Notion・Mac・iPhoneの基本機能だけで作れる「タスク入力がめんどくさくならないタスク管理システム」の作り方

あ〜タスク管理がめんどくさい。

タスクや締切を入力するのもめんどくさいし、タスク管理をするためのタスクができるのもめんどくさい。

これまでも、何度もいろんなアプリを使ってToDoリストを試みてきましたが、すぐに入力するのが嫌になってしまい、今までうまく使えたことがありませんでした。

そう、私は今までタスク管理ツールを使うのがとても苦手だったのです。

気分があがる順番に仕事をしたいし、締切だけ軽くカレンダーにメモしておけば大丈夫っしょ。

そんな感じで仕事をこなしてきましたが…

いろんな成果物を振り返ってみると、自分の仕事量と成果がイマイチ伸びてないことに気がついてしまいました。

これはやはりきちんとした計画を作って、こなす仕事量を管理しないとダメだな…

そう思って、ぼんやり考えていたところ…

「あ…！使うのが嫌にならないタスク管理の仕組みを自分で作ればいいんだ…！」

と、思い立ちNotionを使ってタスク管理のシステムを作りました。

タスク管理アプリを使い続けられなかった理由

まず、これまでなぜタスク管理アプリを使い続けられなかったのか？を考えたところ、自分にとっては2つの大きな理由がありました。

• iPhoneとMacの両方から確認したいのに、スマホアプリで管理すると共有しづらい

• アプリを開く→日付を選択や入力→タスクを入力…みたいになるとすぐに使うのがめんどくさくなる

タスク管理の一番イヤなことは、とにかく「タスク入力がめんどくさい」でした。

そこで、このタスク管理システムはNotionを使って、とにかく極限までタスク入力のめんどくささを減らすことに注力しました。

へんも式タスク管理システムのメリット

• Notion、Mac、iPhoneの基本的な仕組みだけで作るので無料でできる

• iPhone・Macともに、Notionアプリを開かず、ホーム画面や他のアプリ使用中にも思いついたとき即座にタスクの入力ができる

• iPhoneでもMacでもタスクの確認ができる

• 締切日の設定方法が楽ちん。Macで操作するなら日付を手入力する必要なし

• 中長期の締切の設定・確認もできる

• 期限の決まってないタスクも表示できる

• 「卵を買う」のような単純なタスク表示もできるし、「サイト制作」のように、ひとつのタスクの中にメモや情報をしっかり書き込むような使い方もできる

• 完了したタスクにチェックをすると表示からは消えるが、メモを書き込んでいれば過去のタスク内容を後から振り返りもできる。

• 基本機能にNotionを使っているので、使い方のわかる人は自分なりにアレンジできる

こんな感じに仕上がりました。

こんな人にオススメ

• MacとiPhoneの両方を使って仕事や作業をしている人

• 手帳にタスクを書くのはめんどくさい人(私はほんとに手帳を使うのが苦手)

• ToDoリストを使い続けられたことがない人

• タスク入力がめんどくさいのはとにかく嫌だ

正直なところ、何層にも重なるタスクを複数人で管理するような複雑なプロジェクト管理には性能不足かもしれません。

ただ、個人が複数の仕事やタスクを管理をするレベルで考えると結構良い仕組みになったのではないかと思います。

とにかく、これだけめんどくさいめんどくさいと言ってた人が、自分のためにめんどくさくない状態にしたタスク管理システムです。

しかもNotion・Mac・iPhoneの基本機能を使うので仕組みの利用は無料のサービスで実現できます。
※記事後半に書いてあるAlfredを使うやり方はAlfredの購入費用が必要になります。

ということで、仕組みの構築のためにご自身で作業していただく部分はありますが、やるべき作業はすべてスクショ付きで解説してありますのでたぶん大丈夫だと思います。

Notionで作る部分はテンプレートを作ってあります。
複製してご自身のNotionにいれたらそのまますぐに使えますよ。

あ、あとこの仕組みはMacとiPhoneを使っている人のために書いています。

Windows・Androidを使っている方でも、似たようなことはできると思いますが、私はやり方の説明ができないので、購入はしないようにしてくださいね。(参考として読んでみたい方はご自由にどうぞ)

では作業をはじめていきましょう。

へんも式タスク管理システムの作り方

へんも式タスク管理システムは以下の3ステップで作れます。