領収書を郵送する際の手順とマナー

みなさま、お疲れ様です。
フリーランスWEBデザイナーのnonです。
本日は、領収書の郵送についてです。

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電子データでのやり取りが増えている時代ではありますが、お客様から紙の領収書を希望される機会がありましたので、ビジネススキルのない私が、次回すんなり郵送できるようにまとめてみました。

準備するもの

• 領収書

• 送付書(封筒に何が入っているのか記載する表紙のようなもの)←Canvaにテンプレが多数ありました！

• A4サイズの白色の封筒(送付方法によっては専用の封筒が必要)

• A4サイズのOPP袋(水濡れ防止用)

• 収入印紙(金額が5万円以上の場合は必要、200円〜 2024.2.6現在)

郵送の手順

1. 振り込みが確認できたら、領収書を印刷する。←私はmisocaを利用中。

2. 金額が5万円以上の場合は、領収書に収入印紙を貼る。

3. 合わせて送付書も印刷する。←Googleドキュメントで作成しましたが、後からCanvaにテンプレがたくさんあることに気がつきました。

4. 白い封筒に宛名情報と送り主情報を記載し、「領収書在中」と記載する。

5. 送付書と領収書をOPP袋にまとめ、封筒に入れる。

6. 追跡できる送付方法で郵送し、お客様に発送連絡をする。

注意点

• 事前に但し書きの記載に指定があるかどうか確認しておくとスムーズ。

• 普通郵便では送らない。(特定記録、レターパック、クリックポストなどの追跡できる方法で発送する)←個人的には宛名印刷や支払いが自宅でオンラインで完結するクリックポストがおすすめ！

• 封筒に何が入っているか記載する。(封筒の左下に青字で「領収書在中」と記載するのが一般的)

• 送付状を添えるのがマナー。

• 水濡れ防止でOPP袋に入れてから封筒に入れる。

• 金額が5万円以上の場合は収入印紙が必要なので貼り忘れないようにする。(貼り付け欄がない場合余白に貼ってOK)←電子データの場合は不要！

• 収入印紙を貼る場合、再使用防止のため割印を押す。

• 発送したら、相手に一報入れておく。

以上です。
私は普段は領収書を電子データで送付していますが、今回の場合はお客様が印刷をご希望でしたので、請求書を事前にpdfで送りお振込いただいた後、請求書の原本と領収書を上記の手順で郵送させていただきました。※請求書の原本は本来必要ないもののようですが、お客様のご希望に沿った対応をする必要があるかと思います。