「何とかしたい」や「業務課題」を整理してみる

こんにちは。こんばんは。
私は小売業で働いています。これまで自分自身「何とかしたい」と思ったことや、仲間同士で話し合った「業務課題とその解決策」を書いてきました。

この２つの記事の内容や、ここには書かれていないことも含めて課題を明確にして、今後チャレンジすることの方向をゆるりと見つけていきたいと思います。

①業務手順教育の自動化

仕事をするときに業務手順書でやり方を調べようとする場合、新任者は膨大なページの中から該当する業務を探し当てなければならず、やり方を調べるだけでもたくさんの時間を使わなければなりません。

業務手順書はすべて紙です。業務分類されてはいますが、そもそも知りたい業務がどこに分類されているのかも分からないので、結局は１枚１枚ページをめくることになってしまいます。

キーワードで検索できる、またはキーワードを入力すると手順を自動で教えてくれるシステムがあれば大幅に時間を短縮することができます。

これは私自身がいまの仕事に着任して一番苦労していることです。

②シフトの自動作成と自動入力

シフトを作成するとき、シフト作成担当者はメンバーから休みたい日を聞き取りして、予定されている催事・行事を加味しながら作成しています。シフトは月ごとに作成します。そしてメンバーの勤務シフトは毎月変動します。

そして、作成したシフトとは別に会社の勤怠システムにメンバーごとの勤務シフトを入力しなければなりません。つまり作業は２倍です。

シフトの自動作成システムはいくつか存在しているのですが、どうしても微調整が発生するので最初から人が作る方が手間が少ないようです。せめて作成したシフトを勤怠システムに自動で入力できれば負担は軽減できるかな、と思っています。

これは様々な部署の方から困りごとを聞き取りした時に一番多かった意見です。

③従業員電子カルテの作成

私の会社は社員の異動があります。平均すると約３年ごとに勤務店舗が変わります。そして着任後は「初めまして」のメンバーと仕事をするので、すぐにこれまでと同じようなスピード感で仕事を進められないものです。

着任先のメンバーのことは、前任者から引継ぎを受けます。「Aさんがリーダー的存在」とか「在庫管理はBさんが担当」といったものです。私も昨年秋の異動時に８名の職場メンバーの引継ぎを受けましたが、覚えきれませんでした。

このメンバー情報がデジタル管理されていれば、異動後のスムーズな業務遂行の手助けになります。例えば、担当・主任職であれば、自部門のメンバー情報を見て、どのように役割分担をすると業務効率が良いかを判断することが出来るようになります。

こちらは仲間同士で話していた時に有効だと感じたアイディアです。

共通するもの

以上３つを見てみると、時間の削減、効率化、が共通しています。機械が出来ることは機械にやってもらい、人にしかできない仕事の時間を作ることがテーマかな、とゆるりとした方向が見えてきました。

見つけられたテーマを軸にもう少しインプットして【これだ！！】というテーマまで掘り下げていきます。

５月２４日更新

・「③従業員電子カルテの作成」の記事内容を更新しました。