“退職勧奨”で違法にならない、上手な退職の勧め方
こんにちは。弁護士・ビジネスコーチの波戸岡光太です。
「辞めさせたい社員がいるけど、どうにもできないですよね……」
経営者の方から、こんな相談を受けることがあります。
社風に合わなかったり、会社の雰囲気を乱したり、会社に不利益を与えている社員に辞めてほしいと思うのは、経営者としては当然のことです。でも、一方的に辞めさせることができないことは、皆さんご存じのことと思います。
そのようなときに活用していただきたいのが「退職勧奨」です。
今回は、違法性を問われない、正しい退職勧奨についてお伝えします。
会社が従業員に退職を勧める「退職勧奨」
「退職勧奨」とは文字通り、会社が従業員に退職を勧めることを言います。
会社が従業員を強制的に辞めさせることはできませんが、退職を勧めることは違法ではありません。なぜなら、退職するかどうかは対象者自身が決められるからであり、決して強制ではないからです。言い換えると、退職を勧めたとしても、必ずしも承諾してもらえるとは限らないのが退職勧奨です。
「それじゃ、意味がない。」そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。ですが、退職勧奨を通して、会社の意思を伝えることができます。たとえ退職しなかったとしても、その後の業務態度が変わるケースもあり、必ずしも無駄なことではないと思っています。
ご注意いただきたいのは、退職勧奨自体は違法ではありませんが、勧め方によっては、違法ととられてしまうこともあるということです。
退職勧奨が違法となるのはどんな時？
違法となってしまった退職勧奨の事例は、過去に山ほどあります。違法となるかどうかは「従業員の自由な意思を圧迫し、事実上退職せざるを得ない状況に追い込んでいるかどうか」です。
どのようなことが違法と判断されてしまうのか、具体的に危険ポイントをお伝えしましょう。
危険１．何度もしつこく退職を迫る
退職勧奨が違法になる典型的なパターンです。
退職の意思がないと回答したにもかかわらず、何とかして考えを変えさせようと、長期間にわたり何度も退職を迫る。それこそ、「退職する」と言うまで説得を続けることは、違法に当たります。
危険２．人格や能力を攻撃してしまう
相手の人格を非難したり、能力を攻撃したりすることは、それ自体「パワハラ」です。このような攻め方で、会社を辞めざるを得なかった状況にすることは、従業員の自由な意思決定を奪っていることになります。
危険３．退職勧奨の場で威圧感を与える
上司と面談、というだけで威圧感を感じるものです。上司はじめ複数人で取り囲むように面談したり、複数の人間が矢継ぎ早に質問したり、問い詰めたりして退職を勧めたりすると、違法とされても仕方ありません。
危険４．長時間にわたり面談をする
長時間による面談を行って退職を勧めることも、違法な退職勧奨とみなされます。長時間の面談によって「辞めると言うしかなかった」という状況になってしまったのであれば、もはやそこに自由な意思は認められません。
このように、退職勧奨の際の「回数」「時間」「言葉遣い」「威圧感」などによって、合法となるか、違法となるか、が判断されます。
会社に残ることによる不利益を示唆することはNG
早く辞めさせたいと思うあまり、ついつい踏み込んだ言い回しをしてしまいがちですが、下記のような、辞めざるを得ないような言い回しは違法ととられる可能性があるため、避けなくてはなりません。
「退職に応じないと、ゆくゆくは解雇も考えざるを得ません」
「このまま残っても、会社に居づらくありませんか」
「今後、これまでと同じ給料を保証できるかわかりません」
言い回しだけを見れば、威圧感を与えたり、人格や能力を否定したりしていないように感じられます。
ですが、いずれも会社に残ることによる社員の不利益を示唆しているため、自由な意思を圧迫しているようにとられ、違法になる可能性が十分にあります。
退職勧奨の正しい進め方
人事にまつわるトラブルは、一歩間違えると社内外に大きな影響を及ぼします。
退職勧奨もその一つです。訴訟になる恐れがあるだけでなく、SNSなどでトラブルが発信されれば、会社が批判の対象になってしまうこともあります。また訴訟になれば、労働環境に問題があるというイメージがついてしまい、後日にそれを払拭することは難しくなります。
ですから、アクションを起こす前に、正しい法律を知り、適切な手順を踏むといった事前の予防が必要になってくるのです。
そこで、退職勧奨を正しく進めるための基本的なスタンスをお伝えします。
スタンス１．会話の主語は会社にする
ついつい「あなたは〇〇だ」と、対象社員を主語にして伝えがちですが、主語は対象社員ではなく会社にしましょう。会社を主語にして「会社は今、あなたをこう思っている」というメッセージを伝えるようにするのです。
対象社員を主語にして話を進めると、決めつけや人格否定と受け取られるような言動になりがちです。
重要なのは、退職勧奨は相手への評価を下す場所ではなく、「私（会社）はこう思っている」というメッセージを伝えることを意識すること。
退職勧奨はあくまでも会社の意思を伝える場に過ぎないということを肝に銘じておいてください。
スタンス２．コミュニケーションの場ととらえ議論を避ける
退職勧奨で問題となりやすいのが、言い合いになってしまうことです。
言い合いになると、つい感情的になり、言い方がキツくなってしまいます。
通常業務の範疇であれば「キツい上司」で済むようなことでも、退職勧奨となるとそうはいきません。言葉の一つひとつが違法性を基礎付ける材料になってしまうこともあります。
とは言え、意にそぐわない反論をされたら、言い返したくなるものです。そんな時は、「この場は議論の場ではなく、メッセージを伝えるコミュニケーションの場なんだ」と思い直し、それ以上話を広げないことです。相手の反論に対しては「その意見は受け取っておきます」などと返しましょう。
また、話を途中で遮るのもＮＧです。話を途中で遮られたことでストレスを感じ、「話を聞いてもらえなかった」と鬱屈した気持ちがトラブルを大きくさせるリスクがあります。
スタンス３．面談の人数は多すぎず少なすぎず
面談をする際は１対２～３人で行うのが一般的です。
前述しましたが、対象社員一人に対し複数人で向き合うと、相手に威圧感を与えてしまいます。かといって、1対1では後々あることないこと言われかねません。ですから、会社側は２～3人で出席するのが良いでしょう。
スタンス4．対決姿勢をあおらない席の配置
心理学上、席の配置次第で会議の雰囲気が変わることは裏付けられています。会社側が複数人出席する場合、採用面接のような配置は相手に威圧感を与えるため、好ましくありません。通常の会議のように、テーブルをはさんで座るなど、対決姿勢をあおらない配置にするのが良いでしょう。
スタンス5．社長自身のメッセージを伝える
中小企業であれば、社長が直接お話しすることをおススメします。社長が話すことで、会社からのメッセージだということがよりストレートに伝わるからです。
対象社員と会社の関係がこじれていたり、お互いに不信感を持っていたりする時は、関係性の比較的近い社員に同席してもらうことを検討しても良いでしょう。
スタンス6．面談の回数は2回程度
なかなか話がまとまらないと、何度も面談を重ね、何とか退職に持ち込みたいと思ってしまうものですが、多すぎる面談は違法になる場合があります。過去の判例では、4カ月で30数回の面談を行った事例が違法とされました。さすがに30回は多いですから、違法となっても仕方ありません。
基本的には、一度面談をし、検討期間を設けて、意思を確認するためにもう一度面談をするくらい、つまり、2回くらいが適正ではないかと思います。
もちろん、相手が合意した場合に、退職に向けて何度か面接を行うことは問題ありません。
まとめ
退職勧奨はあくまで退職を勧めることです。威圧的に、あるいは強制的に退職するように仕向けてはいけません。そのための面談の仕方、話し方などをしっかりと心がけてください。また、退職勧奨を行っても、対象社員には拒否する権利があり、その意思を尊重するのが会社としての基本的な姿勢であることも忘れてはいけません。
退職勧奨はちょっとした言い回しや態度で違法になりがちです。退職勧奨を進めるにあたっては、弁護士などの専門家に相談しながら、解決に向けてアクションしていくことをおススメします。
「辞めさせる」ということが目的となりがちな退職勧奨。ですが、本当の目的は「会社をいい方向に成長させること」です。そのために、違法にならない退職勧奨のお手伝いはもちろん、その後、会社としてどのようにアクションを起こしたらよいのか、といったことまでアドバイスさせていただきます。お困りの方は、ぜひ、ご相談ください。正しい退職勧奨で、会社が、社員が、良い方向に変わっていくとよいですね。
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