メンバー数は3倍に！SmartHRの採用組織の2.5年のあゆみ
はじめに
こんにちは。SmartHR 採用ユニットの日永（@hina）と申します。
私は2019年11月にSmartHRに採用担当として入社し、現在はマネージャーとして中途採用に関わっています。今回は、私が入社して以降、約2. 5年のSmartHRの採用組織のあゆみを、主に人員数の観点から紹介します。
自社に適切な採用組織を考えるにあたっては、採用職種・ボリューム・チャネル、また他部署との採用活動における役割分担など 複数の観点があり、「自社にあった採用組織とは...?」と悩まれる方も多いのではと思います。
私自身も、SmartHRの採用組織のはじめてのチーフ・マネージャーという役割を担当し、お手本や前例が無い中で、マネジメントとしての自分の役割や組織づくりにおいては周囲の皆さんと相談しながら模索をしてきました。
そんな、チームの皆さんと模索しながらのあゆみを、採用担当の方・採用組織をつくっていく役割の方の今後の参考になればと思い、失敗談も含めてまとめていきます！
※代表してこのnoteを書いているのですが、自分一人で決めたことは一つもないのでチームの意思決定の変遷としてお読みください😌
サマリ
サマリを先にお伝えします。内定承諾・採用組織のボリュームを見て、もしも課題感と近かったり、ご興味をお持ちいただけたりしたら読み進めてくださいね。
2020年前半と2022年後半を比較すると、採用組織の人数は3倍になる予定です！ちなみに、SmartHRの社員数は2020年1月と2022年6月を比較すると、3.7倍以上になりました🎉
補足：
・2022年の内定承諾人数と、2022年 後半の採用組織の人数は見込みです（2022年 後半の採用組織の人数は入社予定の方までを含んでいます）
・マネジメント：マネージャー・チーフをカウントしています
・リクルーター：要件定義・母集団形成を主に担当する役割です
・コーディネーター：選考調整・クロージングを主に担当する役割です
あゆみ
それでは、2020年1月から2022年6月までを半年ごとに区切って、組織のあゆみを振り返っていきます。
あくまで今のSmartHRの場合ですが、2. 5年のあゆみを踏まえて、以下をベースの考えとして採用組織をつくるのが良いと考えています。
💡SmartHRの採用組織づくりの基本の考え方
・採用担当の数は、現在の会社の組織人数ではなく採用目標数から考えており、採用担当（マネジメント除く）一人あたりの内定承諾獲得：20名/年 程度 を基本にしています
・また、1マネジメントあたりの担当メンバー数は5-6名程度 以内が適切であると考えています
ただし、冒頭に挙げた通りこの考え方は各社の状況によって大きく変化するため、SmartHRの中途採用の前提を以下に挙げておきます。
💡読んでいただくにあたってのSmartHRの中途採用の前提：
・求人数は常時50-70求人程度、年間承諾目標数は100-200人台後半程度です
・書類選考・面接などの選考は採用担当ではなく、基本的には各ポジションの方が担当しています
・内定承諾された方のオンボーディング以降は、全てお隣の組織人事チームが担当しているほか、社内労務の担当も別にいます
・今回の紹介では正社員のみを取り上げていますが、外部パートナーやアシスタントの方も複数いらっしゃいます
こちらを念頭に以降をお読みいただけたらと思います。
また、これ以降に出てくる図の見方は以下の通りです！
2020年前半
💡この頃のポイント：
・リクルーター・コーディネーターの分業が明確にスタート
・チーフが誕生👶
・この期間の内定承諾数は内定承諾は91名で、採用担当（マネジメント除く）一人あたり、約30名/年 の承諾獲得ペース
私が入社した2019年11月時点では採用担当は6名おり、リクルーター・コーディネーターの分業がゆるやかに始まっている状態でした。その後、2020年2月にコーディネーターがもう1名入社することで分業体制がより明確になり、リクルーターとコーディネーターが1人ずつのペアになって各ポジションの採用を担当していました。
リクルーターとコーディネーターを分業するメリットは以下の通りです。
母集団形成施策の企画・実行も、目の前の候補者対応も、どちらも疎かにならないようにそれぞれの役割に集中することができる
各採用担当メンバーに求めるものがはっきりすることにより、採用担当の採用活動においても、候補者・受入側 双方の認識のズレが起こりにくい
ちなみに、現時点ではメリットが大きいと判断し、今後もリクルーター・コーディネーターの分業は続ける予定です。
また、2019年下期以降ますます活発になった採用活動において、採用担当間の横連携が必要な大きな施策や、ルールの整備が必要なオペレーションが増えており、まとめ役を一人おいた方良いだろうという流れで、4月にはじめてチーフが誕生しました。
2020年後半
💡この頃のポイント：
・2020年1月以降で唯一、人数に何も変化のなかった半年😪
・この期間の内定承諾数は内定承諾は72名で、採用担当（マネジメント除く）一人あたり、約29名/年 の承諾獲得ペース
この半年間は1人も採用担当が増えていないのですが、この間にも増やしていれば...と悔やまれます。なぜ、増やさなかったのか？ですが、良い方と出会えなかったのではなく、そもそも積極的な採用活動ができていませんでした。
当時のSmartHRでは、全社の人員計画・採用計画といったものが定期的なフローでは明確にたてられておらず、マネージャー達に「半年後までに何人採用したいですか？」と数ヶ月〜半年に一度くらいヒアリングして、ポジションごとに目標人数を追うということをしていました。
この運用では短期的な採用目標も流動的だったため、「1年後の採用目標を達成するために採用担当は何名体制にするのが良いのか？」という少し先の議論ができておらず、採用担当の適正人数も考えずに、目の前の採用目標達成ばかりを追いかけていました。
振り返ってみると、この当時から相当な業務量があり、また事業・組織状況としても中途採用のペースを落とさないことは明確だったので、採用担当の採用活動を積極的にやっていれば...と反省しています。もし直近は新規採用は不要と思っていても、あるいは目の前の仕事が忙しくても（忙しいからこそ！）、3ヶ月に1度はメンバーと自組織の半年・1年後についてチームで話す機会を持つことをおすすめします。
また、明確になったリクルーター・コーディネーターの分業ですが、チーフがリクルーター・コーディネーターを兼務しており、特にコーディネーターの工数が不足していました。よって、オペレーション業務をご依頼していた外部パートナーにコーディネーション業務もお願いするということにトライしてみました。
結果として、この取り組みは1年後に終了するのですが、うまくいかなかった点を挙げておきます。
前提として、社員は当時毎日出社していましたが、外部パートナーの方は常駐ではなくリモートでの対応、かつ固定の方ではなく2-3名の方がローテーションで対応をしてくださるという体制だった（この設計自体のミスによる失敗は大きいです）
事業・組織の変化のスピードが激しく、変化の背景や採用への影響度合いをパートナーの方に都度お伝えしたり、クロージング含めた採用活動に落とし込んでもらうことに予想以上に工数がかかった
当時は我々がリモートにも慣れておらず、外部パートナーの方にも十分な活躍の場をお渡しすることができませんでした。その後は、コーディネーションは社員を、またオペレーションも社内にアシスタントの方を増やしていったのですが、効果・コスト観点でも内製の方がメリットが大きいという判断となり、現在もコーディネーション・オペレーションについては外部パートナーの方にお願いしていません。
2021年前半
💡この頃のポイント：
・2021年以降、採用担当が爆増🔥
・チーフ1名体制が限界に
・この期間の内定承諾数は110名で、採用担当（マネジメント除く）一人あたり、約28名/年 の承諾獲得ペース
2020年末に、2021年の年間の採用目標数が200名をゆうに超えそう...？という話になり、これは急いで採用担当を増やさねばとなりました。無事に2021年3月以降順調に入社者を迎えることができましたが、採用ユニットでは新しいメンバーを受け入れるのが1年ぶりだったため、とてもバタバタとしながらオンボーディングを進めていきました。
また、前述の外部パートナーとの契約を終了し、代わりに派遣社員のアシスタントも3名お迎えするなど人数が爆増し、チーフ一人ではマネジメントが行き届かなくなってきていました。
この頃、一人チーフとして何かと業務を抱えがちにし、ユニットを分ける判断も遅くなってしまったのですが、自分にしかできない仕事はそんなに無いので、抱え込んでメンバーや関係者に迷惑をかけるくらいなら早めに周りの人に移譲していくことをおすすめします。
2021年後半
💡この頃のポイント：
・10月からユニットを三分割に🍡
・この期間の内定承諾数は106名で、採用担当（マネジメント除く）一人あたり、約24名/年 の承諾獲得ペース
・年間200名の大台を超えられる採用組織に🥳
2021年前半から検討を重ね、10月についに3つのユニットに分けることにしました。この辺りのお話は、以前SmartHR の社内報にも書いたのでもしご興味あれば。
ユニットを分けたことで、マネジメントが丁寧にフォローできるだけではなく、ユニット内での結束や目標達成意欲が高まり、とても良かったなと思っています。
また、2021年頃から全社の人員計画・採用計画について、経営企画の方と一緒に半年〜1年先までをまとめるという取り組みを行い始めました。これにより、半年以上先のおおよその採用目標数を見ることができるようになり、積極的に採用担当を増やすという意思決定がより根拠をもってできるようになりました。このお話についてはまた別途どこかで書きたいと思います。
こういった採用と、他部署とが連携したプロジェクトも多くなったこと、また採用ユニットのメンバーも爆増したことから、2022年1月にはマネージャーをおくことになりました。
2022年前半
💡この頃のポイント：
・さらに採用担当が爆増🔥🔥
・1月にマネージャーが誕生👶
・内定承諾の着地見込みは130名で、採用担当（マネジメント除く）一人あたり、約20名/年 の承諾獲得ペース
他部署や、ユニット間の横連携を強化するため、2022年1月にマネージャーが誕生しました。チーフも兼務しているため十分ではないですが、採用内はもちろん、他部署を巻き込んだプロジェクトの進行なども担当することが増え、私個人としてはさらに仕事の幅が広がりました。
また、同じリクルーターの中でもユニットごとにユニット内分担を変えてみるという試みをしました。
リクルーターAユニット：
主にプロダクトサイドの採用を担当
各ポジションのターゲットが明確に異なることや、要件を理解して能動的に母集団を作ることが必要であるため、各ポジションに担当を配置
リクルーターBユニット：
主にビジネスサイドの採用を担当
各ポジションのターゲットが重複することがあり横断的に要件を理解し差配をする必要があることや、エージェントさまからの紹介の割合が高いため、各チャネルに（主にエージェントさま担当を手厚く）担当を配置
この辺りはまだまだ試行錯誤中です...💪
2022年前半はほぼ毎月1名のペースで新しいメンバーを迎えることができました。そして...2022年後半に向けても採用活動は進めていますが、全く新しい採用のポジションも募集もスタートしています。
🍵🍵[PR・休憩]🍵🍵
🔥採用担当（グループ会社専任）🔥
こちらのポジションは上記までに紹介した採用ユニットで株式会社SmartHRの中途採用を担当するのではなく、新規事業担当役員と一緒にSmartHRのグループ会社各社の採用を推進していく役割を担います。
SmartHRの採用ユニットとは異なるフェーズの採用活動や組織づくりをリードしていけるポジションなので、また違った面白さがあると思います！
🍵🍵
🔥採用人事（リクルーター）🔥
もちろん、SmartHRの採用担当も募集中なのでもしご興味お持ちいただけたら😊
現在は、主にエンジニアなどプロダクト開発に関わるポジションのリクルーターを募集しています。もうすぐ20名となる採用組織ですが、まだまだ課題は山盛りなので一緒につくっていきませんか？
🍵🍵[PR・休憩おわり]🍵🍵🍵
今後について
ということで、ここまでで採用組織のあゆみを紹介してきました。最後に、2022年3Qの体制を紹介して終わりたいと思います。
ついにユニットは4つへ、人数はマネージャー以下18名という大所帯になります。2020年 前半と比較すると、6人から18人に増えており、この2. 5年で本当にたくさんの方に入社いただいたことが分かります。
※ちなみに、takinariはSmartHRのグループ会社である株式会社Looperに出向中、hidemaruはSmartHRのセールスグループに異動し、それぞれ大活躍中です😌
さらに、2023年に向けては新しい体制を現在チームで検討中です！今後は、人員数の拡大だけではなく、より今の人数で効率をあげていけるように新しい役割もつくっていく予定ですので、改めてご紹介できればと思います。この2. 5年、常に何かの変化がおこっていましたが、まだまだこれからも事業・組織状態に合わせて柔軟に変化を続けていきます🚀
さいごに
今回は、約2. 5年のSmartHRの採用組織のあゆみを、主に人員数の観点から紹介しました。少しでも参考になる情報はありましたら幸いです。
本当は採用担当の目標設計や、キャリアについても触れたかったのですがとても長くなりそうなのでまた別の機会に紹介します！
長文でしたが、最後までお読みいただきありがとうございました😌
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