分かりにくい話の特徴6つまとめてみた

はじめに

自戒の念を込めて。
また、4月から晴れて社会人になった方に向けて、少しでも役に立てると良いと思い記事を書く。
正直、分かりやすい話をするというのはとても難しいし出来ていない先輩も多々いる。その中で新入社員は指導や説教を受けることがあると思うが、この記事が少しでも役に立つと嬉しい。

私自身も公私ともに「この人の説明分かりにくいな」と感じる場面が多々ある。
逆に自分が説明をしていても「もう一度説明いいですか」と言われたり、自分の意図と反する解釈をされることもある。

なぜ、分かりにくくなるのか自分なりに考察して６つの特徴があると思った。それらの特徴と自分なりの対処法を書いていきたいと思う。

分かりにくい話の特徴６選

1. 聞き手の準備を待っていない

聞き手が話を聞く準備ができていないのに話をドンドン進めている。
「話をしていいですか。」と聞いて「OK」と返事が来たから大丈夫と思ってしまうが、聞き手としてはどのくらいの量と重要度の話が来るか把握できておらず、安易に返事をした可能性があることを考慮する必要がある。

<対処法>
・「今、話をしていいですか」と聞く。
・要件を端的に言う。
・所要時間をざっくりいう。
・適宜、相手の顔や仕草を見て相手の想定を超えた話をしていないか確認する

例）
「今お話ししてもよろしいですか、午前中依頼された作業の件で認識合わせをしたいので５分程度お時間いただきたいです。」

2.冗長

長い。ただただ長い。
文の区切りがない。抑揚もない。
話はなるべく短い方がいい。全てを報告しなければいけないと思っている新入社員やお話し好きの方に多い気がする。

<対処法>
・話す必要があるか話す前に検討する(過度な導入はいらない場合が多い)
・話の途中で「ここまでで質問はありますか？」など確認を入れる
　　自分が一方的に話し続けていたら確認した方が良い。
　　聞き手は実は質問したいが質問するタイミングがなくて困っていることが多い

3. 欠如

情報が明らかに欠如している。

例）来月のイベントですがA案とB案の２案を提案します。
　A案はxxxでメリットはxxx、デメリットはxxxです。
　B案はyyyでメリットはyyyです。費用はyy万円を想定しています。

B案のデメリット、A案の費用がない。聞き手としてはA案とB案に互いに欠如している情報があるので判断に困る。
もし仮にB案にデメリットがないのなら（本当にそうならB案一択だが）無いと言うことを明確に言うべき。(プログラミングが分かる人なら0とNULLは違うと言うと伝わると思う。)
また、A案の費用が見積もれていないなら正直に言うべき。

<対処法>
・話すことを箇条書きで書いて情報の欠如がないか確認する
・0、未検討、未着手、無しなどの情報もきちんと伝える。

0だから言わなくて良いではなく0という情報を伝える。
だいたいこっちの方が何か問題の火種になったりするから伝えたほうが良い。

4. 曖昧

曖昧な言葉を使ってぼんやり話をする。
これは作業依頼者の方がしてしまうパターンが多い気がする。
例）
この資料をザッと確認して問題あったら連絡して

ザッととは？どのくらいの粒度で確認するのか、どのくらいの時間をかけて良いのかが分からない。このパターンは自分の解釈で進めるとだいたい手戻りが起きる。

<対処法>
(自分が依頼を受けた場合)
・自分の解釈を添えて質問する
　作業を依頼するのは大体先輩や上司で質問しにくいかもしれないが後でやり直しになるより先に質問をする。その時「どういう意味ですか」などのオープンクエスチョンをしてしまうとまた曖昧な指示がくるので自分の解釈を添えると良い。「絶対違うだろ」という解釈をわざと添えて相手に具体的な考えを引き出させるというのもケースバイケースだが有効な時がある。

(自分が依頼をする場合)
・作業者のミスは全て依頼者である自分のミスだと思う。
　これに尽きる。自責の念を持とう。ミスや認識違いを引き起こすような指示をした自分が悪いのだ。

4-2. 曖昧の亜種

曖昧な説明の亜種としてWeb会議などで資料を共有している際に資料のどこの部分について話しているか曖昧にしたまま議論を進めるケースもあると感じている。
Face to Faceで会議室で会議するときは指差し確認しながら一つのモニターに映る資料を見ていたので問題がなかったが、Web会議だとそうはいかない。Web会議で画面共有しながら「ここが〜」「そこは〜」「あれが〜」と言ったこそあど言葉を使われると認識ズレが多発する

<対処法>
・逐次聞く
・カーソルで刺して「ここ」と言う
・Web会議で共有する資料はこまめに目印や番号を振っておく（番号を相手に言わせる）

5. 非構造化

複数の議題を話す時に議題の粒度が合っていない。親子関係を並列に話したりする。

例）
私の好きな野菜は２つあります。
一つはブロッコリーです。もう一つは根菜です。

上記はとても大袈裟な例だが、実際に仕事をしていると粒度が違う議題が並列に並ぶことはよくある。議題を分解/化合して粒度が一致しているか確認するか確認する必要があるが、いろんな要素が絡み合っているので複雑度の高い議題だとこの分解と化合がとても難しい。
私も良く注意を受けるため、良い対処法が挙げられないのだが最近実施して良かったと思うことを一つだけ紹介する。

<対処法>
・ノートに書いたメモを見返して同じ粒度のものを括りタイトルをつける。
　（具体的な説明が今はできないが自分の中で体系化できたら記事にしてみたいと思う。現時点では結構気に入っている。）

6. 信頼関係の構築ができていない

最後に一番大切だと思う信頼関係の構築を持ってきた。
仕事において、いろんな人と関わってくる。合う人合わない人もいる。
信頼関係が構築できていないとどんなにテクニックがあってもコミュニケーションは円滑にできない。
私は新人の頃とても厳しい先輩に指導してもらっていたときは、先輩に話しかけられると萎縮してしまい日頃の能力が全然出せなくなった時期があった。

その経験から後輩とは信頼関係を築いていきたいと思っているが、ただ優しくすれば良いというわけではないので難しい。
信頼関係は一朝一夕にはできないものなので常に相手を思いやり行動することが大切だ。
また、それができていない人が先輩や上司になった場合、難しいと思うが別部署の人に相談する、助けを求めるなどをした方が良い。

<対処法>
なんでも良いから一緒に笑える体験を積む

最後に

ここまで拙筆を読んでくださった方、ありがとうございました。
偉そうな記事を書いてしまいましたが、冒頭にある通り、自戒の念を込めて記事を書きました。これからも自己研鑽を続けもっと価値のある記事を書けるよう精進していきます。