スタッフが勝手やったは管理の放棄なのです(´・ω・｀)

数値化できないものは改善できない。

これは穴だらけの真理ではある。それでも、ぼくのような3流マネジャーがインフラとしての介護保険事業を継続していこうと決意したときに、数値化というのは非常に強力なツールである。

色々な業務改善を行ってきたが、最大の山場は労働時間の管理であった。

10年くらい前まで、スタッフが勝手に仕事をするのを黙認していた。そうなると、真面目で自律的で真剣な人がすぐに休職してしまう。

ぼくたちの仕事はいくらでも細分化できクオリティの追求が可能な仕事だからだ。
個人的には働かない人を働かせるようにするよりも働き過ぎる人を抑制するほうが難しいと思っている。

よくスタッフに冗談で、働かなくて病気になるやつはほとんどいないだろう。と言っている。

まず、ルールや施策を行ったのは以下のものである。
１　1分単位の時間外労働の集計（それまで15分単位だったのが、14分までに退勤すれば時間外ではないというローカルルールに発展したため）

２　サービス残業の徹底的な禁止およびお昼休憩取得の管理
サービス残業を禁止するのが非常に困難であったが、就業規則にサービス残業発覚時に本人と上長に厳重注意処分を下すというペナルティを入れ込んだ

３　事業所内で開始、お昼、終了5分前、終了で時刻になると音楽やチャイムを鳴らすようにし、音楽終了時が定刻であると周知した。
各自が時間を確認しなくても音で対応できるようにした。各自で確認するとスタート時間や終了時間は個人の感覚にゆだねることになるため。

４　時間外労働のチームごとの集計結果を公表し、自分たちのチームの時間外が多いのか少ないのか把握できるようにした

５　実際の業務におけるタイムスケジュール記録を1か月間記録し、分析を行った。

それぞれ、ほんとうにそれぞれ語りつくしたいし、非常に苦労をした（ぼくではなく担当者が・・・すまん・・・すまんな・・・）
それでも今回は色々な数値の元になった５のタイムスケジュール記録についてお話をしたいと思う。

当時のタイムスケジュール記録の書式を元に、作ったテンプレートである。

基本的な構成はそんなに大したものではない、30分あれば十分つくれるものだ。もしも、このテンプレートが必要なら、公式lineからダウンロードできるようにする予定なので、ぜひ、登録して欲しい。
公式line→　http://lin.ee/6CXBhXp

特徴があるとすれば、記録内容を最初から分類していることであろうか。

① 直接臨床業務（単位取得にかかわるもの）
② 間接臨床業務（単位取得にかかわらない臨床業務：サービス担当者会議・ケアマネからの依頼による評価）
③ 連絡・事務業務（記録記載・CMへの連絡・計画書作成など）
④ 法人内ミーティング（朝礼・委員会・ケースカンファ・チーム内会議）
⑤ 移動時間
⑥ 休憩
⑦ その他（その他の場合は必ず内容を簡単に記載）

この数値化は本当に役にたった。1か月の記録は現場も本当に大変だったとおもうが、例えば②の間接臨床業務などは、平均値を算出し、その時間以内におさめなさいと根拠をもった指示を出すことができる。

つまりは、あなたが間接業務に費やせる時間はここまでですよ。とどこまでもクオリティを追求可能な仕事にくさびを打つことができた。

で、もうこの記録の分析と後からでてきた課題・課題・課題・課題の山！！

休憩時間が取れていなかったり、訪問ルートの効率化が放棄されていたり、極端にカンファレンスが多い事業所があったり、書類作成に半日費やしているスタッフがいたり、サービス残業において仕事の定義が必要になったり、もうてんやわんやである。

それでも本当にやってよかった。

スタッフが臨床に時間をしっかりつかうためには、必要なのは
③ 連絡・事務業務
④ 法人内ミーティング
⑤ 移動時間

これらの徹底的な効率化なのだ。
①と②と⑥は触ることができない。だから、スタッフが早く帰り、事業所が存続可能な利益を上げ、便益を追求し、みなが育休や有休を気兼ねなく取得できる組織にするための、具体的稼働率が見えてきたのだ。

弊社でも前回、計測した記録から何年も時間が過ぎている。
制度も色々変更し、もう一度、記録を取る必要があるのではないかと思っているが、本当に現場へは負担が大きいので、二の足を踏んでいる・・・・

ほんとうにこの仕事、やりがいがすごくあり、大変なそして大事な仕事だと思っている。

スマホで活動量計測してなんかできるアプリがあればそういったものが欲しいのです・・・・誰か作ってください(´・ω・｀)

最後に、これからも様々なテンプレートを令和6年1～2月には公開したいと思いますので、公式lineへの登録よろしくお願いいたします！！
公式line→　http://lin.ee/6CXBhXp