フォルダを整理する為の4つのルール
仕事をする上で、情報の共有は非常に大切です。
現在は、IT環境が整備され、サーバー等に情報を保管して共有することがあたりまえとなっています。DropBoxやGoogleDrive、OneDrive等のオンラインストレージサービスが、容量制限はありますが、無償で利用することができます。クラウドなので、ログインさえすれば、誰でもサーバーにフォルダを作ったり、ファイルや写真等をUPする事ができます。自由にフォルダやファイルを作る事ができる為、同じ名前のファイルが別のフォルダに存在することがよくあります。2016年、オンラインストレージサービスとしてDropBoxを利用することとなり、私が所有者として無料の2GBの容量範囲で運用することとなり、「フォルダを整理する為の4つのルール」を取り決めました。未だに、この4つのルールに基づいてDropBoxの運用は続いております。それでは、私が行ってきたフォルダの整理術をご紹介します。
(1).フォルダの第1階層は、フォルダ名を予め、以下の如く決めてしまう。
但し、青色のフォルダのみ、第2階層も予め作成しておきます
留意:
これまでIT関連企業、卸売り業、福祉関連企業で、このフォルダ構成を使ってきましたが、9つのフォルダで分類を行うことができました。
01.0企画・提案・改善
このフォルダには、プロジェクトの企画書や提案書などの情報を格納します。
02.0情報リテラシー
このフォルダには、システムやソフトのインストール手順書や操作マニュアル等を保管します。
03.0インフラストラクチャー
このフォルダには、全社で使用する文書のフォームなどの原紙や、メールアドレス一覧表などを格納します。尚、第2階層の青色のフォルダは予め、作成しておきます。
04.0組織運営
このフォルダには、全社の組織運営に関する情報を格納します。尚、第2階層の青色のフォルダは予め、作成しておきます。
06.0教育訓練
このフォルダには、教育訓練に関する情報を格納します。
07.0総務
このフォルダには、総務に関する情報を格納します。
赤色のフォルダ(07.0総務～09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。
08.0人事
このフォルダには、人事に関する情報を格納します。
赤色のフォルダ(07.0総務～09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。
09.0経理
このフォルダには、経理に関する情報を格納します。
赤色のフォルダ(07.0総務～09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。
(2).第1階層のフォルダの追加・削除は、承認制として特定の者のみ扱えることとする。
第1階層のフォルダは、特定の者でしか扱えないものとし、追加が必要な場合は、承認の上、特定の者がフォルダを追加する。
(3).第1階層の内、赤色のフォルダは、一般には公開せず、特定の者の制限をかける。
赤色のフォルダは、総務、人事、経理の者のみ扱えるものとする。
(4).第1階層以外は、自由にフォルダを設定できるものとする。
但し、出来る限り、必要と思われるフォルダは予め作成しておき、独自でフォルダを作成するのではなく、作成しているフォルダを使ってもらう様にします。
(何故?新たなフォルダが必要なのかの理由を確認して、判断します。)
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