や「自分はいけないけど後輩や部下を送り出すよ！」というお声をいただいたりしました。実際に各社から何名もご参加いただき、おかげさまでなんとか無事に、定員に近い集客で開催できました。

亜希子さんや林田さんと中井さんの関係があったからこその一言、中井さんと自分たち20卒の関係があったからこその企画化、そして周りの方々の応援があったからこその開催だったと思います。本当にありがとうございました！ また個人的にはこうしたご縁はほぼスナックジョイゾーでのご縁なので、ジョイゾーさんにも感謝でいっぱいです。

ただ、ここで終わってはいけないとも思っています🔥

今回新たにできたご縁もありましたが、ここで時間が空くと次に展示会などで会ったときに「あっあのときの……」「ああ……あのときは……」の距離感になってしまうこと間違いなし。近いうちに第2回をやりたいと思っています。（そんな風になるのは私だけですかね？？）

第2回を開催する際はぜひご参加、そして周りの方へのお声がけなどいただけますと幸いです。今後ともどうぞよろしくお願いいたします！


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