任意団体　総会資料の作成

任意団体の事務長をしていると、総会資料の作成を任されることも多いかと思います。
私は、5年間、任意団体に勤務し、毎年４月の総会に備え、総会資料を作成してきました。
最初は、１か月前より準備をしておりましたが、時間が足りず、納得のいくものを作成できませんでした。
日頃から準備することが大切です。

私は、ここで、総会資料に必要な項目について概説し、日頃から準備していることをまとめてみます。

１，会員の異動状況

まず最初に、会員の異動状況の項目を設けます。
私の勤務している任意団体は１００人ほどの団体ですが、会員は新規会員や退会会員があっても、なかなか知る機会がありません。
会員は、総会のこの項目をみて、知ることが多いと思います。

「新規会員数」、「退会会員数」、「現在の会員数」
「新規会員名」、「退会会員名」

（事前準備）
会員名簿の冊子を、隔年で作成しておりますが、現在の状況を把握しておくには、物足りなさを感じていました。
私は、エクセルで会員名簿を作成して、会員名、入会年月または退会年月、退会理由、会員数を管理しています。
総会資料を作成するとき以外にも、年度ごとの会員数を把握したいとき、退会会員の照会があったときなど、意外に役に立っています。

２，事業報告