残念な会議をなくす。

一般的なビジネスパーソンは、新入社員から定年退職するまで、約3万時間も会議をすると言われています。一日の活動時間が10時間だとすると約8年間も職業人生の中で会議をしてる計算です。
必要な話し合いだけを、最低限の時間で終わらせるというのが誰しもが望むところではないでしょうか。
しかしながら、いわゆる「残念な会議」というものはどの組織にも存在すると思います。
今回はそのような残念な会議を撲滅させるにはどうしたらいいか？という5つのポイントを紹介したいと思います。

１）そもそも集まるべきではない。
そもそも面と向かって会議が必要なのは、「複雑な議論」と「合意」が必要な場合だけです。
メールとかの文面だけじゃなかなか伝わりづらいニュアンスを、口頭で相手の表情をくみ取りながら話し合うことが必要な場合とかですね。
複雑な議論と合意が求められる会議は2割程度、残り8割の会議は情報共有の会議だったりする場合が多いそうです。

２）資料を読み上げない。
資料をただ読み上げるのは時間のムダです。それどころか、参加者の大事な命の時間を削る集団自殺行為です。
事前にメールで資料を送っておいて、すぐに議論から始めるのがいいですね。会議当日まで資料を読む時間がないという場合は、会議で集まったらまずは資料を読み込む時間を作るのも作戦です。
資料は誰かが読み上げるより、自分で読んだほうが早いし内容も把握しやすいと思います。

３）どうなったら終わりか決めておく。
終了条件が曖昧ということです。要はどういう状態になったら議論終了と言えるのかが決まってない会議は長引きます。
サッカーでいえば、どっちのゴールに攻めればいいかも知らされないままに試合が開始され、みんな好きな方向にドリブルしたり、ボールを蹴らず呆然としている人がいたり、かなり残念な状況になります。例えば、「得意先Ａ様からのクレームの原因を特定し、それへの対策が決まったらこの会議は終わり」みたいな感じですね。
会議の終了条件（ゴール）を共有しておけば、みんながそのゴールを目指して発言や質問が飛び交う質の高い会議になります。

４）時間割を決める。
会議の時間が1時間なら、原因の特定に20分、対策の決定に30分、残りの10分でまとめましょう、みたいな感じですね。
最初の議論で予定をオーバーしていれば、その時点で「早く進めなきゃ」という意識が皆に芽生えます。時間割を設定しないと、時間オーバーに気づくのが遅くなり、会議全体の時間が大幅に長くなってしまいます。

５）決まったことを確認する。
会議の終盤では、「まとめの時間」を取ることが大切です。
その時間で、会議で決まったことをおさらいし、その後のスケジュールや役割分担を確認します。
これをつい忘れてしまうと、結局誰も動いておらず、「あれ？それ僕がやるんでしたっけ？」みたいな事態に陥ります。
基本的なことですが、まとめの時間を最初から取ることで、これを忘れる可能性が低くなりますね。

最近では昔のような長い会議が横行する組織も少なくなってきたように思いますが、オンライン会議が増えていたことにより、「オンラインですぐ集まれるから回数増やせるよね。」みたいなことも起こる可能性があります。
ビジネスパーソンが約3万時間も費やすと言われる会議をできるだけコンパクトで有意義なものにしていけるといいですよね。