任意団体　総会の進め方

　任意団体で一番の行事といえば、総会ではないでしょうか。
　総会では、先期の事業報告と決算報告を行い、今期の予算原案を提出することとなります。規約の変更、役員の選任等の重要な決定等を、議案として提出します。
　私は５回ほど経験しましたが、事務局として、総会が無事終了すると、ホッとします。

  以下、総会の進め方について、初めて総会の準備をする方には、全体の流れをつかんでいただくために、何度か経験された方には、こんな点に留意されたらいかがか、といった観点から記述します。

進め方

　私は、役員会を開く前に、運営営計画とシナリオを作成しています。　役員に対して、運営計画に沿って役割分担をしてもらい、本番を想定して、シナリオの読み合わせをします。

運営計画

　運営計画では、時間の配分と担当者を決め、留意事項を共有します。以下、具体例で説明します。　

設定条件

・役員７名（会長、副会長、経理部長、総務部長、企画部長、総務理事、企画理事）、来賓あり、としました。

時間配分

・受付から開会までの時間を、３０分取りました。早く来る方、ギリギリ来る方、いろいろですので、３０分は必要です。
・総会は１５時３０分から１７時００分までの、１時間３０分で終了するようにしました。
・総会の後は、３０分の休憩時間を入れて、懇親会があります。
・総会が長引いた場合は、休憩時間を短くして調整してもいいかと思います。

受付

・受付は、来賓誘導、出席者確認、資料配布、懇親会会費の受取、会費の領収書渡すことなど、スムーズに行うため、役員全員で対応します。

来賓対応

・来賓名簿を作成し、肩書、漢字、漢字の読み等、間違いがないよう、準備します。
・来賓には、別室等でお待ちいただき、総会開会後来場し、祝辞をしてもらい、退場いただきます。
・懇親会に参加されるようでしたら、総会の議事が終了するまで、喫茶室等に居てもらい、時間まで待機してもらいます。

タイムスケジュール