任意団体　規約等の作成時の留意事項

　任意団体の場合は、商業登記簿謄本や定款がありませんので、規約の作成は大切な書類となります。
　規約の中で、目的、組織の運営、会計の方法、慶弔事項、構成員の研修や指導など、重要な事項を決定します。

　役員が適任の会員から選任され、役員会の運営が健全にされ、総会において事業報告され、必要な議案が決議されなくてはいません。
　それを担保するために、規約や規約を補完する規則（以下、規約類）があります。
　時には、規約等は、役員の行動を牽制する存在でなくてはいけません。また、団体の活動に問題点があれば、それを改善するために、規約等を変更していかなくてはいけません。

　規約に入れるべき、１から２３までの項目を以下について、留意点をまとめてみました。
　また、規約を補完する規則等についても補足します。

任意団体の基本事項

１名称、２目的、３事務所の所在地、４構成員

　団体の名称、目的、事務所の場所を決めます。
　構成員は、例えば、司法書士会〇〇支部であれば、○○地区内に事務所を有する司法書士となります。

役員会

５役員、６役員の選任、７役員の任期、８役員会の権限、９役員会の決議、
１０役員会の決議事項、１１議事録

　役員は代表１名と役員〇名を置き、役員を総会で会員の中から選任し、任期を〇年とし、役員会は〇〇以上の出席により成立する、などと規約で決めます。

　ここで一番の留意事項は、役員を公正にどのように決めるか、ということです。
　その時の役員が、候補者を検討し、総会に議案として上げると、特定のグループの会員が役員となることが多かったり、安易な重任を促してしまいます。
　規約とは別に、役員選考に関する申し合わせ事項を作成し、役員選考委員会を設け、そこで討議するようにしたらどうでしょうか。団体に代表経験者を対象に複数の顧問を置き、顧問の中より選考委員長にとなっていただきます。選考委員長に、会員全体の代表として、役員候補が適任であるかを検討いただき、現在の役員を牽制する役割をしていただけます。

　役員会での決議事項は、業務執行に関する事項、総会に附議すべき事項が主なものとなります。
　役員会で団体の行事を計画し、中心になって運営していきます。また、１年間の業務計画案と予算案を作成し、総会に提出する準備をしていきます。
　留意事項は、役員会で今現在どのようなことを話し合っているかを、役員会通信を作成し、会員に報告していくことが大切です。総会で事業報告だけでは、役員会の活動内容や苦労が会員に伝わりません。

総会