【現場のリーダー向け】残業を少なくする為の7つの心得 前編
アルゴイ/PIXA
6/12の日曜日は毎週楽しみにしていた日曜劇場の「マイファミリー」の最終回でした。個人的には最初の方はマンネリ、中盤は展開早くて面白い、最後は微妙な終わり方でしたが総じて面白かったです。
玉木宏は昔から変わらずカッコよいですね。
次回の日曜劇場は6/26から綾野剛主演の「オールドルーキー」が始まるそうです！
さて、今回は昨年のはじめ辺りから1年以上にわたって、超過酷プロジェクトを生き抜いてきた経験から現場のリーダー向けに「残業を少なくする為の7つの心得」を執筆します。
現場のリーダー層で残業が多くて何とか減らしたい方にとって、少しでもタメになればと思います。
（そもそも残業が多い人はnoteなんて読まない説もありますが、備忘録も兼ねて書かせてください。。。。）
プロジェクトの状況
話の内容をイメージしやすいように、まず私がアサインされている超過酷プロジェクトの状況を書きます。フェイク含みます。
プロジェクト内容：クライアント保有のデータ分析をすることで、経営戦略立案・マーケティング施策立案をサポート
クライアントの業界/部署：メーカー/経営企画部
クライアントの特性：データ分析にそれほど詳しくない、体育会系
プロジェクト規模：私の会社だけで20名弱が関与、そのうち私が管理するチームは10名弱
使用言語：Python、SQL
私はこのプロジェクトの中のデータ分析チームの一つでチームリーダーの役割を担っています。
なので、私の役割は日々、クライアントからの依頼の窓口になり、スケジュール調整・他チームとの調整・要件定義・レビュー・トラブった時のフォローなどです。
実際の分析業務は各メンバーに任せている状況です。
残業を少なくする為の7つの心得
このような状況のプロジェクトを経験した上で、私が考える残業を少なくするための心得は以下7つです。
スケジュールを立ててクライアントと納期の合意を取る
クライアントに見積の妥当性を理解してもらう
すぐにホウレンソウをする
要件定義をヌケモレなく実施する
進捗管理をマメに実施する
成果物の品質を担保する仕組みを作る
とにかく"楽"を心掛ける
1.スケジュールを立ててクライアントと納期の合意を取る
いや、当たり前でしょ！って思うかもしれません。
しかし、私のプロジェクトでは、最初はなんとクライアントがかなりざっくりのスケジュールを作成して、我々はその計画に沿って行動をしていました。
しかも、相手はデータ分析にそれほど詳しくない上に体育会系と来てますから、今振り返るととにかくめちゃくちゃなスケジュールでした。寝る暇ないじゃん。みたいな。
ただ、最初なので妥当なスケジュールかの判断ができなかったことと、期待に沿わないと契約を打ち切られてしまうのではという危機感から、PM（プロジェクトマネージャー）以下、全員毎日朝まで頑張っていました。笑
完全にクライアントにいいように使われていました。
もちろん、そんな無理なスケジュールを長く続けられるはずはなく、私のチームに体調不良者が続出しました。
そこで対策として、スケジュール作成の主導権を徐々にこちらに移管する努力を積み重ね、現在は依頼されるすべての依頼について、工数をすべて正直に積み上げたうえでスケジュールを作成し、納期の合意を取っています。
そうすることで現在は現実的に無理のないスケジュールとなっており、日々の残業を私含めて2時間程度には抑えられています。
よって、私のように朝まで働く羽目にならないよう、もし、クライアントがスケジュールを作成してきた場合、まずは個々の依頼をタスクベースに分解して、一つ一つのタスクにかかる工数を積み上げ、本当にそのスケジュールで行けるかどうか、妥当性を検証すべきです。
特に相手がその分野に精通していない場合は、願望でスケジュールを引いてきている確率がかなり高いので、なおさら意識した方がよいです。
2.クライアントに見積の妥当性を理解してもらう
1つ目と関連しますが、特にクライアントがその分野に精通していない場合、こちらが正直に工数を見積もって、スケジュールを出すと「え？こんなにかかるの！？」と必ず言ってきます。必ず。そんなにかかると思うなら自分でやるか他に任せればいいじゃんといつも思います。
多分、これはコンサルに関わらずどのような職種でも一度は必ず経験すると思います。
そのような場合は、依頼内容を分解し、一つ一つのタスクににそれぞれどれくらいかかるかを説明することでその見積の妥当性を理解してもらい、それを繰り返すことでそういうものだと意識に刷り込ませるしかありません。
ただし、この行動は日々やり取りをする担当者レベルだけでなく、その上長に対しても必要です。何故なら担当者が納得したとしても、上が納得しなければスケジュールを前倒しにさせられるリスクがある為です。
向こうの上長に説明する場合は、自分でもいいですが、できれば自分の上長からも伝えてもらった方が、より納得感を得られるかと思います。
これをやらないと、無理なスケジュールを強要させられ、日々帰れない日が続いてしまうので、まだできていない場合は必ず実行しましょう。
3.すぐにホウレンソウをする
何かあったら抱え込まずにすぐにホウレンソウしてください。何事も時間が経つほど状況は悪化します。
私は最初、リーダーという立場から、依頼されたことはすべて自分で解決しなければならないとすべてを抱え込んでしまい、結果的に自分がボトルネックになってしまい、結果的に納期遅延を多発させてしまいました。
何でも自分でやろうとしたが故の結果ですが、クライアントは遅延した結果しか見ないので、当時の私への信頼はかなり低かったと思います。。笑
私がよく陥っていた状況をいくつか挙げます。
クライアントからの依頼・質問にすべて対応
修正するソースが膨大
不具合のデバッグに苦闘
レビューしている成果物に違和感があり、自分で違和感の原因を調べる
トラブル原因の調査
自分でタスクを抱え込めば抱え込むだけ帰るのが遅くなります。抱え込みすぎて結果的に遅延を発生させてしまうのはクライアントの信頼を失い、ひいてはプロジェクト存続の危機にもつながります。
例えば自分で区切った時間で調べても解決しないのであれば、すぐに誰かに聞く、もしくは騒ぐなりして自分の状況を周りに伝えましょう。そうすることで、例え役職的に下の人であっても助けてもらって、とにかく早く仕事を片付けることを優先しましょう。
4.要件定義をヌケモレなく実施する
要件定義はかなり重要です。
スケジュールに追われ、要件定義に手を抜いてしまうと、後々クライアントと認識齟齬が生まれてしまいます。この認識齟齬の発生がタスクの実施前であればまだ何とかなりますが、タスクの実施後となってしまうと、それまでにかけた工数分がすべて無駄になり、また要件定義からやり直しになります。
また、要件定義のヌケモレはこちらの責任となりますので、当然、予定している他のスケジュールは崩さずに進めることが前提となり、他のスケジュールと並行してなるべく早く納品する必要性がある為、負担が増えて、仕事を終えるのも遅くなります。
（ちなみに残念ながら私は今日も要件定義漏れを発生させてしまいました。。）
要件定義をヌケモレなく実施する為には、
その依頼の目的を理解する
要件定義のフォーマットを作成することでヌケモレをなくす仕組みを作る
曖昧な表現はなくす
内部レビュー・クライアントレビューを通す
などの対策が考えられ、実際に実行してはいますが、やはり完全には防げていないので、なかなか難しいですね。日々試行錯誤しています。
ちょっと長くなってきたので今回は以上とさせてもらいます！
私と同じような現場のリーダー層で残業が多くて何とか減らしたい方に少しでも役に立てば幸いです！
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