Slack等のコミュニケーションツールとメール連絡の使い分けの基準

昨今SlackやChatworksなどいろいろなコミュニケーションツールが市場に出てきてるがそれらのコミュニケーションツールとメールでの連絡をどのように使い分けるべきか疑問に思ったので基準となるものを以下に列挙。

コミュニケーションツールの利点

1. リアルタイムのコミュニケーション:

   • 即時にメッセージを送受信できるため、迅速な対応が可能。

   • チャット形式でのやり取りがスムーズで、会話の流れを保ちやすい。

2. チームコラボレーションの強化:

   • チャンネルを利用してプロジェクトやトピックごとに会話を整理できる。

   • ファイル共有や他のツールとの連携が容易で、情報の一元管理が可能。

3. 通知設定の柔軟性:

   • 必要な通知のみを受け取るように設定できるため、重要な情報を見逃しにくい。

4. 心理的負担の軽減:

   • 発言の取り消しや修正が可能で、気軽にコミュニケーションを取れる。

メールの利点

1. 正式な文書としての役割:

   • 公式な連絡やフォーマルなコミュニケーションに適している。

   • 重要な情報や契約内容などの記録を残すのに最適。

2. 添付ファイルの送信:

   • 大容量のファイルや複数のファイルを一度に送信できる。

3. 広範な受信者への一斉送信:

   • 多数の受信者に一斉に情報を送信する際に便利。

使い分けの基準

使い分けの基準は、コミュニケーションの性質や目的、緊急度、記録の必要性などによる。以下に列挙。

1. 緊急性:

   • 緊急の対応が必要な場合や即時のフィードバックが求められる場合はSlackを使用。

   • 迅速な対応が不要で、正式な記録が必要な場合はメールを使用。

2. コミュニケーションの目的:

   • プロジェクトの進行やチーム内の連絡など、頻繁なやり取りが必要な場合はコミュニケーションツールを使用。

   • 公式な通知やフォーマルな連絡が必要な場合はメールを使用。

3. 情報の性質:

   • 短期的な情報共有や軽い質問・回答はコミュニケーションツールを使用。

   • 長期的に保存する必要がある情報や詳細な説明が必要な場合はメールを使用。

4. 受信者の特性:

   • チームメンバーやプロジェクト関係者とのやり取りはコミュニケーションツールを使用。

   • 社外のパートナーや顧客とのやり取りはメールを使用することが多い