チャットツールを使うときに気をつけていること

COVID-19の影響により、テレワークへの移行を余儀なくされたみなさん、こんばんは。

業務でSlackやChatworkを使う方が日に日に増えているかと思いますが、
文字だけのコミュニケーションはやはり会話とは異なりますよね？

それでもうまいことコミュニケーションを取るためには、どういう点に気をつければよいのでしょうか？

今日は、僕の意識しているポイントをご紹介します。

1．メンションには基本的に即レス

自分に通知が飛んでくるメッセージは、重要か緊急かまたはその両方である可能性が高いです。

すぐに回答できることはその場で返事をしてしまいましょう。すぐ回答できない場合は、「追って折り返します」でボールの所在を明確にしましょう。

チャットのコミュニケーションにおいて、お見合い（相手がそのタスクをやると思い込んでいた）するケースが多いです。

しっかりと「誰が」「どのタスクを」抱えているか、はっきりさせると発信した相手も安心してくれます。

2．ネガティブな表現は使わない

人はみな機嫌のよいときもあれば、悪いときもあります。

テキストだけでやり取りする場合、受け取る側の心理状態によっては文章がとてもキツい内容に感じられることもしばしば。

しかし、ここでオススメすることは反射的に返事しないということ。

一旦、席から立ち上がりPCから離れて深呼吸をしてください。なんならコーヒーを買いにコンビニに行くぐらいでもOKです。

冷静になってから返事をすることで、思わぬすれ違いは防げます。

どうしても納得が行かない……そんな場合には電話やビデオチャットで真意を確認するとモヤモヤがスッキリする可能性が高いです。

文章によるネガティブな空気は、よい空気を一瞬でぶち壊すパワーを持っているので、使わないようにしましょう。

3．感情表現は大げさに、返事はカジュアルに

仕事でチャットツールを使っていると、つい業務連絡ばかりになってしまいがちですよね。

そうするとお互いに「アイツ何考えてるんだろう」という距離感が何となく作られてしまいます。

そうならないためには、日々の雑談が実はとても大事。

仕事に関係ない話ができる場所を作ってワイワイできる方が、画面の向こう側にいる同僚と仲良くなれますし、仕事の相談もしやすくなります。

雑談をするチャンネルでは、発言する敷居をいかに低くするかが大事なので発信した人を見つけたらカジュアルに返事をしてあげましょう。

返事をする際には多少オーバーなリアクションで返してあげると、発信者も反応してもらえた！とうれしくなります。

4．伝わりやすい文章を心がける

伝わりやすい文章、それは主語や目的語がはっきりしており、代名詞などが使われていない文章です。

基本的に相手は自分とは異なる前提に立っていると考えておかないと、つい自分の中で当たり前の前提を伝え忘れてしまいます。

そうならないように「○○の件の△△をどうするかですが〜」のような頭出しはしっかりやっておきましょう。

やり取りが続いた場合には最後にまとめを共有するとお互い安心して会話を終えることができます。議事録と似たようなものですね。

まとめ

チャットツールは

・やり取りのログがすべて残る
・トピックごとにチャンネルを分けてやり取りができる
・スピーディーにやり取りできる

といったメリットがある反面、

・伝え方をミスるとトラブルにつながる
・ログが流れていくので、あとから見つけるのが大変になる

という特性もあるため、適度にカジュアルでコミュニケーションしやすい空気感を作れていることが非常に重要です。

ぜひ意識してみてください。

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