上手い会議ができる人は、仕事ができる(と思う)

こんにちは、ハヤカワ五味です。

私はバイト経験が無いのですが(というか向いてない)、何箇所か中期インターン経験があります。具体的には面白法人カヤックに数ヶ月と、ある広告会社に半年ほど机をいただいていました。ほんと、二社とも頭が上がりません…。

二社目の広告会社の上長には「絶対お前は大学卒業までにインターン経験しておいた方が良い」と言われましたが、本当にそうだなあと思います。

というのも、今こうやって大学を卒業してすぐに自社経営をし、10人ちょいの従業員を抱えているのですが、社会人経験があるかどうか…というより…仕事できる人と仕事した経験があるかどうかって結構一発でわかるんですよね。ではどこでわかるか。

それは、会議の手際の良さです。

このツイートでも書きましたが、会議の手際の良さで本当に広い意味で"仕事ができるかどうか"がわかると感じています。というのも、会議は社員同士のコミュニケーションの最たる例だからです。つまり、会議がうまくできる人は、普段のコミュニケーションも的確に卒なくこなせるという。

実際、今学生バイトの子と接してて感じますが、やはり経験がない状態だと

「忙しそうな人(上司など)とはコミュニケーションを取らないべき」

という思想になりがちな気がします。

だって忙しそうだし邪魔しちゃいけないし…と。
(まあこの場合忙しそうに見えちゃう上司も悪いちゃ悪いんですけどね…とはいえ勝手に忙しい認定される場合もあるので。)

でも、そのようにコミュニケーションを控えた結果、抱えていた問題が大きくなり、もうとうに解決しうる時期を過ぎ、大爆発する直前で上司に相談…みたいなことも往々にしてあると思います。これって実は、忙しい人相手であっても「たった5分」相談したら解決した可能性があったのに、それを避けた結果何人もが何時間もかけて解決しないといけなくなってたりするってことなんですよね。

もうひとつ例をあげてみます。

例えば、身の回りでめっちゃ話が長い人とかいませんか？もう話が始まる前から長いんだろうな〜と思う人、上司とか親とか誰でもいいですが…。そういった人と話す時に、もう話し始めて1分くらいで「まあ聞き流しても良いモード」になっちゃったりしませんかね。話半分に聞いて、まあ主要なところだけキャッチしたら良いだろう…とか。これ、いくら良い話をしていたとしてもミスリードが起きる可能性は高いですし、これが10人の会議だったとしたら6分の無駄が10人で合計すると60分相当無駄にしたことになりますし良いことないですね。

つまり、どんな人相手であっても「コミュニケーションを取らない」ことがすなわち良い結果をもたらすことは殆ど無いと言っても過言では無いと思います。ただその一方で「どのように短時間でも的確なコミュニケーションを取るか」というスキルはとても大事になってきます。

とはいえ、コミュニケーションの仕方を工夫するより、コミュニケーションを取らないで問題を見過ごした方が楽っちゃ楽なので、よしやるぞと思わないと意外とこのスキルが習得できないものだったりするんですよね。

では、どのようにしたら習得できるものなのでしょうか…。

多分、一番はそうせざるを得ない状況、つまり私がインターンしたように凄い人とコミュニケーションを取らないと仕事が進まない場、に身を投じることなのですが中々ポイとできるものでもないので、私なりに意識したらいいだろう場所をまとめてみました。

1のコミュニケーションをサボることで、100の事故が起きる可能性を知る

これはまず大前提として大事ですが、ちょっとしたコミュニケーションをサボることで、大事故が起きて取り返しのつかないことになったりすることもあるんだなあと認識することです。多分、恋人関係とか、学校とか、人生において一度くらいどっかしらで経験はあると思うので、思い出すのもしんどいと思いますが「もう繰り返さないぞ」と胸に刻みましょう。

会議/打ち合わせの時間を区切る

これは私がインターンしていたカヤックで取り組んでいたことでメディアとかでも人事の方がお話されていると思うのですが、会議や面談の際は終わり時間を決めておくことで効率よく取り組むことが可能です。というのも、制限時間があれば同席する人たちの集中力も保たれやすいですし、事前準備が必要か否かも自明になります。

アジェンダ/質問事項を決めておく。

いざ打ち合わせが始まると何をどこまで話したかわからなくなって、最終的に確認し忘れが出てしまうこともあるあるですよね。また、いざその場で突然質問を投げられても正確に説明できないような場合もあると思いますし、同席者も準備をしたいと思うので事前にアジェンダ(議題)と質問事項は決めて伝えておくと良いかもしれませんね。アジェンダ設定に関しても「売り上げを上げる方法」といった漠然としたものではなく「店舗の売り上げを10%上げる案3つ」みたいなちょっとでも具体的な方が、ゴールが見えやすく道を踏み外しづらいと思います。

下調べはしておく。

これも大事です。
当日使いそうな資料はグーグル検索してリンクをメモにまとめておく程度、目を通す程度で良いのでやっておきましょう。自分1人でググる分には10分で済むことでも、2人でやれば単純に10分×2人で20分かかることになりますし、相手の集中力も落ちやすいのでもったいないです。10分の準備でデキる感を出せるのであれば、思いっきり出しておきましょう。

ゼロベースより、5点でも仮案を持っていく

これは全てのことに共通して言えますが、白紙の解答用紙よりも、途中式でも書いてある解答用紙の方がアドバイスしやすいってことです。途中経過を見せるのが恥ずかしいという人もいますが、その考えは捨てて「最終成果物がダサい方が恥ずかしい」という認識に変えましょう。わからなかったとしても、一旦取り組んでみて「何がわからないのか」「何が難しいのか」が分かるだけで、一歩進んだコミュニケーションが取れます。

とはいえ、ブレストは準備をしすぎなくても良い

ブレストとは、みんなでアイデアを出す的なやつです。これもカヤック流派な気がしますが、ブレストはその場での瞬発力とか偶然みたいなものもある程度大事なので、他の打ち合わせ類と比べたら時間はかかるものだと思って良いかもしれません。ただ、その一方でやはり時間制限がないと中だるみするものなので、ある程度時間を絞ってスポーツのような意識でやった方が成果は上がりやすいかもしれませんね。

また、ブレストに関しては、行き詰まった時に発想を転換する切り札をいくつか持っておくと上手くいきやすい気がします。例えば「では、これをオンラインでやってみた場合は？」「では、これを予算100万でやるとしたら？」と言った感じで、別の切り口を準備しておくという。

ということで、まとめ👇

・1のコミュニケーションをサボることで、100の事故が起きる可能性を知る
・会議/打ち合わせの時間を区切る
・アジェンダ/質問事項を決めておく。
・下調べはしておく
・ゼロベースより、5点でも仮案を持っていく
・ただブレストは準備をしすぎなくても良い

これさえできれば「お、こいつめちゃ仕事できるやん」みたいになるはずです(むしろこれが評価されない職場なんて今すぐ辞めてしまいましょう！笑)。

…とはいえ、まず会議や打ち合わせの機会がないと中々身にはつかないですし、良い上司のいる現場に身を投じた方が早いっちゃ早いと思うんですよね。

良い会社に行こう。